Рекомендации по совершенствованию организации труда на предприятии. 
Роль мотивации в управленческом процессе

1. Раскрыть факторы, влияющие на эффективность управленческого труда. Выявить недостатки в организации труда и сформулировать предложения по совершенствованию организации труда. Вопросы и решение задачи раскрыть на примере конкретного предприятия (учреждения, организации)

Успех компании во многом зависит от того насколько эффективно ей управляют. Для понимания причин успешного или безуспешного управления компанией необходимо знать, какие факторы оказывают влияние на эффективность управленческого труда.

Факторы, влияющие на эффективность управления труда, классифицируются по разным признакам.

По содержанию факторы можно подразделить на:

• · организационные — рациональная структура аппарата управления, четкое функциональное разделение труда и правильный подбор и расстановка кадров, рациональный документооборот, трудовая дисциплина;
• · экономические — система материального поощрения и материальной ответственности;
• · технические — технический уровень, механовооруженность труда, степень использования техники, техническая культура менеджеров;
• · физиологические — санитарно-гигиенические условия труда;
• · социально-психологические — межличностные отношения, авторитет руководителей, система моральных мотиваций.

По форме воздействия различаются факторы прямого и косвенного воздействия. Факторы прямого воздействия непосредственно влияют на эффективность управленческого труда. К таким факторам обычно относят организацию личной работы менеджеров, их квалификацию, правильность подбора и расстановки кадров в аппарате управления и т. п. Факторы косвенного воздействия оказывают опосредованное влияние на работу организации. К ним относят психологический климат коллектива, стиль управления, динамику формальных и неформальных групп и др.

По продолжительности воздействия выделяют факторы кратковременного и длительного воздействия. Кратковременное воздействие могут иметь, например, нарушения трудовой дисциплины. Большинство факторов имеют длительное воздействие: к ним относятся стиль управления, психологический климат и т. п.

По степени формализации факторы, влияющие на эффективность управления, могут быть подразделены на факторы количественно измеримые и неизмеримые. Количественно измерить можно, например, уровень механизации управленческого труда, интенсивность информационных потоков и т. п. В то же время такие факторы, как удовлетворенность трудовой деятельностью, психологический климат и др. не поддаются количественному измерению и не могут быть формализованы. На эффективность работы предприятия (организации) оказывают влияние, помимо управления, и другие факторы: качество сырья, уровень подготовки кадров, соответствие орудий труда требованиям научно-технического прогресса и т. п. управленческий труд мотивация.

На примере ООО «ТК «Прессэкспо» остановимся на ряде факторов отрицательно влияющих на эффективность управленческого труда в данной организации.

Одним из наиболее распространенных и достаточно очевидных источников проблем в коллективе фирмы, приводящих к соответствующим проблемам в управлении персоналом, является конкуренция за ограниченные ресурсы, к которым можно отнести бюджетные фонды, рабочее пространство (помещения), технические службы обеспечения и др.

При этом очевидным является тот факт, что вероятность возникновения негативной ситуации и интенсивность ее протекания тем больше, чем более ограничены и важны связанные с определенными потребностями соперничающих сторон ресурсы.

В качестве примера подобной ситуации, возникающей из-за ограниченных ресурсов, можно привести ситуацию, когда в организации проявляется недостаток средств технического обеспечения, и каждый сотрудник пытается для выполнения своих должностных задач получить контроль над данными техническими средствами, или хотя бы осуществлять пользование ими наибольшее время.

Например, на двух сотрудников, в обязанности которых входит активное ведение переговоров с клиентами по телефону, установлен один телефон. В данном случае у сотрудников не будет возможности оперативно решать вопросы с клиентами. Будет возникать эмоциональное напряжение, когда телефон будет занят одним из сотрудников, а другому будет необходимо срочно связаться со своим клиентом. Выход из подобной ситуации очень прост, компании необходимо обеспечить обоих сотрудников необходимыми для выполнения их должностных обязанностей техническими средствами.

В случае, если данный дефицит является действительным (то есть, выполнение своих задач всеми сотрудниками на данной технологической базе действительно объективно невозможно) данная ситуация может резко сократить эффективность работы персонала и ухудшить отношения в коллективе (а именно такому эффекту призвано противостоять эффективное управление персоналом).

