Планирование личной работы

Планирование личной работы — чрезвычайно сложная область научной организации управления. На личную работу влияет очень много факторов, причем роль и значение их для своей деятельности разные люди оценивают по-разному. Выделить среди всей массы факторов общеобязательные, общепризнанные — дело очень трудное.

Все же можно сказать, что основу организации личной работы составляет общая организация всего личного времени. Она требует разработки определенного постоянного плана жизни — режима.

Что такое режим? Это общая схема главных бытовых этапов. Режим — это разделение суток на основные отрезки времени, включающие в себя основные процессы жизни: работу, питание, туалет, отдых и т. д. Режим — это организация среды соответственно твердо принятому разделению суток. Режим — это автоматизация жизни, приспособленной к определенному порядку.

Смысл и мудрость режима в том, что человек, подчиняющийся ему, ничего не упустит и не забудет, он получает уверенность в том, что для всего выделено время и все будет сделано в срок. Окончательно и твердо определена очередность работ и жизненных процессов, и не надо время от времени мучительно думать: а что же делать сегодня вечером? Что более всего важно из того, что еще не сделано? А успею ли сделать остальное? Режим позволяет избежать периода «раскачки», так как и сон, и аппетит, и желание работать приходят в определенное время по привычке, сами собой.

Режим надо строить на основе глубокого изучения общечеловеческих и индивидуальных (физиологических и психологических) закономерностей и особенностей жизни. Тут много различных точек зрения у специалистов, даже, например, в вопросе о том, когда работа более продуктивна — по вечерам, утром или в середине дня. Поэтому конкретные рекомендации различных специалистов по научной организации труда в этой области противоречивы.

Для разбора интересующей нас технической стороны планирования достаточно остановиться на общих принципах планирования.

В основе режима должно лежать выделение времени для выполнения главной человеческой обязанности — работы. Обычно это время выступает как данное, принятое в том учреждении, где человек работает. Научная организация труда установила, что общее время работы должно включать в себя и периоды небольшого отдыха, а также перерыв для обеда. При старых формах управления считалось необходимым все время работы обязательно занять деятельностью; состояние отдыха в период работы считалось бездельем и наказывалось как серьезный проступок. Но ведь человеческий организм физиологически не в состоянии постоянно находиться в напряжении, поэтому люди умудрялись отдыхать во время работы, притворяясь работающими. Эта система является следствием неправильной организации труда.

Плохой начальник следит за тем, чтобы никто из подчиненных не сидел задумавшись, «без дела», но так как непрерывно контролировать, чем занят работник, он не может, то практически требует внешней видимости работы. Работники и сами это знают. Зайдите в иное незнакомое учреждение. Если вы не похожи на потенциального просителя, то в отделе сразу прекращаются все разговоры и стимулируется «бурная» деятельность: все сидят, уткнувшись в дела, и что-то пишут. Люди считают, что их занятость будут оценивать как раз по этой видимости.

Это тоже наследие старого, ненаучного подхода к организации управления. Настоящий руководитель никогда не будет оценивать работника, его занятость по тому, сидит ли он и думает или сидит и непрерывно что-то пишет. Хороший начальник должен представлять объем работы и необходимые усилия для ее выполнения, и только по выполненной работе оценивать, достаточно ли занят работник.

Научная организация рабочего времени требует правильного чередования в течение рабочего дня периодов труда и небольших пауз, предполагает перерыв не только на обед, но и для отдыха.

Кроме того, при планировании личной работы надо учитывать особенности умственной деятельности человека.

Мышцы отдыхают, когда человек прекращает сознательную волевую деятельность. Мозг имеет очень мощную инерцию, он работает и после решения прекратить работу. Ночью, во сне, во время ходьбы — после сдачи экзамена, публичного выступления — нагрузка не снимается: мозг продолжает «разжевывать» впечатления, подбирает новые аргументы, отмечает дефекты собственного выступления — словом, продолжает свою непрерывную деятельность. Заводской гудок о прекращении работы — хороший сигнал для мускулов, но у него слишком мало сил для руководства деятельностью мозга. При глубокой заинтересованности в деле, большом чувстве ответственности за выполнение своих обязанностей работа помимо собственной воли человека фактически продолжается 12−14 часов, а то и больше.

Эту особенность умственной деятельности нужно учитывать при организации личной работы. Надо правильно определить очередность различных ее видов, продолжительность, чередование в течение дня сложных, напряженных и простых, неответственных действий, и многое другое.

