Информационные системы при внедрении автоматизированных систем документационного обеспечение управления

Основные принципы разработки системы информационного обеспечения при внедрении автоматизированных систем

Опыт проектирования отечественных и зарубежных управленческих информационных систем (УИС) показывает, что важным фактором, определяющим их эффективность, является реализация системного подхода к решению задач информационного обеспечения. Системный подход предполагает комплексное рассмотрение и решение экономических, технологических, психологических, инженерных и социальных задач. Он позволяет вплотную подойти к проблеме создания интегральной системы управления, которая сочетает горизонтальную интеграцию (координацию всей информации, необходимой для принятия решения, циркулирующей на определенном иерархическом уровне) с вертикальной. Наиболее полно принцип интеграции реализуется в автоматизированных системах, которые мы и будем рассматривать как объект проектирования в данной главе.

Достаточно обширный опыт эксплуатации автоматизированных систем в управлении позволяет сформулировать основные принципы их создания. Эти принципы можно условно подразделить на 3 группы:

• 1) управленческие;
• 2) технические;
• 3) организационные.

К первой группе относятся принципы системности, комплексности, эффективности создаваемых систем и принцип новых задач.

Принцип системности требует, чтобы проектирование информационной системы базировалось на предварительном системном анализе объекта управления и системы управления в целом. Системный анализ предполагает определение целей системы, построение формализованной модели функционирования объекта.

Принцип комплексности предполагает взаимоувязку всех работ, проводимых в производстве, управлении, в том числе и работ по автоматизации. Эффективность автоматизации достигается только при едином планировании всего комплекса мероприятий, направляемых на интенсификацию производства с использованием единой методической основы. Кроме того, как показала практика, системы, автоматизирующие не только функцию или задачу, а их взаимосвязанный комплекс, являются более эффективными. Принцип комплексности получил реальное воплощение в переходе от создания локальных систем к созданию интегрированных автоматизированных систем.

Одним из важнейших положений разработки любой автоматизированной системы является принцип эффективности автоматизации. Эффективность систем связана в первую очередь с правильным выделением круга автоматизируемых функций, технологий и задач. Нередко встречаются системы, эффективность которых или недостаточна, или отрицательна.

В качестве критерия оценки эффективности для большинства систем используются показатели экономической эффективности. Критериями эффективности также могут выступать: уменьшение времени обслуживания, повышение уровня информированности пользователей и ряд других показателей.

Принцип новых задач предполагает, что разрабатываемая система не только обеспечит решение традиционных задач, но и позволит применять новые технологии, а значит, появятся новые возможности в информационной поддержке управленческих решений. Проведение в рамках автоматизированной системы только локальных учетно-отчетных задач оказывается неэффективным.

Ко второй группе принципов проектирования относятся технические принципы, соблюдение которых совершенно необходимо:

• 1) комплексное использование вычислительной техники и программных средств;
• 2) создание единой информационной базы системы;
• 3) организация непосредственного общения пользователя с системой.

Комплексность в использовании технических и программных средств приобретает все большее значение по мере расширения сферы применения вычислительной техники.

Поскольку создание интегральной информационной системы является весьма сложным и трудоемким процессом, проведение соответствующих работ требует координации деятельности всех специалистов-разработчиков, которая достигается путем назначения ведущего специалиста по информационному обеспечению. Такие должности уже введены на ряде предприятий. Основными функциями специалиста по информационному обеспечению являются:

• 1. организация работ по проектированию, сопровождению и развитию интегральной базы данных; изучение информационных потребностей в рамках организации; обобщение опыта создания эффективных систем информационного обеспечения;
• 2. совершенствование и внедрение классификаторов и кодификаторов;
• 3. организация работ, направленных на создание систем интеграции неоднородных баз данных и совершенствование систем управления распределенными базами данных;
• 4. обеспечение надежного функционирования систем информационного обеспечения.

Главный специалист по информационному обеспечению (ИО) руководит работой службы информационного обеспечения, которая осуществляет в соответствии с планом разработку, внедрение и эксплуатацию управленческой информационной системы. В составе службы целесообразно выделить группы по работе с внутренней и внешней информацией. Координация работы этих групп, так же как и обеспечение взаимодействия службы информационного обеспечения с другими службами организации, является одной из важнейших функций главного специалиста.

Сложилось два подхода к проектированию автоматизированных систем управления (АСУ):

• 1) дедуктивный (от общей задачи к частным задачам управления);
• 2) индуктивный (от конкретных функций к общей задаче управления).

Опыт свидетельствует, что наиболее перспективным представляется объединение этих двух подходов и подчинение их единой цели. Общая схема проектирования информационного обеспечения может быть представлена в следующей последовательности:

Анализ системы принятия решений. Процесс начинается с определения всех типов решений, для принятия которых требуется информация. Должны быть учтены потребности каждого уровня и функциональной сферы.

Анализ информационных запросов, т. е. необходимо определить, какой тип информации требуется для принятия каждого решения.