Следующей достаточно обширной группой факторов, способных служить причинами снижения эффективности управленческого труда, является взаимозависимость задач.

Факторы, составляющие данную группу, наиболее ярко проявляются в тех случаях, когда успешное выполнение поставленной задачи двумя индивидами или двумя группами каким-либо образом взаимосвязано. Вероятность возникновения проблем взаимоотношений в этом случае достаточно велика в ситуации, когда стороны преследуют различные цели и (или) имеют разные приоритеты и тем выше, чем сильнее различаются поставленные сторонами цели.

Как правило, проблемы, основной причиной которых является данная группа факторов, возникают между взаимозависимыми отделами с очень узкой специализацией. В качестве примера возникновения подобной проблемы можно привести конфликт между различными подразделениями, составляющими единый рабочий цикл, но, вследствие неудачного построения системы целей и приоритетов, считающими свои цели различными (точнее, защищающими свои узкие групповые интересы, в ущерб общим).

Рассмотрим следующую ситуацию: специалисту по работе с клиентами необходимо в течение часа представить своему непосредственному руководителю отчет по одному из своих клиентов для решения вопроса о возможности отгрузки товара этому клиенту в кредит. Для этого специалисту необходимо получить информации от сотрудника бухгалтерии об оплатах, произведенных данным клиентов за текущий квартал. Бухгалтер в настоящий момент занят другим делом, и не считает запрос, поступивший от специалиста по работе с клиентами приоритетным, несмотря на тот факт, что от своего руководителя он получил задание подготовить информацию по интересующему нас клиенту. Но при постановке задачи не были установлены сроки и уровень приоритета данной задачи по отношению к другим.

В этом случае, проблема в коллективе персонала, резко снижающая эффективность управления, в большинстве случаев является следствием предпочтения узких тактических интересов интересам долговременным, стратегическим (или просто результатом не осознания собственных стратегических интересов).

Достаточно широко распространенной группой факторов является несовершенство должностных (функциональных) инструкций. Факторы данной группы могут являться причиной управленческих проблем в ситуации, когда отсутствует четкое определение прав и обязанностей, то есть в ситуациях с совпадающей (пересекающейся) ответственностью или отсутствием конкретной ответственности за определенные функции.

Интересно, что при этом, причинами возникновения проблем может служить как попытка отказа от функций в работах, которые кажутся одной из сторон бесперспективными, так и обратная ситуация, когда одна сторона пытается подчеркнуть свои функции в общей работе, ставить себе в заслугу достижение успеха или уклоняться от ответственности за провал в совместной деятельности.

В компании произошло сокращение кадров. В числе сокращенных должностей оказались сотрудники отдела АХО. Возник вопрос: кто будет заниматься заказом канцелярских принадлежностей для офиса. Было решено переложить эту обязанность на секретаря офиса. Но данная обязанность не была отражена в должностной инструкции сотрудника, и когда на место секретаря пришел новый сотрудник, он отказался заниматься заказом канцелярских принадлежностей для офиса на постоянной основе, так как данная функция не была прописана в его должностной инструкции.

К проблемам может привести также несоответствие между характером работы и статусной иерархией. Такие проблемы могут происходить как между группами внутри организации, так и между отдельными индивидами, причем в последнем случае причинами служат, как правило, нарушение принципа справедливости в системе вознаграждений и назначении на должности, условия труда, статусные символы.

Еще одной группой причин возникновения управленческих проблем являются, как представляется, причины, связанные с плохой коммуникацией.

Так, в частности, неполная коммуникация между индивидами или группами в составе организации может, с одной стороны, стать серьезным препятствием во взаимоотношениях сторон, цели и взгляды которых, по сути, не различаются, а с другой — стать существенным препятствием для прохождения неискаженной управляющей информации.

С другой стороны, возможно возникновение обратных ситуаций, в которых управленческая проблема провоцируется излишком информации, наличествующей у сторон, излишней «прозрачностью» коммуникативных связей.