При планировании личной работы надо выделить достаточно времени для сна и отдыха, для поддержания здоровья в хорошем состоянии. Недремлющие армии — это не более как красивая аллегория. Выдающийся командир Советской Армии С. М. Буденный прекрасно понимал необходимость целительного сна и в ответственейший для судеб революции переломный период боев с белогвардейцами разрешил своим конармейцам, утомленным бессонными днями и ночами, проспать непрерывно 4 часа, чтобы затем обрушиться на противника со свежими силами.

И сейчас, однако, многие работники видят добродетель в том, чтобы с утра до позднего вечера быть на заводе, в учреждении, подрывая свои силы и здоровье. Правильно заметил в одной из своих лекций специалист по организации управления В. И. Терещенко, что целью многих работников в таких случаях оказывается не порученное дело и даже не личная карьера, а скорейшее получение инфаркта и выход из строя бойцов за коммунизм. Еще А. Файоль относил умение поддерживать здоровье в хорошем состоянии к одному из главных качеств руководителя и по значению ставил его рядом с таким фактором, как талант и способности. Только непониманием этих азбучных истин теории управления объясняется встречающееся у нас до сих пор варварское отношение к своему и чужому здоровью.

При планировании личной жизни следует учитывать необходимость культурного развития. Если я встречаю в доме отдыха группу хозяйственников, убивающих все время за преферансом или домино, то не могу поверить, что они являются подлинными творцами и новаторами в своей работе. Театр, поэзия, книги, прогулка в лесу, общение с природой, экскурсия — это не только не «преступная кража времени» у дела, а, наоборот, ценнейшие помощники в деле. Кто отстает в культурном росте, тот рано или поздно будет отставать не только в идеологическом, социальном, но и в чисто производственном плане.

Мы знаем десятки очень добросовестных, добропорядочных работников, добровольно загнавших себя в кабалу якобы ради интересов службы, по горло увязших в работе, оторвавшихся от культурной жизни страны. И в конце концов они неизбежно оказываются негодными работниками в своей области, той самой, ради которой они забросили все остальное.

При современном разделении труда каждый становится высококвалифицированным специалистом в очень узкой области. Но концентрация всех духовных сил на бесконечно малой частице мира таит большую опасность: постепенно теряется способность воспринимать обыденное, человеческое значение вещи, события. Поэтому, оттачивая технику работы, надо все время помнить и о гармоничности развития.

Во время беседы со студентами МГУ академику П. С. Александрову был задан вопрос: «Можно ли быть совершенно некультурным человеком, но гениальным ученым?» — «Гениальным — вряд ли, — ответил академик. — Можно быть крупным ученым в редких случаях, но эти случаи, по-моему, достойны сожаления».

Надо чаще задумываться над мудрыми словами Чарльза Дарвина: «Я почти потерял художественный вкус к картинам и музыке. Мой разум, кажется, превратился в какую-то машину, обобщающую множество фактов в непреложные законы. Если бы я мог начать свою жизнь сначала, я бы взял себе за правило по крайней мере один раз в неделю читать какое-нибудь поэтическое произведение или слушать хорошую музыку. Потому что, может быть, тогда бы мне удалось сохранить благодаря постоянной деятельности атрофированные сейчас части мозга. Утрата восприимчивости к подобным вещам — утрата счастья; возможно, что она вредно отражается на интеллекте, и во всяком случае она приносит непоправимый ущерб развитию нравственной личности человека, ослабляя эмоциональную ее сторону».

Эти и многие другие положения науки организации управления определяют принципы планирования личной работы. Можно выделить различные способы планирования личной работы:

1. Распределение дел. Простейшее техническое средство на первом этапе планирования работы — это ведение постоянного расписания дел. Вместо хаотической работы по памяти все предстоящие дела записываются в специальный блокнот. В зависимости от типа выполняемых работ это расписание будет для оперативных работников одно, для руководителей — другое. Особенно полезно вести расписание тогда, когда приходится заниматься большим числом не чередующихся изо дня в день дел.

Форма записей может быть произвольной. Лучше вести их на страницах небольшого блокнота и вырывать страницы, заполненные записями уже выполненных дел. Например, можно использовать такую форму:

Рис. 3 Одна из форм записей. Расписание

Таким расписанием я вполне обходился, когда был студентом и когда общее количество выполняемых дел, в том числе и бытовых, было невелико. Сейчас я прибегаю к такому расписанию лишь в экстренных случаях: например, составляю список того, что надо сделать перед отъездом в отпуск, и постепенно вычеркиваю уже выполненное, или список дел при подготовке к празднику, при поездке в другой город. Так как дела и нагрузки носят дифференцированный характер, то полезно также детализировать и расписание работ. Простейший способ детализации — вести два расписания, иметь два списка: один — постоянных занятий, другой — текущих дел. Выделение постоянных дел необходимо потому, что обычно время их выполнения, сроки, объем и т. д. уже четко фиксированы. Постоянными дела являются, конечно, только с точки зрения человека, составляющего расписание. Для одного ежедневная «оперативка» у начальника постоянна, для другого вызов на нее — чрезвычайное событие. Текущие, разовые дела часто, бывает, не привязаны к конкретному сроку: встретиться завтра, позвонить денька через два, зайти как-нибудь и т. п. Их следует записывать в другой список и вычеркивать по мере выполнения.

