Организация деятельности секретаря Управления социальной защиты населения

Большое значение имеет рациональная организация деятельности секретаря, в связи с этим составим рабочую программу обследования документационного обеспечения Управления социальной защиты Увельского муниципального района, которая предоставляет множество возможностей для эффективной организации деятельности секретаря и его руководителя.(табл.8) документный обеспечение секретарь информационный Таблица 8- Рабочая программа обследования документационного обеспечения деятельности Управления социальной защиты населения Увельского муниципального района.

С разработки организационно — правовых документов (ОПД) собственно и начинается жизнедеятельность организации. Организационно — правовые документы необходимы для того, чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить штатную численность, функции структурных подразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы, осуществить организацию труда и распределение обязанностей между работниками, определить порядок реорганизации и ликвидации организации.

В современных социально-экономических условиях отлаженная система управления различных организационно-правовых форм и форм собственности приобретает особую значимость. В Управлении социальной защиты населения Увельского района документационным обеспечением управления возложено на секретаря руководителя, которая выполняет работу с документами и ее основной задачей является своевременная обработка и передача управленческой информации на разные уровни, которая необходима для функционирования предприятия[27 c.8−13].

Совершенствование этой деятельности тесно связано с использованием социальной информации, в частности с таким ее видом, как правовая.

В создании и организации службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы — один из самых сложных. Действующие государственные нормативно-методические документы не регламентируют форму работы с документами.

В каждом конкретном случае выбор организационной формы работы с документами остается прерогативой самой службы делопроизводства и руководства учреждения.

В последнее время в стране разработаны различные нормативные документы, регулирующие вопросы взаимодействия субъектов социально-правовых отношений. Законодательные акты приняты как на федеральном уровне,. Особое значение приобретают нормативные акты,[ 26 c.115].

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

• -законодательные акты Российской Федерации в сфере информатизации и документации;
• -указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;
• -правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
• -правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
• -правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;
• -государственные стандарты на документацию;
• -унифицированные системы документации;
• -общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
• -Государственную систему документационного обеспечения управления.

Одним из наиболее важных законов в области работы с документами является Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи». Целью настоящего закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. В этом законе определены условия использования электронной цифровой подписи, особенности ее использования В законе дано не только определение понятия «электронный документ — документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме», но и определения электронной цифровой подписи: «реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе», специальная глава закона (Глава 2) раскрывает условия использования электронной цифровой подписи, при которых ЭЦП в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Одним из системообразующих нормативно-методических документов нашей отрасли является ГОСТ Р 51 141−98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Настоящий стандарт является важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отрасли. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации.

К основным нормативным документам по делопроизводству любого предприятия является инструкция по делопроизводству, которая является нормативным документом, регламентирующим предприятие.

Инструкция разрабатывается в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения предприятия и Типовой инструкцией по делопроизводству на предприятии. Утверждается инструкция руководителем предприятия по согласованию с заместителем по общим вопросам[39 c.89].

Инструкция по делопроизводству состоит из пунктов:

• 1. Общие положения
• 2. Правила подготовки и оформления документов.
• 3. Требования к реквизитам документов.
• 4. Организация документооборота и порядок приема, регистрации и рассмотрения входящей и исходящей корреспонденции.
• 5. Организация контроля исполнения документов.
• 6. Составление номенклатуры дел и формирование дел, для сдачи в архив

Положения инструкции по делопроизводству на предприятии не должны противоречить законодательству в области информации и документации.

Также секретарь руководствуется Уставом Увельского муниципального района, Управления социальной защиты населения Увельского района, инструкцией по делопроизводству, должностной инструкцией, постановлениями и распоряжениями главы администрации Увельского муниципального района, приказами, инструктивно — методическими письмами Министерства здравоохранения и настоящим Положением. Об Управлении, где закреплены основные моменты, связанные с организацией деятельности, указаны цели и задачи. Есть Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе, свидетельство о записи в Единый реестр юридических лиц, но есть и недостаток в введении делопроизводство — это отсутствие архива, документы находятся в отделах и только в экстренном случае составляется опись для передачи Государственный архив.