Так, в частности, информация об одной из сторон, не являющаяся в действительности необходимой для обеспечения взаимодействия сторон, может быть функционально вредной, обнаруживая неравенство или ценностные различия между сторонами, и вызывая, таким образом, возможность возникновения враждебного отношения в коллективе, снижающего работоспособность персонала и требующего компенсаторного управленческого влияния.

В качестве примера подобной ситуации можно привести предоставление информации о личной жизни и других подобных характеристиках индивидуумов, а, в некоторых случаях, и предоставление информации об отдельных аспектах внутриорганизационной жизни.

Рассмотрим пример управленческой проблемы, связанной с фактором неэффективности коммуникативной системы. Так, например, в компании было принято решение создать свой сайт. Который будет функционировать в качестве интернет — магазина. Созвали совещание по данному вопросу. Позвали всех заинтересованных лиц за исключением главного бухгалтера. Приняли решение о возможности производить расчета с покупателями при помощи кредитных карт, а также наличными в кассе офиса. Проект был запущен, и когда первый клиент приехал в офис компании для оплаты своей покупки наличными через кассу, выяснилось, что для реализации данного способа оплаты необходимо было приобрести и зарегистрировать кассовый аппарат. В итоге из-за того, что бухгалтер не был включен в процесс обсуждения нового проекта, компания оказалась в неловком положении перед клиентом.

Рассмотрев факторы, влияющие на эффективность управленческого труда, мы выявили недостатки в организации труда в ООО «ТК «Прессэкспо». Для совершенствования организации труда предлагаю уделить особое внимание должностным инструкциям сотрудников компании и положениям о подразделении. Во первых эти документы необходимо обновлять в случае реструктуризации компании, сокращении численности работников. Во вторых сотрудники должны четко представлять цели компании, цели своего департамента, и понимать за какой участок работы несет ответственность именно этот сотрудник и у кого в подчинении он находится. При постановке задач руководитель должен расставлять приоритеты и сроки выполнения поставленных задач. При реализации и обсуждении нового проекта, необходимо убедиться, что все заинтересованные сотрудники знают о планах по реализации данного проекта, собрана вся необходимая информация и проведены подготовительные работы.

В данной работе были рассмотрены факторы, влияющие на эффективность управленческого труда, выявлены недостатки по организации труда в ООО «ТК «Прессэкспо» и сформулированы рекомендации по совершенствованию организации труда. Необходимо понимать, что для разных организаций наиболее важным может быть влияние тех или иных факторов. Поэтому руководителю организации или подразделения необходимо выявлять недостатки в организации его фирмы или подразделения и устранять их для повышения эффективности труда своих подчиненных.

2. Раскрыть сущность и роль мотивации в управленческом процессе, привести основные мотивационные теории Мотивация — это процесс побуждения себя и других членов коллектива к активной деятельности для достижения собственных целей и целей всей организации. В основе мотивации лежат потребности, достижения собственных целей, которые побуждают человека к действию.

Мотивация играет огромную роль в управленческом процессе. Так как в случае отсутствия поощрения сотрудники не заинтересованы выполнять свою работу лучше, быстрее, проявлять инициативу.

Для более полного понимания мотивационного процесса необходимо рассмотреть различные теории мотивации.

Различают содержательные и процессуальные теории мотиваций.

Содержательные теории мотивации в первую очередь стараются определить потребности, побуждающие людей к действию, особенно при определении объема и содержания работ. К ним относят такие весьма известные теории, как :

• · теория потребностей Маслоу;
• · теория существования, связи и роста Альдерфера;
• · теория приобретенных потребностей Мак Клелланда;
• · теория двух факторов Герцберга.

В процессуальных теориях мотивации анализируется, как человек выбирает конкретный вид поведения и как он распределяет свои усилия для достижения различных целей. Согласно этим теориям поведение личности является функцией ее восприятия и ожиданий, связанных с данной ситуацией, а также возможных последствий выбранного типа поведения.

Имеются три основные процессуальные теории мотивации: теория ожиданий В. Врума, теория справедливости Адамса и теория Портера-Лоулера.

