Исходящие документы

Министерство образования и науки РК Колледж КазГЮУ г. Актобе Контрольная работа Тема по дисциплине делопроизводство: Исходящие документы

2011 г.

План Введение

1. Понятие исходящих документов

2. Порядок регистрации исходящих документов

3. Пример исходящих документов Заключение Список использованной литературы Введение Регистрация входящей или исходящей корреспонденции — это фиксация факта создания или получения документов через присвоение им порядковых номеров и записи необходимых сведений, содержащихся в них.

Цель регистрации заключается в обеспечении учета, контроля и поиска документов.

Каждый документ должен регистрироваться в данном учреждении только один раз. Входящие документы регистрируются в день поступления, а исходящие и внутренние — в день подписания.

Обязательно должны регистрироваться документы, поступающие от вышестоящих организаций (учреждений), и те, которые направляются в вышестоящих организаций (учреждений), важные внутренние документы (приказы, распоряжения, протоколы, докладные записки и т. д.), а также предложения, жалобы граждан.

Не регистрируются поздравительные письма, поздравительные телеграммы, приглашения информации до сведения, документы, проходящие через службу документирования и подвергаются оперативному учету в специальных оперативных формах в отраслевых и функциональных структурных подразделениях: бухгалтерские документы первичного учета (их регистрируют в бухгалтерии), ежемесячные и ежеквартальные отчеты подведомственных организаций.

Для регистрации документов всех категорий (входящих, исходящих, внутренних) используют регистрационно-контрольные карточки и специальные журналы.

Регистрационно-контрольные карточки заполняют машинописным способом (предпочтительнее) или от руки.

В случае регистрации служебных писем фиксируют лишь инициативные документы (запросы), составленные в данном учреждении или те, которые поступили от другого учреждения, а данные о документе, оставленный в ответ, отмечают как дополнение к регистрационным записям в той же карте.

Бланки регистрационно-контрольных карточек изготовляют типографским способом или с помощью средств оперативной полиграфии на листах бумаги формата А5 или А6.

Календарную шкалу контрольно-регистрационной карточки используют для контроля за сроками исполнения документа. На ней обозначают число месяца, в который документ надо выполнить.

В календарной шкале карточек формата А6 отмечают только нечетные дни месяца. Если срок исполнения документа приходится на четное число, то в карточке обозначают предыдущее число.

В графе «Корреспондент» фиксируют название организации, с которой поступил документ или, если документ выходной, — куда его отправлено (которой учреждении). Регистрируя заявления, предложения, жалобы, то в этой графе указывают также фамилия, имя, отчество, место работы или домашний адрес автора.

Графы «Дата», «Индекс» заполняют только на входящие документы.

В графу «Краткое содержание» вносят название документа (если нет отдельной графы) и заголовок к тексту документа. Если регистрируемый документ не имеет заголовка к тексту, то регистратор сам определяет суть документа и записывает краткое формулирование ее в этой графе.

В графе «Резолюция» отмечают полное содержание резолюции, ее автора и дату. Эту графу заполняют после рассмотрения документа. Если на документе нет резолюции, то регистратор указывает в этой графе фамилия, инициалы, должность исполнителя, которому направлено документ, и дату направления.

Запись об исполнении документа должно отражать суть решения вопроса, содержать индекс и дату документа, отправлено в ответ. Если письменный ответ на зарегистрированный документ не предусмотрено, то в графе «Отметка об исполнении документа» конкретно записывают: когда, кем и как решен вопрос, изложенный в зарегистрированном документе. В этой же графе отмечают индекс дела, в которое документ подшили для хранения.

На обратной регистрационно-контрольной карточки в графе «Отметка» делают отметки о контроле за сроками исполнения документа с указанием конкретных причин задержки исполнения документа.

Графы «Фонд №», «Описание №», «Дело №» заполняют в архиве, куда контрольно-регистрационные карточки сдаются вместе с документами по окончании работы с ними.

Журнальная форма регистрации документов характерна для предприятий, в которых объем документооборота составляет около 600 документов в год.