Секретарь Управления, утвержденный приказом руководителя решает задачи направленные на выполнение функций связанных с взаимодействием со структурными подразделениями предприятия.

К основным задачам относится установление единого порядка работы с документами на основании ГОСТов и других нормативных документов.

Задачами предприятия считается совершенствование методов и форм работы с документами, внедрение и разработку методических документов по совершенствованию документационного обеспечения.

На предприятии проведено разделение между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов поступает в приемную руководителя для последующей регистрации и доведения до сведения руководства учреждения.

В обязанности секретаря также входит контроль за оформлением документов, правильностью их регистрации и исполнения, своевременностью предоставления на рассмотрение руководителям структурных подразделений на основании Типовой инструкции по делопроизводству, которая на предприятии не была разработана. Все больше в составлении документов отводится место обязательным унифицированным формам документов.

Таким образом, документационное обеспечение зависит от системы управления, так как именно от документационного обеспечения зависит система управления предприятия.

Для того, чтобы документооборот был упорядочен в ГСДОУ установлены и закреплены едины требования к организации работы со всеми документами в организациях, тем самым способствуя созданию условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, сокращения количества и повышения качества документов.

Объем документооборота подсчитывается ежедневно путем суммирования количества входящих, исходящих и внутренних документов.(табл.9).

Таблица 9- Анализ документооборота в Управления социальной защиты населения за 2011;2013 гг.

Анализ документооборота может показать степень загруженности отдельных подразделений службы ДОУ и отдельных ее работников, наметить основные пути рационализации работы с документами[28 c.56].

Анализируя документооборот предприятия за последние 3 года, была выявлена тенденция к его росту.

В составе документооборота принято различать следующие основные документопотоки:

• -входящие (поступающие) документы, т. е. документы, поступившие в организацию;
• -исходящие (отправляемые) документы, т. е. официальные документы, отправляемые из организации;
• -внутренние документы, т. е. официальные документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации.

Каждый из перечисленных выше документопотоков характеризуется собственными показателями, в состав которых, прежде всего, входят виды документов, их количество, маршруты (пути) прохождения наиболее типовых групп (видов) документов[31 c.54].

Так, в поток входящих документов входят не только официальные документы, поступающие из других организаций, но и документы личного происхождения, т. е. документы, созданные лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей (например, обращения граждан).

Их содержание требует лишь заполнения, однако в организации работы с документами на предприятии не отведено должного места, в связи с большой загруженностью секретаря. В связи с этим не налажена работа, которая связана с поиском документов и необходимой информации[32 c.116].

Между тем, регистрация документов должна считаться на предприятии одним из ключевых моментом в постановке работы с документами. Одна эта задача не выполняется на должном уровне, так как секретарь не владеет всей совокупностью информационно — документационных ресурсов предприятия.

А для этого необходимо, прежде всего, учитывать документы, которые проходят через организацию, как получаемые, так и создаваемые на предприятии. Для этого документы должны быть зарегистрированы Формирование дел руководства предприятия и дел для сдачи в архив проводит секретарь учреждения на основании приказа по учреждению, согласно номенклатуре дел, которая не согласована и не оформлена в учреждении. Возникает необходимость в ее составлении.(приложение 3).

В связи с этим прием всей входящей документации осуществляется через секретаря, и вся последующая обработка документов тоже происходит через секретаря.

Входящие документы проходят следующие этапы обработки:

1. Прием и первичная обработка документов.

При первичной обработке корреспонденции проверяется по адресу ли она доставлена, целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно возвращают.

Если указано структурное подразделение в адресе получателя, то оно передается без предварительно вскрытия.

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Вскрываются конверты и уничтожаются вручную, что требует значительного времени.

Конверты от поступающих документов, в том числе писем граждан, не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить:

• -адрес отправителя;
• -время отправки и получения документа;
• -при поступлении личных или доплатных документов;
• -судебных документов.
• -предварительное рассмотрение и регистрация документов;

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется секретарем директора, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

2. Рассмотрение документов непосредственно руководством предприятия:

На рассмотрение руководство передаются документы, которые получены от правительственных и вышестоящих органов, содержащие вопросы по важным вопросам, касающихся деятельности предприятия, которые требуют решения руководства предприятия. Остальные документы на основании резолюции руководителя направляются исполнителям для решения указанных в документах вопросов.