Более подробно рассмотрим теорию иерархии потребностей Маслоу (1970 г.). Данная теория основывается на 9 предпосылках:

• 1. люди постоянно ощущают какие-либо потребности,
• 2. люди испытывают определённый набор сильно выраженных потребностей, которые могут быть объединены в отдельные группы,
• 3. группы потребностей находятся в иерархическом расположении по отношению друг к другу,
• 4. потребности побуждают человека к действиям, если они не устранены, удовлетворённые потребности более не мотивируют людей,
• 5. если одна потребность удовлетворена, то на её место выходит другая, неудовлетворённая потребность,
• 6. обычно человек ощущает одновременно несколько потребностей, находящихся между собой в комплексном взаимодействии,
• 7. потребности, находящиеся ближе к основанию пирамиды, требуют первостепенного удовлетворения,
• 8. потребности более высокого уровня начинают активно действовать на человека после того, как в общем удовлетворены потребности более низкого уровня,
• 9. потребности более высокого уровня могут быть удовлетворены большим числом способов, чем потребности нижнего уровня.

Физиологические потребности. Люди, в поведении которых они доминируют, мало интересуются содержанием работы. Они концентрируют своё внимание на оплате, условиях труда, удобстве на рабочем месте, возможности избегать усталости. Данных работников легко мотивировать с помощью размера оплаты труда.

Потребности безопасности связаны со стремлением человека находиться в стабильном и безопасном состоянии, быть социально защищённым, иметь гарантированную перспективу. Эти работники любят порядок, чёткие правила, ясные цели, детальную регламентацию, социальные гарантии. Ради этого они готовы даже потерять в заработной плате. Такие работники склонны избегать риска, противиться изменениям и преобразованиям.

Работники с доминирующей потребностью принадлежности и причастности имеют выраженное чувство коллективизма. При руководстве такими людьми целесообразно применять коллективные формы труда.

Потребности признания и самоутверждения отражают желание людей быть компетентными, сильными, уверенными в себе, а также желание, чтобы окружающие признавали их таковыми и уважали их за это. Большое значение для мотивации таких работников имеет фактор морального поощрения. В качестве мотивирующих элементов может рассматриваться введение внутрифирменных наград и знаков отличия.

Потребность самовыражения заключается в стремлении человека к наиболее полному использованию своих знаний, способностей, умений и навыков. Это потребность человека в творчестве. При управлении такими людьми следует давать им оригинальные задания, позволяющие максимально использовать свой творческий потенциал и предоставлять максимальную свободу в выборе средств их решения. В этом случае эффективно использовать делегирование (интересная работа — самостоятельная ценность).

Теорию Маслоу можно подвергнуть определенной критике, так как, например, потребности по-разному проявляются в зависимости от многих ситуационных факторов (содержание работы, положение в организации, возраст, семейное положение). Также необязательно наблюдается жёсткое следование одной группы потребностей за другой, как это представлено в пирамиде Маслоу. Удовлетворение потребности необязательно приводит к ослаблению воздействия на мотивацию.

Далее рассмотрим теорию Альдерфера (1972г.). В соответствии с данной теорией потребности человека могут быть объединены в 3 группы: потребности существования, потребности связи, потребности роста. Как и Маслоу, Альдерфер считал потребности иерархически расположенными.

Потребности существования включают физиологические потребности и потребности безопасности из пирамиды Маслоу. Потребности связи отражают социальную природу человека, его стремление быть членом семьи, иметь друзей, коллег, начальников и подчинённых. К этой группе относятся потребности принадлежности и причастности, а также часть потребностей признания и самоутверждения.

Потребности роста аналогичны потребностям самовыражения пирамиды Маслоу, а также включают часть потребностей признания и самоутверждения, которые связаны с самосовершенствованием рабочего.

Основные различия между теориями заключаются в том, что согласно теории Маслоу движение происходит только снизу вверх. Альдерфер же считал, что движение идёт в обе стороны (вверх, если удовлетворена потребность нижнего уровня, вниз, если неудовлетворена потребность более высокого уровня).