Агрегирование решений. Если бы для принятия каждого решения требовалась специальная информационная система, УИС (управленческая информационная система) была бы безнадежно сложной. Решения, по которым требуется одна и та же информация, необходимо сгруппировать в одну задачу управления. Другими словами, УИС должна быть скоординирована и интегрирована с организационной структурой.

Проектирование процесса обработки информации. На данном этапе разрабатывается реальная система для сбора, передачи, хранения и модификации информации.

Последний этап — это создание и воплощение системы, цель которой оценивать выдаваемую УИС информацию и распознавать ошибки. Кроме того, необходимо допустить, что проектируемая система будет иметь много недостатков, а следовательно, необходимо создать процедуры для их выявления и корректировки системы. Таким образом, систему необходимо проектировать так, чтобы она была гибкой.

Распространенным и результативным исследовательским приемом в осуществлении работ по проектированию УИС является анализ решений, принимаемых в каждом звене, на каждом уровне, каждым руководителем. Анализ принятых решений позволяет представить весь комплекс задач, возникающих перед субъектом управления, определить задачи, решение которых обязательно для данного уровня или руководителя и обеспечить их информационную поддержку, обосновать эффективные методы их решения. Разработка методов должна быть ориентирована на максимальное использование научных достижений, в том числе математических моделей.

УИС не возникают мгновенно. Для внедрения такой интегральной автоматизированной системы компании требуется 3 — 5 лет. Следовательно, в разработке УИС всегда присутствует элемент долгосрочного планирования. Этот тезис применим и для организации информационного обеспечения в традиционной форме.

Опыт проектирования и разработки АСУ в 1970 — 1980;е гг. нашел отражение в ГОСТах, где представлены основные рекомендации и требования, прошедшие проверку временем.

В соответствии с ГОСТом 20 914−75 можно выделить следующие стадии проектирования АСУ:

• 1. предпроектная стадия;
• 2. стадия проектирования;
• 3. внедрение.

Предпроектная стадия включает в себя предпроектное обследование и разработку технического задания на АСУ. Важнейшими результатами этого этапа выступает описание целей и задач информационной системы; выработка общих требований к ее созданию; разработка программы проведения обследования, в рамках которого изучаются и уточняются: информационная модель управления; структура и функции организации, перечень задач, подлежащих автоматизации; ориентировочный состав технических средств; технико-экономические характеристики системы информационного обеспечения.

Этап проектирования связан с разработкой технического и рабочего проектов. Разработка технического задания включает проведение обследования действующего объекта (организации или подразделения) и его систем управления или ближайшего объекта (аналога нового объекта). Для решения задач информационного обеспечения анализируются потоки информации, системы классификации и кодирования, формы документации, а также исследуются СУБД, структуры имеющихся баз данных и методы их интеграции. Результаты этих работ включаются в состав исходных технологических требований и оформляются в соответствии с ГОСТами 17.195−76, 15.101−80, 7.32−81, с учетом ГОСТов 24.202−80 и 24.205−80.

При разработке технического проекта необходимо подробно остановиться на анализе всей используемой информации с точки зрения ее полноты, непротиворечивости, отсутствия избыточности и дублирования, а также на разработке форм выходных документов. Результаты такого исследования оформляется документом «Описание информационного обеспечения», в котором конкретизируются требования к организации ИО. Документация технологического характера должна соответствовать требованиям ГОСТа 24.101−80 с учетом ГОСТа 24.205−80. В соответствии с методическими материалами допускается оформление работ этого этапа в виде отдельного раздела технологического проекта, разработку которого разрешается завершить в сроки, отличные от установленных сроков представления проектно-сметной документации, но не позднее начала стадии «Ввод в действие».

На стадии рабочего проектирования в качестве одного из основных этапов выделяется разработка рабочей документации на информационное обеспечение ИС, целью которого является создание необходимого программного обеспечения, подготовка на машинных носителях нормативно-справочной и производственной информации для первичной загрузки информационной базы, а также выпуск необходимой рабочей документации, включая инструкции пользователям и инструкции по эксплуатации. На этом же этапе целесообразно разработать и утвердить положение об администраторе баз данных. Состав документации должен включать: технический проект информационной системы; описание организации информационной базы; описание систем классификации и кодирования; перечень исходных данных; перечень выходных документов; описание локальных баз данных; формы выходных документов.

Этап внедрения УИС включает реализацию основных мероприятий по внедрению; подбор и обучение персонала; подготовку помещений и технических средств. На данном этапе также осуществляется опытная эксплуатация системы путем решения конкретных задач и анализа результатов испытаний.

Проведение работ по созданию автоматизированных систем всех типов регламентируется ГОСТом 24.601−86 Единая система стандартов автоматизированных систем управления ГОСТ. 24.601−86 Государственный комитет по стандартам. Разработан Министерством приборостроения, средств автоматизации и систем управления"Автоматизированные системы. Стадии создания". Общие требования и совокупность работ на всех стадиях, и этапах определяются ГОСТом 24.602−86 «Состав и содержание работ по стадиям создания».