Введение. 
Основные направления оптимизации делопроизводства на транспорте

Организация работы с документами — ключевая задача управления в любом учреждении: от офиса небольшого предприятия до федерального ведомства или кроной корпорации. Деятельность любого предприятия регулируется действующим законодательством, приказами и распоряжениями руководства, условиями заключаемых договоров, установленными правилами ведения тех или иных операций и так далее. Все эти «регуляторы» оформляются в виде документов — зафиксированных текстов, законов, приказов, договоров. Исходя из этого, можно сказать, что вся деятельность любого предприятия заключается в последовательном исполнении документов, а успех их исполнения определяет благополучие предприятия. Успех же исполнения документа во многом зависит от следующего:

Во-первых, от того, насколько ясно в нём изложена информация, включая её оформление и размещение. Поэтому существует целый ряд стандартных правил по подготовке, составлению, оформлению и изготовлению документации — или, говоря иначе, правил по документированию.

Во-вторых, необходимо обеспечить своевременность исполнения документа, то есть должна быть достигнута такая организация работ, при которой документ незамедлительно передавался бы исполнителю (или от исполнителя к исполнителю), а для самого исполнителя существовали бы стимулы к исполнению документа в срок. В России на протяжении нескольких веков и по сей день одним из таких стимулов считается контроль исполнения. Причём контроль возлагается на сотрудника, который непосредственно в исполнении документа участия не принимает и, более того, может абсолютно не разбираться в той области знаний или производства, которую затрагивает исполнение документа. Естественно, такой формальный контроль может преследовать только одну цель: отследить момент нарушения сроков исполнения документов. Документооборот и документирование и составляют понятие делопроизводства. Система делопроизводства предполагает, как уже отмечалось, наличие определённых норм. [1] До недавнего времени работа с документами осуществлялась преимущественно посредством перемещения бумажных документов и ведения множества бумажных или компьютерных регистрационных журналов и картотек.

Массовое появление персональных компьютеров в офисе и объединение их в сети создаёт принципиально новую технологическую среду для эффективного управления документооборотом. Необходимо отметить, что подходы к организации делопроизводства в России и на Западе в корне различаются. В России предполагается централизация обработки документов с целью осуществления единого контроля их прохождения и исполнения. Документы сначала докладываются в зависимости от степени важности вплоть до руководства организации, и при этом формируется соответствующее управленческое решение. Затем решение постепенно спускается по инстанциям — до конкретных исполнителей, всё более детализируясь. Наличие двух информационных потоков является уникальной особенностью российского делопроизводства и иллюстрирует сложившийся порядок, когда одни сотрудники работают с документами, а другие — контролируют ход исполнения документов по формальным признакам. Западный же подход к управлению характеризуется принципиально большей степенью децентрализации прав и ответственности. Это выражается в том, что должностные лица, отвечающие за решения тех или иных вопросов в организации, имеют все необходимые полномочия для работы с соответствующими документами. Приходится признать, что российская модель делопроизводства порождает ряд проблем, главная из которых — противоречие между централизованным контролем работы с документами и, по сути, децентрализованным процессом собственно исполнения документов. В результате практически невозможно централизованно отследить движение документов в организации в реальном масштабе времени: ведь это требует огромных трудозатрат не только на ведение подробных журналов и картотек в каждом подразделении (даже если они ведутся с помощью компьютера), но и на оперативное централизованное сведение соответствующей информации. [19] Отсутствие действенной технологии управления документооборотом на предприятии приводит в конечном счёте к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какой документацией работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители. [2] Проблемы в делопроизводстве есть везде: документы создаются и регистрируются несвоевременно, некачественно, теряются, не исполняются, не контролируются и так далее. На решение этих проблем сотрудники вынуждены тратить своё рабочее время.

Сегодня совершенно недостаточно перенести отработанные стереотипы канцелярии и бумажного делопроизводства на современный документооборот. На первый план выдвигаются уже не технические учётно-контрольные функции, а целый ряд проблем электронного документооборота. Кроме того, в связи с ростом количества внешних партнёров (потенциальных заказчиков и поставщиков) у предприятий увеличивается объём переписки, резко возрастают потери времени на поиск нужного документа и данных о партнёрах, из-за частых командировок менеджеров и специалистов встаёт проблема взаимозаменяемости сотрудников на рабочем месте. [5] Поэтому, актуальность данной темы состоит в том, чтобы найти эффективные пути при обработке документооборота транспортных перевозок.

Актуальность данной темы состоит в том что, правильная система документооборота обеспечивает документирование всей деятельности предприятия и является технологической основой для обеспечения, принятия, исполнения и контроля управленческих решений. Любое повышение эффективности работы с документами немедленно сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций, будь то улучшение обслуживания граждан государственным или муниципальным учреждением или повышение конкурентоспособности коммерческого предприятия.

Целью дипломной работы на тему: «Основные направления оптимизации делопроизводства на транспорте» является — разработка мероприятий по совершенствованию оптимизации документооборота в рамках предприятия. Для этого необходимо решить следующие задачи:

• 1. Охарактеризовать систему документооборота в данной организации.
• 2. Дать оценку документального ведения транспортного обслуживания.
• 3. Определить мероприятия по улучшению обработки документации по перевозкам.

Объектом исследования являются данные документов ОАО «Вологдаэнерго». Предмет исследования — процесс документооборота, который является одним из главных факторов, обеспечивающий чёткость работы с партнёрами, слаженность работы сотрудников, точность исполнения документов.