Графы журналов регистрации документов заполняются так же, как и графы регистрационно-контрольных карточек. Журнальная форма регистрации документов имеет недостатки: нарушается принцип одноразовости регистрации документа (его приходится отдельно регистрировать в каждом подразделении, куда передают на исполнение; надо вести несколько журналов — входящих документов, исходящих документов, приказов, жалоб и т. д.; поиск информации при запросах длительный и сложный, поскольку инициативный документ может быть зарегистрирован в журнале входящей документации, ответ на него — в журнале регистрации исходящей документации, а приказ по решению вопроса инициативного документа — в журнале регистрации приказов.

1. Понятие исходящих документов корреспонденция документ исходящий регистрация Исходящими документами наказываются официальные документы, отправляемые из организации Этапами обработки исходящих документов являются:

* Составление проекта документа исполнителем

* Проверка правильности оформления проекта документа

* Подписание документа руководителем (либо утверждение)

* Регистрация документа

* Отправка документа адресату

* Подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело (наряд).

1. Проект исходящего документа составляется ответственным исполнителем по поручению руководителя. Исходящие документы составляются в 2х экземплярах, за исключением факсов, составляемых в одном экземпляре.

2. Проверка правильности исходящего документа осуществляется секретарем или работником службы делопроизводства.

3. Подготовленный проект документа предоставляется на подпись руководителю организации.

4. После подписания руководителем документ передается в отдел делопроизводства для регистрации и отправки.

Порядок работы с исходящей корреспонденцией состоит из следующих операций:

* проверка наличия всех элементов почтового адреса — фамилии и инициалов получателя, улицы, номера дома, города, области, отделения связи;

* проверка соответствия даты, указанной на документе, дате поступления его в отдел делопроизводства;

* проверка наличия указанных в документах приложений и подписей.

* на письмах с несколькими адресами проверка наличия отметок, сделанных исполнителем, напротив наименования того адресата, которому направляется данный экземпляр письма;

* регистрация поступивших на отправку документов.

* сортировка, адресование и вложение в конверты, взвешивания, маркирования и проставление стоимости отправления, составление описи заказных бандеролей, писем, повесток, упаковки и сдачи их в отделение связи.

Исходящие документы могут быть отправлены по почте, курьером, по факсу или электронной почтой. Корреспонденция, отправляемая по почте, классифицируется на простую и заказную.

Заказными бандеролями направляются дела и материалы, а исковые материалы и исполнительные документы заказными письмами либо направляются курьерами. Судебные повестки и копии процессуальных актов направляются судом в заказных письмах с уведомлением о вручении (форма № 119).

Учитывая большой объем исходящей корреспонденции в судах общей юрисдикции, с целью установления принадлежности названного уведомления к конкретному делу на бланке уведомления о вручении размещается необходимая судам дополнительная информация в виде номера дела, даты и времени его рассмотрения.

Бланк уведомления прикрепляется к стороне письма, на которой не указывается адрес. Указанный бланк уведомления подлежит возврату отправителю после получения письма адресатом.

На лицевой стороне заказных писем и бандеролей делаются отметки «судебное», «судебная повестка с уведомлением», «определение с уведомлением», «решение с уведомлением», «постановление с уведомлением» и т. д.

На корреспонденцию, отправляемую заказной почтой, составляются описи в двух экземплярах. Опись составляется отдельно на письма и на бандероли. В каждой описи регистрируется не более 35 отправлений. Один экземпляр описи сдается на почтовое отделение, второй — с соответствующей отметкой почтового отделения подшивается в хронологическом порядке в наряд.

При регистрации исходящих документов используется порядковая нумерация. При регистрации простой корреспонденции, по журналу, номер присваивается в рамках одного годас 1 января по 31 декабря, начиная с № 1.

2. Порядок регистрации исходящих документов Исходящие документы, подготовленные в организации и предназначенные для отправки, после надлежащего оформления и подписания руководителем регистрируются централизованно в службе документационного обеспечения управления (ДОУ) в регистрационно-контрольных карточках (РКК) или журнале регистрации исходящих документов.

Индекс на исходящем документе проставляется в два этапа.

