Анализ и формирование организационных структур

Формирование организационной структуры предусматривает принятие решений по следующим ее основным элементам:

специализации рабочих заданий конкретных видов работ, выполняемых раздельно;

формированию подразделений;

установлению связей между ними;

определению цепи команд и норм управляемости применительно к различным уровням и видам управленческой деятельности;

установлению уровня централизации и (или) децентрализации управления;

формализации принятых решений.

Для претворения в жизнь разработанной стратегии предприятия менеджменту необходимо продумать организационный аспект (как правильно и наиболее эффективно скоординировать работу всех элементов предприятия). Организовать — значит спланировать и определить те функции и действия, которые необходимы для выполнения той или иной работы, а также объединить эти функции и действия в рамках группы, сектора, отдела, подразделения.

Организационное взаимодействие — это формальные отношения между отдельными позициями менеджмента в рамках структуры.

Организационная структура — это целостная система, специально разработанная таким образом, чтобы работающие в ее рамках люди могли наиболее эффективно добиваться поставленной перед ними цели.

Существуют три главных этапа в построении любой организации:

определение характера выполняемой работы;

распределение работы между отдельными позициями менеджмента;

классификация позиций менеджмента и построение логических групп управления.

На первом этапе необходимо предусмотреть постановку задач, расчет необходимого объема работ для решения поставленных задач, устранение бесполезной работы и дублирования, разработку самого процесса и проверку.

При распределении работы между отдельными элементами менеджмента нужно определить нормы и стандарты (например, расчет допустимого объема должностных обязанностей для каждого руководителя любого уровня), технические приемы в рамках научных методов управления (например, анализ рабочего времени, изучение методов и организации труда и т. п.), установление полного сотрудничества всех лиц, работающих в рамках организации.

При классификации элементов менеджмента, построении логических групп особенно важно, чтобы элементы управления были сгруппированы согласно виду выполняемой работы, а не по другим критериям. Этот способ известен как принцип ориентации. Распределение производственных обязанностей и формирование логических групп должны неизбежно привести к созданию отделов (подразделений), т. е. коллективов людей, выполняющих некоторую аналогичную работу, как правило, под единым руководством начальника отдела (подразделения).

Методы распределения обязанностей по отделам зависят от положенных в основу признаков, среди которых выделяют следующие:

принцип деления на равные по размеру группы (если профессионально работники одинаковы и требуется определенное число людей);

функциональный признак (создание отделов по производству, маркетингу, кадрам, финансовым вопросам и т. д.);

территориальный признак (если предприятие осуществляет свою деятельность на территории разных регионов);

на основе выпускаемой продукции (при большом ассортименте выпускаемой продукции);

на основе интересов потребителя (особенно характерно для службы сервиса).

В крупных по масштабам деятельности компаниях могут использоваться все или некоторые из перечисленных способов.

При формировании структур управления во внимание принимаются следующие вопросы:

стратификация, т. е. сколько может потребоваться уровней управления;

формализация, т. е. насколько формальным должно быть взаимодействие (чем более бюрократичен стиль, тем более системной и формальной должна быть внутренняя структура);

централизация, т. е. иерархия доведения принятых решений до исполнителей;

сложность организационной структуры, т. е. насколько сложным должно быть управление с организационной точки зрения (простая иерархия с четким распределением прав и обязанностей легка для понимания, в отличие от матричного типа построения структуры управления).

Выделяют следующие принципы создания хорошей организации:

единство управления (независимо от структуры и масштабов организации ответственность в конечном итоге должен нести один человек);

скалярный метод передачи полномочий (право передавать часть полномочий другим лицам по линии руководства);

единство подчинения (у любого работника может быть только один руководитель);

принцип соответствия (полномочия должны соответствовать уровню ответственности);

масштабы управления (число лиц, находящихся в эффективном управлении, лимитировано);

коммуникации, системы связи (должны быть установлены и поддерживаться формальные и неформальные линии связи);

принцип ориентирования (организации должны строиться в соответствии с характером возложенных на них задач и не зависеть от субъективных факторов);

принцип избирательности (руководство должно получать только выборочную информацию, которая является исключительной, т. е. благоприятной или неблагоприятной для ведения бизнеса);

дифференциацию работы (различные виды работы имеют различные характеристики, которые необходимо предусмотреть при создании организации (например, высококвалифицированный индивидуальный труд требует иных усилий, чем полуквалифицированные повторяющиеся операции));

доступность всех уровней организации (любой сотрудник имеет право и возможность высказать замечание или предъявить рекламации соответствующему руководителю).

Вновь созданная организационная структура должна отвечать требованиям надежности, т. е. адекватно реагировать на изменения внешней среды без перестройки структуры, и жизнеспособности, т. е. сохранять свои основные характеристики в допустимых пределах. Только надежная структура может обеспечить жизнеспособность организации.

Совершенствование структуры управления может идти по следующим трем направлениям:

• 1. Совершенствование механических структур за счет внутренних упрощений или изменений, которые осуществляются путем объединения, разделения, переподчинения, ликвидации звеньев, сокращения числа уровней управления.
• 2. Создание комплексной структуры через включение органических структур (венчуров, инновационных отделов, блока развития и т. д.) в существующую механическую. Это так называемые выделенные структуры, функция которых заключается в решении задач, плохо вписывающихся в традиционную линейно-функциональную структуру. Данное направление является основным условием обеспечения эффективности структур управления в переходный период.
• 3. Замена структур механического типа на адаптивные. Этот радикальный путь реорганизации структур требует не только наличия сильного лидера с командой единомышленников, но и сильной организационной культуры.

Организационное совершенствование входит в комплекс реакций, которые вынуждена вырабатывать организация в целях адаптации к внешней среде.