Процесс движения вверх по уровням потребностей Альдерфер назвал процессом удовлетворения, а вниз — процессом фрустрации, т. е. поражение стремления удовлетворить потребности. В соответствии с теорией Альдерфера иерархия потребностей отражает восхождение от более конкретных потребностей к менее конкретным.

Практическая значимость данной теории заключается в том, что она открывает для менеджеров перспективы поиска эффективных форм мотивирования, соотносящихся с более низким уровнем потребностей, если нет возможности удовлетворить потребности более высокого уровня.

Согласно теории приобретённых потребностей МакКлелланда

на поведение человека в организации оказывают влияние 3 потребности:

• 1. потребность достижения;
• 2. потребность соучастия;
• 3. потребность властвования.

Потребность достижения проявляется в стремлении человека достигать поставленной цели более эффективно, чем он это делал ранее. Людям с выраженной потребностью достижения нравится принимать решения и отвечать за их осуществление. Они готовы браться за работу несущую элементы вызова, что позволяет им самостоятельно ставить цели и задачи, исходя из своих возможностей.

Менеджеру следует обращать внимание на недостатки людей с выраженной потребностью достижения:

• · Не любят риска, берутся за осуществимые цели;
• · Неполное выполнение цели с отклонением от ожидаемых результатов воспринимают как личное поражение;
• · Предпочитают кратковременные задания с конкретным осязаемым результатом.

Потребность соучастия проявляется в виде стремления к дружеским отношениям с окружающими. Люди с выраженной потребностью соучастия стараются установить и поддерживать хорошие отношения с коллегами, считаются с мнением окружающих, стремятся получить одобрение и поддержку с их стороны.

Люди с выраженной потребностью соучастия предпочитают занимать такие должности и выполнять такую работу, которая позволит им находиться в активном взаимодействии с людьми, регулярно получать информацию о реакции окружающих на их действия.

Так например, из человека с выраженной потребностью соучастия получится хороший специалист по кадрам или секретарь. Управляющий должен понимать, что если подобный человек будет, например, работать в архиве, то в скором времени он либо примет решение о смене работы, либо не будет качественно выполнять свою работу, так как она ему не интересна. Возможно, денежная мотивация сможет разрешить ситуацию на короткое время, но в долгосрочном периоде подобная мера ничего не решит.

Потребность властвования состоит в стремлении контролировать поведение и действия других людей, контролировать ресурсы и процессы, протекающие в организации, брать на себя ответственность за действия и поступки других людей.

Согласно данной теории люди с доминирующей потребностью властвования делятся на 2 группы:

1. Люди, которые стремятся к власти ради властвования над другими. Они концентрируют первостепенное внимание на своей руководящей позиции, на своих возможностях властвования, на своей силе в организации.

В данном случае власть — это цель. Это неплохо если человек обладает правильной самооценкой и способностью к администрированию.

2. Люди, которые стремятся к власти, ради того чтобы добиться решения групповых задач. В данном случае власть — это средство достижения цели. Такие люди удовлетворяют свою потребность властвования тем, что определяют цели, ставят задачи, участвуют в процессе достижения цели.

Менеджер должен стимулировать таких людей, делегировать им полномочия для реализации цели.

Преимущество при продвижении по службе следует отдавать людям 2 группы.

Потребности достижения, соучастия, властвования не исключают друг друга и не расположены иерархически. Проявление влияния этих потребностей на конкретного индивида во многом зависит от их взаимодействия. К негативному влиянию на результат может привести сочетание сильной потребности достижения и сильной потребности властвования (противоречие между интересами менеджера и организации). Комбинация сильной потребности соучастия и сильной потребности властвования в целом носит позитивный характер, однако существует опасность, что менеджер подпадёт под влияние коллектива, будет проявлять нерешительность и непоследовательность в принятии непопулярных мер, необходимых для выживания организации.

Далее остановимся на теории двух факторов Ф. Герцберга.

В процессе практических исследований и наблюдений Герцберг пришёл к выводу, что процессы нарастания неудовлетворённости и обретение удовлетворённости с точки зрения факторов их обуславливающих, являются 2 различными процессами, т. е. факторы, вызывающие повышение неудовлетворённости, при их устранении необязательно приводят к обретению удовлетворённости и наоборот.