Документооборот. 
Формирование кадровой политики на различных этапах жизненного цикла предприятия ОАО "РЖД"

К организационным документам, в частности, относятся:

К распорядительным документам относятся:

штатное расписание;

коллективный договор;

положения и инструкции (Положение об оплате труда, Положение о премировании, должностные инструкции);

правила (Правила трудового распорядка).

приказы и распоряжения, в которых отражаются вопросы работы с кадрами;

документы по личному составу, отражающие движение и учет кадров (личные карточки, личные дела).

Вид.

Пояснение.

Срок хранения.

Приказ по личному составу.

Приказы, при помощи которых документируют трудовые отношения — прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки и т. п.

Срок хранения приказов по личному составу и прилагающейся к ним документации составляет 75 лет.

*Исключение предусмотрено для приказов о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках — срок хранения таких документов составляет 5 лет (согласно установленному порядку в ст. 6 перечня, утвержденного Росархивом от 6 октября 2000 г.).

Приказ по основной деятельности.

Все остальные приказы, не относящиеся к перечню приказов по личному составу.

Необходимо хранить в организации на постоянной основе до ее ликвидации (согласно установленному порядку в ст. 6 перечня, утвержденного Росархивом от 6 октября 2000 г.).

№ п/п.

Документ.

Каким документом регламентируется.

Примечание.

Срок хранения.

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР).

Статья 189 ТК РФ.

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с ПВТР под роспись. Действуют до замены новыми.

Постоянно.

Положение о защите персональных данных работников.

Статья 86 ТК РФ.

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с Положением о защите персональных данных работников под роспись. Действует до замены новым.

Постоянно.

Штатное расписание (ф. Т-3) (штатная расстановка).

Статья 57 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Составляется каждый раз, когда в него вносятся те или иные изменения.

Постоянно.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Хранится в отделе кадров и ведется постоянно.

50 лет (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет).

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Хранится в бухгалтерии вместе с бланками трудовых книжек и вкладышей к ним; в отдел кадров бланки поступают по заявке кадрового работника.

50 лет (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет).

Положение об оплате труда, премировании и материальном стимулировании.

Раздел 6 ТК РФ, глава 21 ТК РФ.

При наличии сложных систем оплаты и труда и системы премирования. Действует до замены новым.

Постоянно.

Положение о системе обучения.

Статьи 196, 197 ТК РФ.

При наличии системы обучения в организации.

Постоянно.

Положение об аттестации работников.

Статья 81 ТК РФ.

При проведении аттестации по решению работодателя.

Постоянно.

График отпусков.

Статья 123 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года.

1 год.

Трудовой договор

Статьи 16, 56, 57, 67 ТК РФ.

Заключается в письменной форме с каждым работником.

75 лет.

Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием, рабочие инструкции по профессиям.

;

Принимаются по решению работодателя.

Постоянно.

Приказы о приеме на работу.

Статья 68 ТК РФ.

Издаются на основании трудового договора. Объявляются работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.

75 лет.

Приказы о переводе на другую работу.

Статья 72.1 ТК РФ.

Издаются на основании соглашения о переводе на другую работу (дополнительного соглашения к трудовому договору).

75 лет.

Приказы об увольнении.

Статья 84.1 ТК РФ.

75 лет.

Приказы по основной деятельности.

Издаются по мере необходимости. Приказы по основной деятельности, подготовленные кадровой службой, регистрируются и хранятся в канцелярии. В кадровой службе ведется дело «Копии приказов по основной деятельности».

1 год (копии приказов, хранящиеся в кадровой службе).

Приказы о предоставлении отпусков.

Глава 19 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Издаются на основании графика отпусков или заявления работника.

5 лет.

Заявления работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы.

Статья 128 ТК РФ.

Отпуска без сохранения заработной платы предоставляются по просьбе (по заявлению) работника в соответствии с ч. 1 ст. 128 ТК РФ либо по требованию закона на основании заявления работника (ч. 2 ст. 128 ТК РФ).

5 лет.

Личная карточка работника (форма Т-2).

Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Ведется на каждого работника.

75 лет.

Трудовая книжка.

Статья 66 ТК РФ, постановление правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках», Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней.

При увольнении работник получает трудовую книжку на руки. Невостребованные трудовые книжки хранятся в организации 50 лет, при ликвидации предприятия сдаются в архив.

Договоры о полной материальной ответственности.

Приложения 2, 4 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85.

Заключаются с работниками, которые непосредственно обслуживают материальные ценности.

5 лет.

Книга учета (журнал регистрации) приказов по основной деятельности.

Инструкция по делопроизводству в службе кадров ВНИИДАД «Примерная инструкция по делопроизводству в службе кадров организации» (рекомендательно).

Должна быть пронумерована и прошнурована, скреплена печатью и подписью работодателя.

5 лет.

Книга учета (журнал регистрации) приказов о приеме на работу.

То же.

75 лет.

Книга учета (журнал регистрации) приказов об увольнении.

То же.

75 лет.

Книга учета (журнал регистрации) приказов о предоставлении отпусков.

То же.

50 лет.

Журнал регистрации командировочных удостоверений.

То же.

5 лет.

Табель учета рабочего времени.

Часть 3 статьи 91 ТК РФ.

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.

75 лет.

График сменности.

Статья 103 ТК РФ.

Доводится до сведения работников не позднее чем за один месяц до введения его в действие.

1 год.

Журнал учета проверок инспектирующих органов.

Федеральный закон от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)».

Ведут все юридические лица и предприниматели без образования юридического лица.

Постоянно.

Протоколы заседаний, постановления аттестационных квалификационных комиссий.

Положение об аттестации работников предприятия.

Оформляются аттестационной комиссией.

15 лет.

Табели и наряды работников вредных профессий.

Часть 3 статьи 91 ТК РФ.

Составляются ежемесячно.

75 лет.

Списки работающих на производстве с вредными условиями труда.

Постановление Совета Министров СССР от 26 января 1991 г. № 10 «Об утверждении списков производств, работ, профессий, должностей, показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение».

Если производство с вредными условиями труда; ведется постоянно.

75 лет.

Списки работников, уходящих на льготную пенсию.

50 лет.

Переписка о назначении — государственных пенсий и пособий;- льготной пенсии.

То же.

• 5 лет
• 10 лет

Инструкции по охране труда по профессиям.

Раздел 10 ТК РФ.

Постоянно.

Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями).

Раздел 10 ТК РФ.

10 лет.

Журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования.

Статья 69 ТК РФ, приказ Минздравмедпрома РФ от 14 марта 1996 г. № 90 «О порядке проведения предварительных и периодических медицинских осмотров работников и медицинских регламентов допуска к профессии» (в ред. от 06.02.2001).

5 лет.

Акты о несчастных случаях.

Постановление Минтруда РФ от 24 октября 2002 г. № 73 «Об утверждении форм документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве, и положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях».

45 лет.

Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний.

45 лет.