Новые информационные технологии и архивное дело

Электронный документооборот в России становится все более распространенным. Информация в электронном виде превратилась в ценнейший ресурс управления. В технологически развитых странах реализуют конкретные программы по адаптации своих граждан к новой информационной среде.

Тема «электронного правительства», электронного документооборота, электронных библиотек, счетов-фактур и документов в последнее время стала довольно популярной.

Распоряжением Правительства РФ от 12.02.2011 № 176-р, был утвержден План мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности. Электронный архив — интегрированный комплекс программных и технических средств, предназначенный для хранения архивных документов в электронном виде.

Основы придания юридической силы электронным документам заложены Законом об информации («электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах»), А с 2015 г., с вступлением в силу поправок, внесенных Федеральным законом от 08.03.2015 № 42-ФЗ «О внесении изменений в часть первую Гражданского кодекса Российской Федерации», ГК РФ (ст. 434) «признал» электронный документ («электронным документом, передаваемым по каналам связи, признается информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту»).

Однако отсутствует системообразующий акт, а есть целый набор нормативных актов, в которых содержатся отрывочные и разрозненные рекомендации по хранению электронного документа. Закон об архивном деле в этом смысле существенно устарел, ведь он был разработан и принят еще до того, как получил свое развитие электронный документооборот^[1].

В соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, условиями хранения электронных документов являются:

• — наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);
• — наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния;
• — обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.

В процессе хранения электронных документов в архиве организации не реже одного раза в 5 лет производится технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов, и в случае изменения физического состояния носителей проводится работа по перезаписи электронных документов на новые носители.

При передаче электронных документов в архив организации выполняются в том числе проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ и проверка воспроизводимости электронных документов.

Передача текстовых электронных документов для хранения в архив организации, являющейся источником комплектования государственного и муниципального архива, осуществляется в формате PDF/A^[2].

Как уже указывалось в предыдущем параграфе, в 2013 г. был принят Федеральный закон «О внесении изменений в части первую, вторую и четвертую Гражданского кодекса Российской Федерации и отдельные законодательные акты Российской Федерации», которым внесены изменения в часть четвертую ГК РФ (ст. 1275), которые являются основополагающими для соблюдения авторских прав. В соответствии с этими изменениями теперь библиотекам и архивам разрешено оцифровывать произведения научной и образовательной литературы, изданные в России не позднее 10 лет назад. Оцифровка допускается без согласия автора или иного правообладателя и без выплаты вознаграждения. Доступ к оцифрованным произведениям предоставляется в помещении библиотек и архивных учреждений.

Вопросы и задания для самоконтроля

• 1. Дайте определение библиотечного дела.
• 2. Какие нормативные правовые акты составляют правовую основу библиотечного дела?

• 3. Каковы объекты и субъекты библиотечного дела?
• 4. Перечислите основные виды библиотек.
• 5. Дайте определение обязательного экземпляра документа.
• 6. Назовите основной документ в области формирования обязательного экземпляра документов.
• 7. Каковы цели формирования системы обязательного экземпляра документа?
• 8. Дайте определение архивного дела.
• 9. Что представляет собой структура архивного законодательства?
• 10. Назовите уполномоченный Правительством РФ федеральный орган исполнительной власти в сфере архивного дела.
• 11. Какие документы входят в состав Архивного фонда РФ?

• [1] См.: Агапов И., Овчинников П. Хранение электронных документов: где и как [Электронный ресурс] // URL: http://ecm-journal.ru/docs/Glava-5-Khranenie-ehlektronnykh-dokumentov-gde-i-kak (дата обращения: 18.03.2019).
• [2] См.: Новые правила в действии [Electronic resource] // Архивное делопроизводство. URL: http://archivekeeping.ru/metod_base/view/new_pravilal (дата обращения:18.03.2019).