Учет кассовых и банковских операций в 1-С

Наличные денежные средства предприятия находятся в кассе (счёт 50 «Касса»). Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем и главным бухгалтером или уполномоченными на то лицами. Касса предприятия включает в себя главную кассу и ряд оперативных касс. Главная касса выполняет функции приёма, выдачи и хранения всех денежных средств и является держателем основополагающих первичных и отчётных документов по их учёту. Оперативные кассы служат для приёма наличных денежных средств у населения за реализуемые товары с применением контрольно-кассовых машин. Порядок ведения кассовых операций регламентируется Центральным Банком Российской Федерации. В настоящее время, согласно указанию «Об установлении предельного размера расчётов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке», лимит составляет 60 тыс. рублей. Проведение кассовых операций контролируют конкретные коммерческие банки, которые обслуживают данное предприятие. Каждый обслуживающий коммерческий банк и предприятие заключают между собой договор. По этому договору банк устанавливает для своего клиента-предприятия еще один лимит, а именно ограничение на остаток денег, который может находиться в кассе на конец дня. Сверх этого лимита деньги в кассе могут находиться только в дни выплаты зарплаты, пенсий, пособий, командировочных сумм и т. п. в течение 3-х рабочих дней, включая день получения денег в банке. Еще одним важным элементом контроля движения наличных денежных средств в государстве является обязательное применение специальных контрольно-кассовых машин (ККМ) при осуществлении денежных расчетов с населением по торговым операциям или по оказанию бытовых услуг. Эти сферы деятельности связаны с массовым наличным денежным оборотом. Исключение составляют только предприятия, которые в силу специфики своей работы используют документы строгой отчетности, заменяющие чеки контрольно-кассовых машин. А также некоторые другие организации в связи с особенностями их местонахождения.

Любое наличное денежное поступление (выручка от кассира-операциониста ККМ, суммы от подотчетных лиц и покупателей, займы физических лиц, деньги из банка по чеку и т. п.) оформляется приходным кассовым ордером. Ордер выписывается на основании соответствующих оправдательных документов, на которые кассир ставит штамп с надписью «Получено» и датой. После проверки соответствия записей приходный кассовый ордер подписывает главный бухгалтер. В учете это отражается одной из следующих проводок:

Д 50 — К 51, 62, 66, 71, 73, 75, 76 — отражен приход денег в кассу, где: счет 50 «Касса», счет 51 «Расчетные счета», счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», счет 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам», счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», счет 75 «Расчеты с учредителями», счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» .

В процессе прохождения моей практики, поступление денежных средств в главную кассу предприятия происходило тремя способами:

• 1. Сдача выручки кассиром оперативной кассы. Данная процедура выполнялась мной следующим образом: в журнале документов «Касса» с помощью кнопки «ввести новый документ» я выбирал «Приходный кассовый ордер», номер документа высвечивается следующий по порядку, текущая дата. Мне необходимо было выбрать счёт из «Плана счетов». В данном случае это был счёт 90 «Продажи», субсчёт 2 «продажи, облагаемые единым налогом на вменённый доходы», поскольку розничная торговля предприятия облагается ЕНВД. Затем из справочника сотрудников я выбирал ФИО кассира, от которого принимались денежные средства и в графе «Основание» я делал запись: выручка от реализации товаров в розницу. В нижней части ПКО, где расположена информация о НДС, мне необходимо было выбрать пункт меню «НДС не облагается». Такие обязательные реквизиты документа, как главный бухгалтер и кассир, высвечиваются автоматически, т.к. они первоначально занесены в КОНСТАНТЫ. Следующее действиеэто записать, печать, провести. Проведённый документ сохраняется в журнале документов.
• 2. Следующим способом поступления денежных средств являлась выручка за оказанные услуги. Процедура заполнения ПКО оставалась прежней, необходимо было выбрать счёт 62 «Расчёты с покупателями и заказчиками» и выбрать субконто конкретного покупателя от которого принималась выручка. Соответственно менялось основание. Здесь необходимо было заполнить графу Приложение (допустим ввести номер счёта на основании которого покупатель оплачивал услуги). И в графе НДС выбиралась ставка налога (18%).
• 3. Ещё один способ поступления денежных средствэто получение из банка наличных. Отличия от предыдущих способов заполнениясчёт-51 «Расчётный счёт», субконто необходимый расчётный счёт, т.к. у предприятия было открыто несколько счетов в разных банках. Основаниеполучено из банка наличными. Приложениеномер и дата чека, по которому производилось снятие денег. НДС данная операция не облагается.