Первоначально исполнитель, подготовивший проект документа, до представления на подпись руководителю проставляет на нем индекс дела по номенклатуре, в котором будет храниться копия исходящего документа (включает в себя индекс раздела и номер дела в пределах данного раздела), например № 5−14. После подписания руководителем или иным уполномоченным лицом документ передается в службу ДОУ на регистрацию. В процессе регистрации к оформленному на документе индексу дела по номенклатуре добавляется порядковый номер исходящего документа, который переносится из регистрационной формы, например № 5−14/346.

Порядковые регистрационные номера проставляются на документах валовым порядком в пределах делопроизводственного года независимо от того, каким структурным подразделением подготовлен документ и в какое дело он будет подшит. Например, исходящий документ, подготовленный бухгалтерией, получит индекс 6−15/345 (6 — индекс бухгалтерии, 15 — номер дела в бухгалтерии, в котором будет храниться копия исходящего документа), следующий за ним документ, подготовленный отделом кадров, получит индекс 5−14/346 (5 — индекс отдела кадров, 14 — номер дела в отделе кадров, в котором будет храниться копия исходящего документа).

Форма карточки для регистрации исходящих документов идентична форме РКК для входящих документов. Единственное отличие в заполнении РКК на исходящие документы заключается в том, что в графе «Корреспондент» указывается название организации, в которую направляется документ.

Регистрация исходящих документов может иметь особенности в зависимости от того, является документ ответным или инициативным. Исходящие документы-ответы рекомендуется регистрировать на тех же карточках, что и входящие документы-запросы. В этом случае регистрационным индексом исходящего документа будет индекс дела по номенклатуре, в которое будет подшита копия исходящего документа, и порядковый регистрационный номер поступления документа, на который подготовлен ответ (берется из регистрационного штампа). В РКК информация о документе-ответе записывается в графу «Отметка об исполнении документа» .

Рассмотрим пример оформления исходящего документа-ответа на письмо, а также пример заполнения РКК на него.

Регистрация документа — запись учетных данных одокументе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа в определенный день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе, что позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней.

Иными словами, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения, которую потом можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.

Следовательно, регистрация преследует три цели:

§ учет документов;

§ контроль за их исполнением;

§ справочная работа по документам.

Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения.

Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. Служба делопроизводства должна разрабатывать список (перечень) документов, не подлежащих регистрации. Он утверждается руководителем организации и обновляется по мере необходимости. После первичной обработки нерегистрируемые документы передаются в подразделение или непосредственным исполнителям, которых может касаться содержащаяся в них информация.

К документам, не подлежащим регистрации, как правило, относятся:

§ письма информационно-справочного характера, присылаемые для сведения;

§ все рекламные письма;

§ поздравительные письма и телеграммы;

§ приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций;

§ печатные издания (книги, брошюры, журналы);

§ пакеты с пометой «лично» ;

§ копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;

§ информационные материалы и т. д.

Формы регистрации документов Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно с самостоятельными регистрационными номерами.

Регистрационный номер (индекс) документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Существуют три формы регистрации документов:

§ журнальная;

§ карточная;

§ автоматизированная.

Журнальная форма Журнальная система применяется обычно тогда, когда учет документов выступает на первый план, в журналах обычнорегистрируются наиболее ценные документы, например паспорта, трудовые книжки, документы об образовании. Банки ведут журналы учета договоров о депозитном вкладе, счетов фирмы и т. д. Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе.

Так, журнал учета конфиденциальных документов имеет следующие графы:

Журнальная система регистрации была удобна в организациях до тех пор, пока они получали незначительное количество документов. При большом объеме документооборота журнальная система имеет ряд существенных недостатков. Так как регистрация в журнале ведется в последовательности поступления документов, ее одновременно может вести только один человек. При большом количестве полученных документов процесс регистрации занимает много времени и задерживает дальнейшую работу с документами. Кроме того, журнальная система регистрации часто приводит к повторной регистрации документов в других структурных подразделениях, куда документ передается. Но самый главный недостаток журнальной системы регистрации — это невозможность организовать контроль за сроками исполнения документов и оперативно вести информационно-справочную работу по документам.

Карточная форма Карточная система регистрации позволяет преодолеть эти недостатки, так как карточки можно располагать в картотеках в любой последовательности, да и регистрировать документы могут несколько человек одновременно, создавая под копирку нужное количество экземпляров регистрационной карточки. Форма регистрационной карточки может быть определена самим учреждением и записывается в инструкции по делопроизводству.

