Временное хранение дел, нарядов и производств

С момента заведения и до передачи в отдел хранения дела, наряды и производства хранятся в подразделениях Суда по месту их формирования.

Руководители подразделений Суда и работники, ответственные за ведение делопроизводства, несут ответственность за сохранность документов дел, нарядов и производств, [8].

Дела, наряды и производства должны находиться в служебных помещениях и располагаться в вертикальном положении корешками наружу в запирающихся шкафах или на стеллажах в специально отведенных для этой цели помещениях, в которых обеспечивается их полная сохранность, в т. ч. от воздействия пыли и солнечного света. На корешках обложек дел, нарядов и производств указываются индексы по Сводной номенклатуре.

Для обеспечения поиска документов они размещаются в соответствии со Сводной номенклатурой.

Выписка из Сводной номенклатуры помещается на внутренней стороне шкафа.

Подготовленные и оформленные в установленном порядке дела, наряды и производства постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения по истечении трех лет после завершения их в делопроизводстве подразделений Суда передаются в отдел хранения.

Изъятие документов из дел, нарядов и производств постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Руководства Суда.

Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов — это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Экспертиза ценности документов в Суде проводится:

• — в делопроизводстве — при составлении номенклатур дел, нарядов и производств, в процессе их формирования и при подготовке к передаче в архив;
• — в отделе хранения — в процессе подготовки к передаче дел, нарядов и производств на постоянное хранение.

Для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов создается постоянно действующая Экспертная комиссия Суда (далее — ЭК Суда). Она назначается приказом Председателя Суда или его первого заместителя из числа компетентных лиц Суда, [2].

Функции и права ЭК Суда, организация ее деятельности определяются соответствующим положением, утвержденным приказом по Суду и согласованным с Государственным архивом Российской Федерации.

Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в подразделениях Суда с привлечением соответствующих специалистов. Окончательное решение принимает ЭК Суда, а в необходимых случаях — Федеральное архивное агентство России, ЭПК Государственного архива Российской Федерации.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляются:

• — отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в отдел хранения и Государственный архив Российской Федерации;
• — отбор документов временного (до 10 лет включительно) хранения, сроки хранения которых не истекли, и документы с пометкой «До минования надобности», подлежащие дальнейшему хранению в подразделениях Суда;
• — выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, срок хранения которых истек.

Не допускается отбор дел, нарядов и производств к уничтожению только по заголовкам, без просмотра их содержания.

При отборе документов с истекшими сроками хранения учитываются такие отметки в Сводной номенклатуре, как «до минования надобности», «при условии проведения (завершения) ревизии», «ЭПК» и т. п.

Сроки хранения дел, нарядов и производств, заведенных в Суде, исчисляются исходя из сроков, указанных в Сводной номенклатуре.

Если в наряд, производство подшиты документы с различными сроками хранения, то срок хранения такого наряда, производства устанавливается по документам, имеющим наибольший срок хранения.

Наряд, производство могут быть отобраны к уничтожению полностью только при условии, если сроки хранения всех подшитых в них документов истекли.

Если дело, наряд и производство содержат документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, то они подлежат переформированию.

Выделенные документы постоянного, а также временного (свыше 10 лет) хранения помещаются в однородные наряды, производства и оформляются в самостоятельные наряды, производства.

Документы с истекшими сроками хранения не подлежат уничтожению:

• — при наличии резолюции (отдельного листа с резолюцией), пометок на документах, имеющих историческую, научную или практическую ценность;
• — при использовании в научных целях (в исторических исследованиях), о чем имеется отметка в листе использования.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел, нарядов и производств постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (ПРИЛОЖЕНИЕ Н).

В актах о выделении к уничтожению документов (далее — акт) указывается количество уничтоженных документов.

При составлении акта должны соблюдаться следующие правила:

• — документы располагаются по годам их рассмотрения в соответствии с индексами Сводной номенклатуры;
• — однородные документы вносятся в акт под общим заголовком с указанием их количества;
• — при включении в акты дел, нарядов, производств, из которых изъяты документы, указываются наименования и номера документов, причины изъятия и место их нахождения.

Если уничтожению подлежат не все документы, включенные в наряд, производство, то акт составляется с перечислением наименований уничтожаемых документов.

Документы включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, документы с 3-летним сроком хранения, по которым делопроизводство было закончено в 2007 году, могут быть включены в акт не ранее 1 января 2011 г.

Кроме истечения сроков хранения, предусмотренных Сводной номенклатурой, основанием к уничтожению могут быть решения ЭК Суда, поясняющие дополнительные мотивы отбора документов на уничтожение: наличие дублетных экземпляров, черновиков, документов с повторяющейся информацией (при этом уточняется характер повторения: вид, форма, полнота повторения и т. п.).

Отбор документов к уничтожению за соответствующий период и составление актов о выделении к уничтожению документов подразделениями Суда производятся после составления отделом хранения годовых разделов сводных описей документов постоянного хранения за этот же период.

Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК Суда.

Согласованные ЭК Суда акты утверждаются первым заместителем Председателя Суда только после утверждения ЭПК Государственного архива Российской Федерации описей дел, нарядов, производств постоянного хранения.

После внесения изменений во все учетные документы отдела хранения акты передаются для постоянного хранения в наряде «Дело фонда» .

Уничтожение документов производится путем механической переработки. Использовать документы для черновиков или хозяйственных нужд запрещается. В актах указывается количество уничтоженных документов.