Выдача денег из кассы производится по расходным кассовым ордерам, по платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег и другим документам, на которых стоят реквизиты расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег подписывают руководитель предприятия и главный бухгалтер.

Выдача оформляется одной из следующих проводок:

Д 20, 26, 44, 51, 60, 66, 70, 71, 73, 75, 76 — К 50 — отражен расход денег из кассы, где: счет 20 «Основное производство», счет 26 «Общехозяйственные расходы», счет 44 «Расходы на продажу», счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», счет 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам», счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», счет 75 «Расчеты с учредителями», счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» .

Разрешительные документы, прилагаемые к расходному кассовому ордеру, погашаются кассиром путем постановки на них штампа с надписью «Оплачено» и датой.

Денежные средства сверх лимита кассы, установленного обслуживающим банком, предприятие обязано сдавать в обслуживающий банк. Перемещение наличных денег из кассы предприятия в дневные и вечерние кассы банка может осуществляться как с помощью сотрудников предприятия, так и через представителей банка — инкассаторов.

Д 57 — К 50 — денежные средства из кассы сданы инкассатору, где: счет 57 «Переводы в пути» .

Д 51 — К 57 — переведены на расчетный счет наличные денежные средства из кассы.

Предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственные и оперативные нужды.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех дней по истечении срока, на который они выданы, представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах. (Для командированных сотрудников — в трехдневный срок после возвращения из командировки.) Если подотчетное лицо не представило в бухгалтерию в этот срок авансовый отчет, или истратило полученные денежные средства не по назначению, выданная сумма считается доходом физического лица, с которого должен быть удержан соответствующий налог.

Расходный кассовый ордер выписывался мной следующим образом: Журнал операцийКассаРасходный кассовый ордер. Либо ДокументыКассаРасходный кассовый ордер.

В форме РКО, так же, как и в других формах документов, номер высвечивается следующий по порядку, дата текущая.

Я выбираю счёт. Основные операции, отражаемые расходными кассовыми ордерами на нашем предприятии, были: выдача денег под отчёт (сч71), выдача заработной платы (сч70), сдача денег в банк (сч 51), инкассация выручки в банк (сч57). Затем из справочника сотрудников выбирается фамилия работника, которому непосредственно выдаются деньги. В основании мы пишем суть операции: «выдано под отчёт на хоз. нужды», «выдана заработная плата за … месяц», «Инкассированная выручка в банк». В приложении записываем Заявление (при выдаче под отчёт), либо номер и дату копии препроводительной ведомости при инкассации. Затем РКО записывается, распечатывается и сохраняется в журнале операций. Распечатанный РКО подписывается руководителем и главным бухгалтером, после чего, сотрудник, которому выдаются деньги заполняет в нижней части РКО прописью сумму, которую он получает и данные паспорта.

Помарки в кассовых документах не допускаются. Выдача и приемка денег проводится строго в день составления документов.

Предприятие обязано фиксировать любой приход и расход наличных денежных средств в кассовой книге, которая должна быть единственной на предприятии. Кассовая книга шнуруется, нумеруется, опечатывается и подписывается главным бухгалтером и руководителем предприятия. Записи в ней ведутся в двух экземплярах под копирку. Отрывные листы служат для отчета кассира.

Программа 1-С бухгалтерия позволяет вывести на кран кассовую книгу, которая формируется автоматически на основании ПКО, и РКО, внесённых нами. В нижней части журнала операций Касса существует кнопка «Кассовая книга», которую мы заполняя необходимый период, выводим на печать.

За необходимый период (например месяц) мы можем вывести целый ряд отчётов по кассе. Основным является ОтчётАнализ счёта. Выбираем период (месяц), номер счёта (50.1- касса в рублях) — сформировать. В результате мы видим остаток денежных средств на начало месяца, на конец, обороты по счёту (сколько поступило в кассу и сколько выбыло), с расшифровкой по бухгалтерским счетам.

Касса должна проверяться (подвергаться ревизии) ежемесячно. Ревизия кассы проводится без предварительного оповещения кассира. Излишек денег в кассе приходуется в доход предприятия или бюджета (в зависимости от того, откуда исходит инициатива проверки):

Д 50 — К 68, 91 — учтена сумма излишка денежных средств в кассе, где: счет 68 «Расчеты по налогам и сборам», счет 91 «Прочие доходы и расходы» .

Недостаток денег в кассе относится на счет кассира:

Д 94 — К 50 — установлен факт недостачи денежных средств в кассе;

Д 73−2 — К 94 — отнесена сумма недостачи на кассира;

Д 70 — К 73−2 — удержана сумма недостачи из заработной платы кассира, где: счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», субсчет 73−2 «Расчеты с персоналом по возмещению материального ущерба», счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» .

В настоящее время расчеты с помощью банковских карточек (карт) получает широкое развитие Покупка товаров при помощи кредитных карточек осуществляется таким образом. Карточка с закодированными параметрами ее владельца вставляется в щель кассового терминала, который имеет связь с банком. По каналу связи производится подтверждение платежеспособности клиента и дается команда на списание с его расчетного счета в банке суммы, набранной на терминале. Данные суммы поступают на расчётный счёт предприятия.

Учет кассовых операций сопровождается оформлением целого ряда документов, главными из которых являются:

договор о полной индивидуальной ответственности кассира;

приходный кассовый ордер (форма N КО-1);

расходный кассовый ордер (форма N КО-2);

журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма КО-3);

расчетно-платежная ведомость (форма N Т-49);

платежная ведомость (форма N Т-53);

кассовая заявка (форма N 408 027);

авансовый отчет (форма N АО-1);

доверенность (формы М-2 и М-2а);

объявление на взнос наличными (форма N 402 001);

кассовая книга (форма N КО-4);

журнал кассира-операциониста (форма N КМ-4);

отчет кассира;

справка-отчет кассира-операциониста (форма N КМ-6);

книга учета выданных и принятых кассиром денежных средств (форма N КО-5);

препроводительная ведомость к сумке с денежной выручкой (форма N 402 006);

акт о проверке денежных средств кассы (форма N КМ-9);

акт инвентаризации денежных средств в кассе (форма N ИНВ-15);

инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма N ИНВ-16);

кредитная карточка.

Главной особенностью ведения и заполнения кассовых документов является то, что помарки в них не допускаются. Если допущена ошибка при оформлении, то неправильно записанная цифра должна быть зачеркнута одной чертой (чтобы была видна неправильная запись), а сверху должен быть написан верный результат. Кроме того, делается также запись «Исправленному верить», ставятся подписи ответственных лиц (кассира и главного бухгалтера или кассира и руководителя), подписи заверяются печатью предприятия.

Безналичные расчёты Основные расчеты между предприятиями проводятся при помощи расчетных счетов.

Расчетные счета открываются юридическим лицам, имеющим самостоятельный баланс.

Операции по расчетному счету могут быть оформлены одной из следующих проводок:

Д 51 — К 50, 60, 62, 66, 67, 75, 76 — получено на расчетный счет;

Д 20, 26, 44, 50, 60, 66, 67, 68, 69, 75, 76, 91 — К 51 — списано с расчетного счета, где: счет 20 «Основное производство», счет 26 «Общехозяйственные расходы», счет 44 «Расходы на продажу, счет 50 «Касса», счет 51 «Расчетные счета», 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», счет 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам», счет 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам», счет 68 «Расчеты по налогам и сборам», счет 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», счет 75 «Расчеты с учредителями», счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», счет 91 «Прочие доходы и расходы» .

Кроме расчетного счета, банк открывает на каждого клиента (предприятие) соответствующий лицевой счет, на котором ведет учет взаимодействия с ним.

Предприятие периодически получают из банка выписки из расчетного счета и в качестве приложения к ним документы, на основании которых идут зачисления или списания денежных средств. Операции в данных выписках кодируются специальными цифрами (от 01 до 13), которые и отражают характер перемещения денежных средств.

Общие требования к оформлению документов, предъявляемых в банк для осуществления безналичных расчетов, приведены в «Положении о безналичных расчетах в Российской Федерации». Расчетные документы действительны в течение 10-ти дней, не считая дня выписки. Документы на бумажных носителях печатаются или на пишущей машинке, или на принтере персонального компьютера, исключение составляют чеки, бланки которых заполняются ручками с пастой или чернилами синего, фиолетового и черного цвета. Налог, подлежащий уплате, выделяется в документах отдельной строкой, иначе должна быть обязательная надпись о том, что налог по данной операции не уплачивается. Плательщики вправе отзывать свои платежные поручения, а взыскатели — платежные требования и инкассовые поручения, не оплаченные из-за недостатка средств на расчетном счете клиента банка.

Очередность списания денежных средств с расчетных счетов предприятия определяется ст. 855 Гражданского кодекса РФ.

Если на расчетном счете предприятия нет средств для осуществления платежей, то платежные поручения помещаются в картотеку до момента поступления денег.

После получения продукции, покупатель выписывает платежное поручение своему обслуживающему банку. Тот перечисляет деньги с расчетного счета покупателя на расчетный счет поставщика. Банк поставщика, зачислив деньги на расчетный счет своего клиента, делает ему выписку. Затем он извещает банк покупателя, который делает соответствующую выписку своему клиенту.

Отличие операций, осуществляемых согласно платежным требованиям и инкассовым поручениям, заключается в том, что первые могут проводиться плательщиком с акцептом (т.е. с учетом его согласия) или без него, а вторые — всегда в бесспорном порядке.

Платежные требования используются при расчетах за поставленные товарно-материальные ценности, выполненные работы и оказанные услуги, а также в некоторых других случаях. Списание денежных средств с расчетного счета плательщика без его согласия проводится в случаях, установленных законодательством, или если это определено условиями договора.

Безналичные расчеты не предполагают физического перемещения денег от одного предприятия к другому, равно как и перемещение их от одного банка к другому. Смысл безналичных расчетов заключается в списании сумм денег с одного расчетного счета на другой, в соответствии с документами, имеющими юридическую силу. Такая форма расчетов является более медленной, чем форма наличных расчетов, однако более надежной и безопасной. Кроме того, она позволяет легко осуществлять любой объем денежных платежей. Эта форма легко автоматизируется и скорость взаимных платежей с каждым годом увеличивается.

Во время прохождения моей практики, учёт безналичных расчётов в 1-С предприятии происходил следующим образом:

С определённой периодичностью в бухгалтерию приносили выписки из банка. Поскольку это происходило не каждый день, возникала необходимость вводить одновременно выписки за несколько дат.

В журнале операцийБанк я выбирал выписка. Либо в документахвыписка. Приходилось менять дату в новом документе, поскольку присутствовали выписки за несколько дат. В верхней части выбираем номер расчётного счёта, т.к. их несколько. Затем с помощью кнопки INSERT вводим информацию, заполняя табличную часть. Поскольку к каждой банковской выписке приложены платёжные документы, то вводим на их основании.

Поступление:

• -сдача выручки в банк. Кредит счёта 50, сумма поступления, номер и дата документа, краткая характеристика операции.
• -Поступило по картам. Кредит счёта 90.2, сумма поступления (вместе с комиссией банка)
• -поступило по покупателя. Кредит счёта 62, субконтонаименование организации, от которой поступили денежные средства
• -Получение кредитов. Кредит счёта 66.1 Субконтонаименование банка, от которого получен кредит.
• -Зачисление инкассированной выручки. Кредит счёта 57.

Расход денежных средств:

• -Оплата поставщику. Дебет счёта 60. Субконтонаименование контрагента, которому перечислены денежные средства.
• -Оплата налогов. Дебет счёта 68. Субсчёт 1,2,3… и т. д. в зависимости от налога.
• -Оплата взносов во внебюджетные фонды. Дебет счёта 69. Субсчета 1,2,3… и.т.д.
• -Перечислена зарплата на банковские карты сотрудников. Дебет счёта 70. Субконтофамилия работника.
• -Погашение процентов за кредит. Дебет счёта 66.3 Субконтонаименование банка.
• -Пополнение оборотных средств. Дебет счёта 51. Субконтономер расчётного счёта и наименование банка, на который перечисляются деньги.
• -Комиссия за зачисление по банковским картам. Дебет счёта 44.2 Субконтовид расходов (например прочие расходы).

Внеся все данные выписки за определённое число, записываем и выбираем пункт менюпоказать остатки. Для того, чтобы сверить остатки по выписке на бумажном носителе и в электронном виде. Если остатки совпадают, проводим выписку и она зачисляется в журнал операций.

Для отчёта за определённый период (например за месяц) выбираем пункты меню ОтчётыАнализ счёта-Счёт 51. В результате мы увидим остаток на начало, на коней и обороты по всем банковским счетам предприятия в совокупности за период. Выбрав пункт меню Отчёты, анализ по субконто, счёт 51, мы увидим движение денежных средств отдельно по всем счетам нашего предприятия.

Основные документы, которые используются в безналичных расчетах, следующие:

договор (о поставках, купли-продажи и т. п.);

заявление на открытие счета (форма N 401 025);

карточка с образцами подписей и оттиска печати (форма N 401 026);

платежное поручение (форма N 401 060);

сводное платежное поручение;

платежное требование (форма N 401 061);

заявление об отказе от акцепта (форма 401 004);

инкассовое поручение (форма N 401 071);

реестр передаваемых на инкассо расчетных документов (форма N 401 014);

аккредитив (форма N 401 063);

реестр счетов (форма N 401 065);

платежный ордер (форма N 401 066);

заявление на выдачу чековой книжки;

чековая книжка;

реестр чеков (форма N 401 007);

вексель;

кредитно-корпоративная карта;

расчетно-корпоративная карта;

выписка из расчетного счета.

Все документы по безналичным расчетам требуют очень тщательного и точного заполнения реквизитов, главными из которых являются:

• 1) наименование расчетного документа и код формы;
• 2) номер расчетного документа, число, месяц и год его выписки;
• 3) вид платежа;
• 4) наименование плательщика, номер его счета, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);
• 5) наименование и местонахождение банка плательщика, его банковский идентификационный код (БИК), номер корреспондентского счета или субсчета;
• 6) наименование получателя средств, номер его счета, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);
• 7) наименование и местонахождение банка получателя, его банковский идентификационный код (БИК), номер корреспондентского счета или субсчета;
• 8) назначение платежа;
• 9) сумма платежа, обозначенная прописью и цифрами;
• 10) очередность платежа;
• 11) вид операции;
• 12) подписи (подпись) уполномоченных лиц (лица) и оттиск печати (в установленных случаях).

Исправления, помарки и подчистки, а также использование корректирующей жидкости в расчетных документах не допускается.