Секретарь руководителя наделен полномочиями самостоятельно распределять документацию по ряду вопросов, которые не требуют резолюции руководителя. Для этого на предприятии существует классификатор вопросов деятельности с указанием исполнителей по отдельно взятому вопросу. Он необходим для того, чтобы одна операция не повторялась дважды, и для освобождения руководителя от лишнего потока информации и документов[44 c.215].

3. Передача документов исполнителю После рассмотрения документов руководитель предприятия наносит резолюцию, указывающую на исполнителей документа и решение вопросов, указанных в документе. С документа снимается копия, а оригинал отдается исполнителю, копия подшивается в дело. Если документ требует контроля, документ ставится на контроль, заносится в компьютерную базу.

Передача документов должна осуществляться в день их поступления от руководителя предприятия в общий отдел ответственному исполнителю, названному в резолюции первым или в первый рабочий день при поступлении документа в нерабочее время.

4. Контроль исполнения и подшивка исполненных документов в дело Наиболее распространенной входящей корреспонденцией в Управлении социальной защиты населения являются письма от частных, юридических лиц с просьбами о выдаче справок, о проведении совещаний, симпозиумов, конференций, Эти письма не регистрируются. Также в адрес Управления поступают письма от руководителей филиалов с отчетами о работе.

5. Порядок работы с исходящими документами.

Обработка в Управлении социальной защиты населения исходящей документации состоит из следующих операций:

• -подготовка и оформление документа;
• -подписание документа у руководителя;
• -регистрация документа в журнале исходящей корреспонденции;
• -отправка исходящей корреспонденции. Документы готовятся в 2-х экземплярах, а в случае необходимости исходящие документы отправляются факсом, тогда готовится один экземпляр документа.

Подготовленный документ передается секретарю на подписью. Перед подачей на подпись секретарь должна проверить документы, их соответствие и правильность оформления на основании требований государственных стандартов. Неправильно оформленные документы, возвращаются исполнителю на доработку.

Все внешние исходящие документы оформляются на бланке предприятия и регистрируются.

Исходящие документы без регистрации отправке не подлежат. В случае, когда документ отправляются в несколько адресов, документ принимается вместе со списком рассылки. Приложения к исходящим документам не регистрируются, они указываются в письме.

На исходящих документах предприятия проставляется исходящий номер на основании действующих требований, который располагается в верхнем правом углу первого листа и состоит из порядкового номера, на основании индекса номенклатуры дел.

Исходящие документы также могут быть отправлены и по почте. Отправленные по почте документы печатаются в двух экземплярах. Оригинал — отправляется адресату, копия подшивается.

Документы, которые являются важными, отправляются заказным письмом либо курьером, в этом случае прикладывается к оригиналу ксерокопия, где адресат ставит отметку получения, в последующем этот экземпляр подшивается в дело и храниться в общем отделе.

6. Регистрация документов Важное место в делопроизводстве предприятия отводится регистрации документов. Определяется запись учетных данных о документе по установленной форме. Но задачи не исчерпываются только регистрацией документа.

В журналы регистрации вносятся данные о документе. Правила регистрации описаны в Государственной системе документационного обеспечения управления и Типовой инструкции по делопроизводству, где регистрация рассматривается прежде всего как поисковая система по документам организации.

Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т. е. когда осуществляется регистрация в одном месте или одним работником. В нашем случае это секретарь руководителя, что позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия.

В Управлении социальной защиты населения придерживаются такой модели регистрации документов:

— письма, которые содержат важную информацию, регистрируются в приемной у секретаря руководителя предприятия. Исключение составляет бухгалтерия, у которой своя регистрация на выданные справки и Отдел кадров, где также осуществляется регистрация справок, приказов по личному составу.

В Управлении социальной защиты населения регистрация входящих документов осуществляется в следующем порядке:

С внедрением в процесс обработки документной информации электронно-вычислительной техники и автоматизированных рабочих мест (АРМ) правомерным стало понятие информационно-документационного обеспечения управления, которое включает в себя организованную совокупность работ по получению, обработке, хранению и выдаче потребителю (абоненту) информации и документов как ее материальных носителей.

С внедрением компьютеров в документационные процессы рассмотренная технологическая цепочка изменяется, так как секретарь получает возможность работы как с полным текстом документа, так и с фрагментами, содержащими прагматическую информацию.

Феномен документа состоит в том, что он выступает одновременно как объект, средство и предмет труда в единой сущности. Это обстоятельство является определяющим при составлении, оформлении, согласовании, утверждении и аналитико-синтетической обработке документной информации, занимающей от 60 до 80 процентов рабочего времени секретаря. При этом следует иметь в виду, что работа с документной информацией составляет основу труда секретаря.

Внедрение современных информационных технологий и средств оргтехники в документационные процессы достаточно эффективно, но требует соблюдения, по меньшей мере, двух основных условий: единообразия форматов и рационального построения технологии обработки документной информации, при которой однотипные операции концентрировались бы в одном месте.

Секретарь разбирает входящую корреспонденцию и заносит данные в регистрационный журнал, который существует в электронном виде в программе Excel, где каждой странице соответствует свой номер регистрации согласно номенклатуре дел, которая утверждена руководителем предприятия, но последние 2 года не обновлялась. На входящем документе в правом углу проставляется штамп и отмечается входящий номер документа (дата поступления и номер по порядку) согласно индекса номенклатуры дел Журнал регистрации входящих документов (табл.10.).

Таблица 10. Форма журнала регистрации входящих документов.

Резолюция руководителя вносится в базу документов, которые поставлены на контроль. На основании того, что контроль исполнения ведется в компьютерной базе, а не в журнале, присутствует необходимый состав реквизитов, но необходимо еще дополнить графу «название вида документа». А в случае необходимости можно еще дополнить несколькими реквизитами — «резолюция», «срок исполнения», «отметка об исполнении».

В связи с тем, что требования к оформлению документа являются рекомендательными, и система регистрации в Управлении социальной защиты населения централизованна, на исходящем номере проставляется только порядковый номер и дата документа. Регистрация ведется в электронном журнале со следующим содержанием граф. (табл.11).

Таблица 11 -Форма журнала регистрации исходящих документов.

Регистрацией внутренних документов занимается секретарь предприятия. В приемную руководителя поступают все внутренние документы, которые поступают на имя директора, зам. директора, также доверенности, договора и командировочные удостоверения. Управление социальной защиты населения Увельского района имеет в своем составе филиалы, территориально находящиеся за пределами Управления. Документы, поступающие из этих филиалов, регистрируются как входящие.

Таким образом, внедрение электронно-вычислительной техники в процессы документирования и организация работы с документной информацией потребовали существенной переработки основных положений ЕГСД с учетом реальных изменений технологических процессов подготовки, оформления и обработки документов. Новая система ЕГС ДОУ базируется на потенциальных возможностях ЭВМ, но учитывает и реальные возможности накопленного ранее опыта традиционной (ручной) обработки документов различного характера. При этом учитываются конкретные условия предприятия (организации) и объемы документооборота.

Таким образом, на основании того, что работа с документооборотом направлена в разном русле, и большинство своем документы не проходят путь от регистрации у секретаря руководителя до руководителя, возникает необходимость указать на недостатки в делопроизводстве Управления социальной защиты населения Увельского муниципального района определив их в рекомендациях по совершенствованию деятельности управления в контексте делопроизводства.

Резюмируя представленный обзор основных нормативно-методических документов по делопроизводству и работе с документами в Управлении, необходимо отметить, что технология в работе с документацией является хорошо продуманной системой, организованной на рациональных и обоснованных принципах. Квалифицированный секретарь или делопроизводитель, владеющий этой технологией и имеющий соответствующие знания о нормативных требованиях, окажется более полезен своей организации, нежели тот, который каждый раз «изобретает колесо» на свой страх и риск. Кроме того, получив информацию о существующих нормах работы с документами, секретарь или делопроизводитель станет эффективно работающим звеном системы документационного обеспечения управления своей организации.