Учет денежных средств организации

Для приёма, хранения и расходования наличных денежных средств ООО «Дилижанс» имеет кассу, оборудованную в соответствии с действующим законодательством.

За сохранность денежных средств в кассе отвечает кассир, который несёт полную материальную ответственность.

Кассовые документы, по которым производится прием и выдача наличных денег, представляют собой типовые межведомственные формы первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом РФ по согласованию с Банком России и Минфином РФ.

Приходный кассовый ордер (унифицированная форма № КО-1) выписывается работником бухгалтерии при поступлении денег в кассу в одном экземпляре, подписывается главным бухгалтером или лицом, которое на это уполномочено письменным распоряжением руководителя предприятия.

Оформленный приходный кассовый ордер регистрируется в специальном журнале. Порядковые номера присваиваются в хронологической последовательности, с начала и до конца года.

Выдача наличных денег производится по расходным кассовым ордерам или другим надлежаще оформленным документам (платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.), на которых ставится специальный штамп, заменяющий реквизиты расходного кассового ордера.

Расходный кассовый ордер (форма № КО-3) выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии с заполнением всех указанных на бланке реквизитов. Для выписки расходного кассового ордера у работника бухгалтерии должно быть основание. Например, расходный ордер на выдачу денежных средств подотчет на хозяйственные нужды может быть выписан только при предъявлении заявления с визой руководителя, а на выдачу аванса на командировочные расходы — при наличии приказа на командировку и командировочного удостоверения. Сумма проставляется цифрами в соответствующей рамке в верхней части документа и прописью в строке «Сумма» (за исключением копеек, их можно записать цифрами).

Чтобы исключить возможность повторного получения денег по первичным документам, приложенным к расходному кассовому ордеру, кассир должен погасить их (проставить на них штамп «получено» или «оплачено») с указанием числа, месяца, года.

По расходным ордерам производятся разовые выплаты денег. Как правило, это выдача денежных сумм подотчет на хозяйственные нужды или на командировочные расходы. Таким образом, расходный кассовый ордер оформляется при разовой выдаче денег, одному лицу. В том случае, когда те же разовые выплаты производятся нескольким лицам (например, нескольким работникам выдается депонированная заработная плата или нескольким лицам выдаются суммы под отчет на командировочные расходы), может оформляться платежная ведомость.

Ежемесячные выплаты заработной платы, пособий по социальному страхованию и стипендии выдаются только по платежным или расчетно-платежным ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

При выдаче денег по ведомости кассир должен убедиться, что на ее титульном листе есть разрешительная подпись руководителя организации и главного бухгалтера или лица, уполномоченного на это. В ведомости указываются и сроки выдачи денежных средств, они должны быть выданы в течение трех рабочих дней (в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях — до пяти рабочих дней), включая день получения денег в банке.

Получатели предъявляют документы, удостоверяющие их личность, но данные этих документов в ведомость не заносятся. Каждый получатель ставит подпись в соответствующей графе, но сумма прописью не указывается. Если деньги выдаются по доверенности, то перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Доверенность остается у кассира как приложение к ведомости.

Все приходные и расходные кассовые ордера, а также заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, и документу присваивается порядковый номер. Журнал регистрации (ф. № КО-3) построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных денежных средств организацией, присваиваются номера кассовым документам, проверяется полнота произведенных кассиром операций.

Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге (форма № КО-4). Согласно п. 23 разд. 3 Порядка ведения кассовых операций в РФ предприятие должно вести только одну кассовую книгу. В то же время для каждого кассового аппарата должна вестись отдельная книга кассира — операциониста.

При ведении кассовой книги «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» имеют одинаковое содержание и включают все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. При этом должна быть обеспечена полная сохранность кассовых документов.

Счет 50 «Касса» предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассе предприятия. По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств в кассу предприятия. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выбытие (выплата) денежных средств из кассы предприятия.

Хозяйственные операции в ООО «Дилижанс» по счету 50 «Касса» отражаются в документах: карточка сч. 50 «Касса», анализ счета, оборотно-сальдовой ведомости.

Рассмотрим возможные корреспонденции по дебету счета 50 «Касса».

