Подзаконные и иные правовые акты, регулирующие юридическое делопроизводство

Указы и распоряжения Президента Российской Федерации в сфере делопроизводства состоят в установлении системы органов исполнительной власти, регулирующих деятельность в сфере делопроизводства. В качестве примера можно привести Указ Президента Российской Федерации от 04.04.2016 № 151 (ред. от 15.05.2018) «О Федеральном архивном агентстве».

Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее — Постановление о трудовых книжках) утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее — Правила ведения и хранения трудовых книжек). На основании постановления Правительства Российской Федерации от 01.03.2008 № 132 «О внесении изменений в постановление Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 № 225» в п. 35 Правил, в частности, внесены изменения, согласно которым при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, должны заверяться подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника.

В соответствии с Постановлением о трудовых книжках Министерству труда и социальной защиты Российской Федерации поручено утвердить инструкцию по заполнению трудовых книжек. Однако поскольку данное поручение до сих пор не выполнено, продолжает действовать Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (далее — Инструкция по заполнению трудовых книжек).

Также принято Постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», которое устанавливает единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Делопроизводство в судебных органах устанавливается приказами Судебного департамента при Верховном Суде РФ (ВС РФ). В качестве примера можно привести Приказ Судебного департамента при ВС РФ от 15.12.2004 № 161 (ред. от 09.01.2018) «Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов», а также Приказ Судебного департамента при ВС РФ от 27.12.2016 № 251 «Об утверждении Порядка подачи в федеральные суды общей юрисдикции документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа». В системе арбитражных судов до сих пор действует Постановление Пленума Высшего арбитражного суда Российской Федерации от 25.12.2013 № 100 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций».

Сроки хранения документов закреплены в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном руководителем Федеральной архивной службы от 06.10.2000. В Перечень включены документы, образующиеся при документировании однотипных управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от функционально-целевого назначения, форм собственности, уровня и масштаба деятельности. Его требования распространяются на все организации, однако применяются в них по-разному. Временные сроки хранения применяются всеми организациями. Постоянный срок хранения применяется государственными, муниципальными организациями и негосударственными организациями — источниками комплектования архивов. Государственные, муниципальные организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы 10 лет, негосударственные — не менее 10 лет. Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Отметка «до минования надобности» означает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее одного года. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, утвержден приказом министра культуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Служба кадров акционерного общества должна иметь также Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 № 03−33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ».

Большую группу нормативных документов составляют локальные нормативные акты, создаваемые самостоятельно в каждой организации в соответствии с действующим законодательством.

Локальные нормативные акты — это юридические документы, содержащие нормы права, регулирующие трудовые (служебные) и иные связанные с ними отношения, принятые работодателем (представителем нанимателя) в установленном порядке в пределах своей компетенции в соответствии с действующим законодательством, коллективными договорами и соглашениями, в целях развития и конкретизации общих правил применительно к специфике соответствующей организации (органа). Примерами локальных нормативных актов могут служить Инструкция по делопроизводству или Положение о кадровой службе, принятые в организациях.

Классификаторы документации

Важными средствами информационного обеспечения являются классификаторы технико-экономической и социальной информации, т. е. нормативные документы, в которых содержатся свод и присвоенные коды наименований объектов, информация о которых используется в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных формах документов.

В зависимости от сферы применения классификаторы делятся на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий. В делопроизводстве организаций, учреждений и предприятий используются общероссийские классификаторы:

• • ОКПО — Общероссийский классификатор предприятий и организаций;
• • ОКУД — Общероссийский классификатор управленческой документации;
• • ОКОГУ — Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления;
• • ОКАТО — Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления;
• • ОКИН — Общероссийский классификатор информации о населении;
• • ОКСО — