Сущность и подходы к составлению номенклатуры дел

Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в организации в определенном году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.

Номенклатура дел является многофункциональным документом, который необходим предприятию для упорядочения процесса текущего делопроизводства.

Номенклатуры дел могут быть самостоятельно разработаны предприятием, сотрудники которого знают специфику образующихся документов и структуру деятельности предприятия. В этом случае появляется максимальная возможность организовать все «под себя», т.к. никто лучше не знает специфику деятельности и соответственно образующихся документов и принятой организации работы с ними, но при этом составление номенклатуры требует большой трудоемкости, а при отсутствии достаточного опыта в номенклатуру дел могут быть заложены ошибки.

Предприятия могут поручить их составление компании, специализирующейся по данному вопросу, с заключением договора по предоставлению услуг. В этом случае не тратится драгоценное время и полученный документ, как правило, составлен грамотно, но не всегда разрабатывается наиболее рациональная система по работе с документами.

Порядок составления номенклатуры дел ведется на основании методико-нормативных документов. За ее составление ответственность возлагается на службу по делопроизводству (канцелярия, секретариат, общий отдел и другие).

Работа должна начинаться с процедуры определения состава всех документов. Изучают устав предприятия, его структуру, основные положения обо всех структурных отделах, иные имеющиеся документы, что определяют деятельность предприятия (регламенты, положения, правила и т. д.), отчетные и плановые документы предприятия, а также просматривается номенклатура дел за прошлый период.

Составление сводного документа должно возлагаться на ответственного квалифицированного специалиста.

Сводную номенклатуру дел разрабатывают на основании номенклатур дел каждого структурного отдела предприятия, согласованных с архивом. Отражаются все документируемые участки. Оформление номенклатуры дел осуществляется на общем бланке предприятия, где представлена основная часть в виде таблицы с регламентируемыми названиями определенных граф. Документ утверждается в соответствии с общими нормативными требованиями.

Этапы утверждения сводной номенклатуры:

• — ответственным за архив предприятия производится визирование документа;
• — подписывается начальником службы делопроизводства;
• — экспертной комиссией предприятия согласовывается составление протокола по заседанию экспертной комиссии;
• — передается на рассмотрение проверочно-экспертной комиссией данного архивного учреждения;
• — утверждается руководителем предприятия.

Номенклатура составляется в трех — четырех экземплярах, которые хранятся:

• — в государственном архиве;
• — в службе делопроизводства;
• — рабочий экземпляр;
• — в архиве предприятия.

После оформления и утверждения номенклатуры дел, структурные подразделения должны получить выписки из данного документа либо быть проинформированы, где в общем доступе находится документ в электронной форме для практического применения в работе.

Номенклатура дел предприятия на предстоящий год разрабатывается каждый год в четвертом квартале текущего года.

В случае возникновения значительных изменений структуры и функций предприятия, составляется новый экземпляр номенклатуры дел. После окончания делопроизводственного года в унифицированной форме формируется итоговая запись о количестве и категориях заведенных дел на предприятии.