1) Получены наличные деньги со счета в банке на выплату заработной платы:

Дебет 50 «Касса».

Кредит 51 «Расчетный счет».

2) Получены деньги в кассу от покупателей и заказчиков:

Дебет 50 «Касса».

Кредит 62.1 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

3) Поступление наличных денег в погашение задолженности по материальному ущербу:

Дебет 50 «Касса».

Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсч.2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

4) На суммы, внесенные учредителями в счет их вклада в уставный капитал:

Дебет 50 «Касса».

Кредит 75 «Расчеты с учредителями».

5) Поступили деньги от реализации товаров организации:

Дебет 50 «Касса».

Кредит 90 «Продажи», субсч. 1 «Выручка».

6) Поступление в кассу процентов по векселям, дивидендов по ценным бумагам, доходов от долевого участия в других организациях:

Дебет 50 «Касса».

Кредит 91 «Прочие доходы и расходы», субсч. 1 «Прочие доходы».

7) Возврат неиспользованного остатка подотчетных сумм:

Дебет 50 «Касса».

Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Например, отразим на бухгалтерских счетах поступление денежных средств в кассе ООО «Дилижанс»:

1. Поступила в кассу выручка за оказание услуг по пассажирским перевозкам:

Дебет 50.1 «Касса организации».

Кредит 90.01.1 «Продажи» — 38 085−99 руб.

Далее рассмотрим возможные корреспонденции счетов по кредиту счета 50 «Касса»:

1) Сданы в банк денежные средства для зачисления на расчетный счет (торговая выручка):

Дебет 51 «Расчетный счет».

Кредит 50 «Касса».

2) Оплачена наличными задолженность поставщикам за поступивший товар:

Дебет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Кредит 50 «Касса».

3) Выдана из кассы заработная плата:

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда.

Кредит 50 «Касса».

4) Выдано из кассы в подотчет на командировочные расходы:

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Кредит 50 «Касса».

5) Выданы из кассы суммы единовременной помощи работникам и другие выплаты:

Дебет 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)».

Кредит 50 «Касса».

6) Выданы дивиденды учредителям:

Дебет 75 «Расчеты с учредителями».

Кредит 50"Касса".

7) Выдана депонированная заработная плата:

Дебет 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами».

Кредит 50"Касса".

8) На сумму недостачи денежных средств в кассе:

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Кредит 50"Касса".

Например, отразим на бухгалтерских счетах выбытие денежных средств в кассе ООО «Дилижанс»:

1) Выплачена заработная плата из кассы:

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Кредит 50.1 «Касса организации» -2000;00 руб.

2) Выдано из кассы подотчет:

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Кредит 50 «Касса» -100 000−00 руб.

Банковское расчетно-кассовое обслуживание предприятия осуществляется по договору между предприятием и учреждением банка, в котором оговариваются стоимость банковских услуг предприятию, размер начисляемых процентов за хранение денежных средств и другие обязательства сторон.

Операции по расчетному счету, как правило, осуществляются на основании письменных распоряжений владельцев счета, оформляемых специальными банковскими документами: внесение наличных денег — по объявлениям о взносе; получение наличных денег с расчетного счета — по денежным чекам; перечисление денег — по платежным поручениям, расчетным чекам, аккредитивам, платежным требованиям. В ООО «Дилижанс» открыт расчетный счет в банке «Возрождение» и движение средств отражено в выписке из лицевого счета.

Списание средств со счетов плательщика производится только на основании первого экземпляра расчетного документа (документа, переданного по факсу), если иное не оговорено указаниями ЦБ РФ.

Безналичные расчеты предприятия могут производиться: платежными поручениями; аккредитивами; чеками; платежными требованиями.

Платежное поручение — письменное распоряжение плательщика банку на перечисление суммы денежных средств со своего расчетного счета на счет получателя. Поручения действительны в течение десяти дней со дня выписки (день выписки в расчет не принимается).

Платежное поручение принимается банком от плательщика к исполнению только при наличии средств на расчетном счете, если иное не оговорено между банком и владельцем счета. По договоренности сторон платежные поручения могут быть срочными, досрочными и отсроченными.

Синтетический учет операций по расчетному счету бухгалтерия предприятия ведет на счете 51 «Расчетный счет». Это активный счет, по дебету которого записываются: остаток свободных денежных средств предприятия на начало месяца, поступление наличных денег из кассы предприятия, денежные средства, зачисленные от покупателей продукции, заказчиков, дебиторов, полученные ссуды. По кредиту этого счета отражаются денежные средства в погашение задолженности предприятия поставщикам материальных ценностей (услуг), подрядчикам за выполненные работы, бюджету, банку за полученные ссуды, органам социального страхования и прочим кредиторам, а также суммы, выданные предприятию наличными в кассу.

Для отражения оборотов по счету 51 «Расчетный счет» служит карточка счета, анализ счета, оборотно-сальдовая ведомость и т. д. Основанием для заполнения этих регистров являются проверенные и обработанные выписки с расчетного счета, которые предприятие периодически получает из банка.

Наличие этих показателей за каждый отчетный день и месяц позволяет счетным работникам анализировать источники поступления денежных средств на расчетный счет предприятия, контролировать целевое использование средств, исполнение обязательств перед бюджетом и прочими хозяйственными органами согласно утвержденному календарному графику финансовых платежей.

Рассмотрим корреспонденции дебетовой стороны счета 51 «Расчетные счета с кредитом некоторых счетов:

1) Внесены на расчетный счет суммы превышения лимита кассы:

Дебет 51 «Расчетный счет».

Кредит 50 «Касса»

2) Поступила выручка от реализации продукции, основных средств, прочих активов.

Дебет 51 «Расчетный счет».

Кредит 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

3) Получены авансы от покупателей и заказчиков:

Дебет 51 «Расчетный счет».

Кредит 62−2 «Расчеты с покупателями и заказчиками» субсчет «Авансы полученные».

4) Сумма возврата излишне перечисленных налогов:

Дебет 51 «Расчетный счет».

Кредит 68 «Расчеты с бюджетом по налогам и сборам».

5) От учредителей взносы в уставный капитал:

Дебет 51 «Расчетный счет».

Кредит 75 «Расчеты с учредителями».

6) Зачислены краткосрочные и долгосрочные ссуды банка:

Дебет 51 «Расчетный счет».

Кредит 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам».

7) Зачислена на расчетный счет выручка от реализации продукции:

Дебет 51 «Расчетный счет».

Кредит 90−1 «Выручка».

8) Зачислена на расчетный счет выручка от реализации прочих активов:

Дебет 51 «Расчетный счет».

Кредит 91−1 «Прочие доходы».

Далее рассмотрим корреспонденции кредитовой стороны счета 51 «Расчетные счета» с дебетом некоторых счетов:

1) Получены наличные деньги в кассу:

Дебет 50 «Касса».

Кредит 51 «Расчетный счет».

2) Перечислены наличные деньги с расчетного счета на валютный счет:

Дебет 52 «Валютный счет».

Кредит 51"Расчетный счет".

3) Оплата счетов поставщиков:

Дебет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Кредит 51 «Расчетный счет».

4) На сумму денежных средств, перечисленную за прочие услуги (аренда, услуги связи и т. д.):

Дебет 76 «Расчеты с дебиторами и кредиторами».

Кредит 51 «Расчетный счет».

5) На сумму перечисленных платежей в бюджет и во внебюджетные фонды:

Дебет 68 «Расчеты с бюджетом по налогам и сборам», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению».

Кредит 51 «Расчетный счет».

6) На сумму заработной платы, перечисленной работникам:

Дебет 70 «Расчеты с рабочими и служащими.

Кредит 51 «Расчетный счет».

7) На суммы, перечисленные в погашение кредитов банков:

Дебет 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займа».

Кредит 51 «Расчетный счет».

8) Перечислены штрафы, пени, неустойки за несоблюдение договоров:

Дебет 91−2 «Прочие расходы».

Кредит 51"Расчетный счет".

Например, отразим на счетах бухгалтерского учета операции по выбытию денежных средств с расчетного счета ООО «Дилижанс»:

1) Согласно платежному поручению № 216 от 07.05.2013 г. перечислена оплата по счету № 546 от 30.04.2012 г. ООО «Роль» за автобусные билеты — 11 894−40.

Дебет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Кредит 51 «Расчетный счет» -11 894−40 руб.