Автоматизированная форма Однако наиболее рациональной на сегодняшний день является автоматизированная система регистрации документов на компьютере. Она позволяет, ведя регистрацию на различных рабочих местах, объединить все сведения о документах в единую базу данных, на основе которой можно организовать централизованную информационно-справочную работу и контроль за исполнением документов.

3. Пример исходящих документов Пример заполнения регистрационно-контрольной карточки на исходящий документ (заполненные графы выделены курсивом) Как видно, порядковый регистрационный номер входящего документа-запроса и порядковый регистрационный номер исходящего документа-ответа совпадают.

После исполнения входящего документа-запроса на нем проставляется реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело».

Аналогичным образом «Отметка об исполнении» заполняется в соответствующей графе журнала регистрации входящих документов.

Если же исходящий документ является инициативным, то он в любом случае будет зарегистрирован на отдельной РКК. Кроме того, в зависимости от принятой системы делопроизводства на отдельных карточках допускается регистрировать и исходящие документы-ответы, однако в этом случае на них потребуется заполнять дополнительные экземпляры РКК. В этом случае регистрационный индекс исходящего документа будет состоять из индекса дела по номенклатуре и порядкового регистрационного номера исходящего документа. Так, в указанном примере ответного документа порядковый номер ответа будет уже не 57, а например, 101. Соответственно и индекс исходящего документа будет не 1−18/57, а 1−18/101.

В РКК на исходящие инициативные документы (документы-запросы) графа «Отметка об исполнении документа» заполняется после получения ответного письма либо иной необходимой информации об исполнении документа. Если ответа не ожидается, то в соответствующей графе пишутся слова «В дело» с добавлением индекса дела по номенклатуре, в которое будет подшита копия исходящего документа.

На каждый инициативный документ, требующий ответа, заполняется, как правило, один экземпляр РКК, который помещается в справочную картотеку. В случае, когда документ берется на особый контроль, заполняется дополнительный экземпляр РКК и помещается в контрольную картотеку по ожидаемой дате получения ответа (дату указывает составитель документа на копии, если срок не указан в тексте документа).

Сведения о документах-ответах регистрируются на карточках, на которых были зарегистрированы соответствующие документы-запросы.

Аналогичным образом заполняются графы журнала регистрации исходящих документов.

При журнальной форме регистрации порядковый номер исходящего документа всегда будет самостоятельным и никак не связанным с порядковым номером поступления.

После регистрации 1-й экземпляр исходящего документа направляется корреспонденту по назначению, а его копия (так называемый «отпуск») подшивается в соответствующее дело. Вместе с копией исходящего документа в это дело включается документ-запрос (если исходящий документ являлся ответным) или документ-ответ (если исходящий документ являлся инициативным и требовал письменного ответа).

Заключение

Исходящими документами наказываются официальные документы, отправляемые из организации.

Технология обработки исходящих документов включает следующие основные процедуры

· разработку проекта документа в структурном подразделении;

· согласование проекта документа в структурных подразделениях организации;

· утверждение документа руководством;

· регистрацию документа;

· экспедиционную обработку документа.

Проекты исходящих документов, готовятся в структурных подразделениях непосредственными исполнителями. Подготовленные таким образом проекты рассматриваются руководителями соответствующих структурных подразделений и согласовываются с другими заинтересованными подразделениями.

Согласование документа подразумевает ознакомление заинтересованного лица с содержанием документа и добавление грифа согласования. Документ, прошедший все необходимые согласования, направляется в канцелярию для представления на рассмотрение руководству.

Проекты исходящих документов, подготовленные в ответ на входящие, рассматриваются тем же руководителем, который выдавал резолюцию по исполнению соответствующих входящих. Если проект составлен надлежащим образом, он подписывается руководителем и возвращается в канцелярию. Все исходящие из организации документы подлежат обязательной централизованной регистрации, которая производится в канцелярии после подписания документа руководителем, что проявляется в присвоении отправляемому документу регистрационного номера.

1. Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводств.

2. В. В. Паневчик. Делопроизводство.

3. Андреева В. И. «Делопроизводство» .

4. Документы и делопроизводство: справочное пособие. Сост. Лихачев М. Т