Постоянные дела — это своего рода карта, на которую нанесены основные ориентиры распределения времени. Это первый справочник на рабочий день, своего рода напоминатель. Лучше составлять расписание постоянных дел не сразу, а через неделю или месяц после начала работы на новом месте, после отпуска, каникул, длительной командировки и т. д.

После того как составлено расписание всех ваших дел (постоянных и периодических), надо переходить к основному этапу планирования времени — распределению фонда времени, т. е. к привязке различных дел к конкретным срокам выполнения.

При этом надо учитывать сроки выполнения постоянных дел, сочетая их с распределением времени других сотрудников учреждения (руководителей и подчиненных), членов вашей семьи, если речь идет о внерабочем времени, и т. д. Распределять время особенно важно и ответственно для тех работников, которые не имеют стандартных, повторяющихся изо дня в день работ. Объем постоянных дел у них невелик, а основная обязанность состоит в выполнении разнообразных заданий.

Наиболее часто встречающийся прием распределения времени в наших учреждениях — записи на листках перекидного календаря. По непонятным причинам этот способ не только распространился, но и стал зачастую единственным, хотя как техническое средство распределения времени перекидной календарь малопригоден. Тот, у кого много дел, прекрасно знает его недостатки.

Календарь пригоден и полезен тому, кто работает почти не выходя из-за стола, чьи обязанности заранее фиксированы и какие-либо экстраординарные, нестандартные дела возникают редко, являются своего рода событием. Для него календарь — главное средство информации о текущем числе, а внизу есть свободное место для записи чрезвычайных дел.

Перекидной календарь родился из обычного отрывного календаря и был для такого рода работников вполне приемлемым средством распределения времени. Но как основное, а тем более единственное средство распределения времени это совершенно непригодный инструмент. Он не более пригоден для этих целей, чем палочка для замены всех столовых приборов.

Нашими и зарубежными организациями выпускаются многочисленные разновидности календарей-книжек. В них для каждого дня выделена или целая страница, или ее часть. Они отличаются от «перекидки» тем, что их можно носить с собой. Есть в них и другие удобства: часто они совмещаются с телефонной книжкой, с блокнотными страницами для записи. Хорошо продуманные книжки имеют специальную закладку для выделения сегодняшнего числа или для этой цели на каждой странице есть отрывающийся уголок. В остальном они имеют те же неудобства, что и перекидные календари.

2. Графики. Недостаток всех описанных выше средств — отсутствие указания на продолжительность намеченных дел, вследствие чего не исключено, что последующая работа будет «наступать на пятки» предыдущей, хотя они и не записаны на один час. Приходится в голове прикидывать: а когда же закончится заседание, записанное на 11 часов, и на какое время следует назначить следующее мероприятие или встречу? Все виды календарей не приспособлены также для отражения постоянных дел, для которых приходится вести отдельный список.

Для учета постоянных дел и отражения их продолжительности удобнее всего графики.

Наиболее пригодны своеобразные комбинации таблиц и графиков, известные под названием «графики Ганта». Сущность их состоит в том, что в первой слева графе перечисляются разного рода работы, люди, помещения — словом, объекты планирования. А в первой горизонтальной строке указывается время в различных измерениях (в зависимости от поставленной задачи): годы, месяцы, дни и т. д. Горизонтальные линии разных видов, проведенные слева направо, отмечают плановую продолжительность работ. Пунктирными линиями другого типа отмечают фактическую продолжительность работ. Такой график является и средством контроля. График строится на бумаге или лучше на плотном картоне. Размеры графика определяются его содержанием. Обычно бывает достаточно стандартного бумажного листа для пишущей машинки. Его можно вкладывать в еженедельники, перекидной календарь или прикреплять к столу, он как бы дополняет упоминавшиеся выше средства организации времени.

Сначала в график вносят дела, намеченные в расписании постоянных дел. В начале месяца (или семестра, года, квартала) заносят все заранее известные сведения: выходные дни, часы докладов подчиненных лиц, встречи с сотрудниками, доклады у руководителя, время постоянных заседаний, обеденные перерывы и т. п. Регулярно повторяющиеся мероприятия можно отмечать в графике цветными чернилами или карандашами Постоянные дела удобнее не записывать, а отмечать какими-либо условными знаками или теми условными обозначениями, какие применялись в карточке учета времени.

