Регламентация ведения документации в дореволюционной России и в советский период

Важнейшими источниками для изучения курса «Документоведение» являются, прежде всего, законодательные акты, которые принимались и вводились в действие в России, начиная с XVІXVІІ вв. вплоть до начала XXІ столетия. Кроме законодательных актов к ценнейшим источникам изучения становления и развития документоведческого знания в нашей стране, следует считать другие нормативные документы, такие как регламенты, госты, инструкции, положения и т. д.

В дореволюционной России последовательно действовал ряд правовых актов, закреплявших правила приказного и коллежского делопроизводства. И поэтому наиболее значимым документным источником от XVІІІ столетия является принятый в результате реформ Петра І «Генеральный регламент» (1720г.). Этот документ на длительный период определил единообразие организационного устройства порядков деятельности и делопроизводства. На протяжении всего XVІІІ в. Генеральный регламент от 28 февраля 1720 г. // ПСЗ Российской Империи. — Т. VI. — № 3534 Этим законом руководствовались все правительственные учреждения России. «Генеральный регламент» впервые в истории России поставил делопроизводство на твердую почву закона и определил его основополагающие принципы почти на два столетия.

Генеральный регламент ввел систему делопроизводства, он окончательно ограждает присутствие как орган, принимающий решения, от делопроизводственной деятельности, которая становится обязанностью канцелярии. Глава канцелярии — секретарь — составлял самые важные бумаги и нес ответственность за организацию делопроизводства коллегии, подготовку дел к слушанию, докладывание дел на заседании коллегии, ведение справочной работы по делам, оформление решений и контроль за их исполнением, хранение печати коллегии. Коллежская система делопроизводства предусматривала регистрацию документов не только в течение всего процесса производства дела, но и после — в архиве.

В целом Регламентом определялась целостная система реализации делопроизводственных операций.

Реформа Петра I затронула только центральный уровень государственного управления, почти не отразившись на местных учреждениях. Завершила эту реформу Екатерина II, издавшая 7 ноября 1775 г. «Учреждения для управления губерний». Губернская реформа Екатерины II установила единообразие устройства губерний, разграничив административные, судебные и финансовые учреждения. Особое значение для организации делопроизводства имела «иерархия властей и мест», установленная «Учреждением для управления губерний» и определившая порядок взаимосвязей высших, центральных и местных учреждений. В соответствии с этим порядком Сенат и коллегии выпускали указы, которые губернатор должен был исполнять, а он, в свою очередь, представлял верховной власти рапорты и доношения.

Таким образом, XVIII в. в области делопроизводства характеризовался усилением законодательной регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формированием и закреплением общих административных начал деятельности учреждений, и прежде всего бюрократического начала.

Оставило определенный след в истории российского делопроизводства «Учреждение для управления губерний» 1755 г. Екатерины ІІ.

Начало XIX в. было ознаменовано новой реформой государственного управления и делопроизводства, которая главным образом затронула верхний уровень управления — высшие и центральные учреждения, и вместе с реформами, проведенными Екатериной II в последней четверти XVIII в., завершила формирование новой системы центральных и местных учреждений.

На фоне обширной делопроизводственной литературы этого периода особое значение имеет работа Н. В. Варадинова «Делопроизводство, или Теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству, к составлению всех правительственных и частных деловых бумаг и к ведению самих дел (СПб., 1857) и се переиздания в 1873 и 1887 г. с несколько измененным названием.

Делопроизводство Н. В. Варадинов разделял на теоретическое и практическое. Кудряев В. А. Организация работы с документами.-20 c. В теоретическом значении — это «наука, излагающая правила составления деловых бумаг, актов и самих дел», практическое делопроизводство — это «общий порядок производства дел в присутственных местах поданным законами формам и по установившимся образам деловых бумаг».

Уникальным источником изучения истории развития документоведческой мысли в России является законодательный акт «Общее учреждение министерств» 1811 г. В XІX в. Произошла серьезная реформа государственного аппарата — создание министерств. Их деятельность как раз и регулировалась названным актом.

С точки зрения управления, и особенно документоведа, это очень интересный организационный документ, продолжавший вслед за «Генеральным регламентом» определять порядок работы центрального государственного аппарата.2.

В соответствии с «Общим учреждением министерств» работа с документами начинается с «вступления дел», и далее в акте подробно разбираются все варианты движения их в канцелярии министра, в департаментах, и заканчивается глава ревизией дел.

Закон 1811 г., как и «Генеральный регламент», большое внимание отводил технологии работы с документами, их подготовке к докладу руководству, согласованию, утверждению, подписанию, доведению до исполнителя.

В XVІІІXІX столетиях широкое распространение получило составление сборников образцов документов. Такие сборники выходили под различными наименованиями: «формулярник», «письмовник», «всеобщий письмовник», «письмоводитель», «секретарь-письмоводитель», «всеобщий секретарь», «кабинетный секретарь», «всеобщий стряпчий», «канцелярский самоучитель» и т. д. Подобные письмовники длительное время являлись единственными источниками норм, правил для создания документов. В ранних работах по делопроизводству само умение составлять документы называлось «письмо по образцам», или «умение писать по образцам».

Упрощение делопроизводства проводилось и в отдельных ведомствах, в частности в военном, в котором в 1911 г. «Положением о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве» была введена система упрощенного делопроизводства. Положение упрощало технику переписки, сокращало количество служебных документов: для письменных взаимоотношений чиновников военного ведомства устанавливалось три вида документов — рапорт, предписание, отношение.

Происшедший в 1917 г. социально-политический переворот—сначала Февральская буржуазно-демократическая, а затем Октябрьская социалистическая революции — привел к полному разрушению государственного аппарата и созданию нового, который, хотя и усвоил многие старые традиции, но создавался на принципиально новых началах.