По возможности надо стремиться выделить периодические работы, имея при этом в виду, что многие из них, обычно выполняемые как непериодические, у хорошего организатора личного времени легко превращаются в постоянные. Например, полезно выделить часы (по отдельным дням) для чтения специальных журналов, для чтения художественных журналов, для чтения газет, посещения кино и т. п. Это поможет регулярно просматривать литературу, заранее заказывать билеты и т. д.

Так получается график постоянных дел (см. рис.). В свободные места этого графика вполне можно заносить и ряд сведений нерегулярного характера, особенно такие, которые требуют многодневной предварительной подготовки: доклады, лекции, отчеты, заседания. Ежедневно, придя на работу, следует отметить крестиком текущий день. График при этом превращается, по существу, в календарь с указанием часов, он очень удобен.

За несколько дней до начала нового месяца заготовляется новый график и делаются пометки о делах, намечающихся на будущий месяц. Если заготовленного графика еще нет, временно можно делать пометки на полях старого, с тем чтобы потом перенести их в новый. Но лучше заранее заготовить достаточное число экземпляров бланков соответствующей формы.

Заполненные графики следует хранить в особой папке (за весь текущий год), они очень полезны как отчеты о проделанной работе, для анализа собственной деятельности, получения выводов о загрузке и т. д., если не проводится особого учета времени.

Недостатком графиков является небольшое поле для записи дел. Обычно квадраты делаются небольшие, так как иначе общее поле графика резко увеличится и он станет неудобным. Преимущество графика — наглядность загрузки в течение всего месяца, четко отмеченные постоянные дела.

Удобно комбинировать график с каким-либо другим средством организации времени — еженедельником, календарем-книжкой и т. п., в зависимости от условий работы. Например, я долгое время вполне обходился графиком на месяц и еженедельником.

Чтобы легче было в случае надобности переносить невыполненные дела на графике, все записи лучше делать карандашами и отмененные мероприятия стирать. Для людей, у которых задания меняются редко, графики очень удобны даже и при отсутствии всяких других средств. Во всяком случае, они значительно удобнее «перекидки».

Как легко заметить, и графики, как техническое средство организации времени, не решают проблему планирования не привязанных к срокам дел и далеки от идеала, когда речь идет о невыполненных делах, так как их приходится и стирать, и переписывать на новые дни. Поэтому параллельно всем этим средствам приходится вести расписание «бессрочных дел», а потом вписывать их в графики, еженедельник и т. п., периодически просматривая это расписание. Радикальное решение проблемы дает описанная ниже картотека оперативной работы.

Тем не менее указанных средств (в различных комбинациях) вполне достаточно для удовлетворения запросов значительного круга работников. Удачна, например, комбинация — график плюс календарная книжка. График дает общую картину, а в книжке ведутся подробные ежедневные записи. Следовало бы наладить выпуск таких книжек с заранее отпечатанными графиками на каждый месяц. Хорошо бы иметь в книжке по два экземпляра графика, причем один отрывной, для размещения на рабочем столе. Тогда в график можно было бы заносить только ссылки на книжку, в которой делана подробная запись. Заполнение таких заранее приготовленных графиков занимает мало времени.

Распределение времени в текущей оперативной работе. В практике большого числа работников аппарата управления обычно бывает очень много дел, которые не привязаны к определенным срокам в течение дня, или дел, которые нельзя сразу привязать к какому-либо числу, хотя и известно, что их надо сделать в течение недели, декады, месяца. Часто приходится переносить дела с одного дня на другой потому, что их не удалось почему-либо закончить. Например, оперативный работник должен был в течение дня провести 5−10 телефонных переговоров, но кое-кого он не застал, кое-кто сразу не ответил, а попросил позвонить завтра с утра и т. д. Кроме того, работнику обязательно надо в течение дня съездить на два предприятия, а еще два желательно посетить сегодня или в ближайшие дни и т. д. Все эти работы трудно включить в график, так как одни придется часто переписывать на другие дни, другие же лишь условно можно записать на какой-то час (ведь безразлично, поговорите ли вы по телефону в 11 или в 12 часов, вы сделаете это, когда освободится время), третьи вообще негде записать. Словом, сам характер работы зачастую делает малоэффективными описанные выше технические средства планирования времени.

Для таких работ создано значительное количество технических средств, предназначенных для рационализации распределения времени. Одно из них — картотека оперативной работы, подробно описанная Н. Г. Левинсоном. Помимо распределения времени она служит и для оперативных взаимоотношений в ходе работы.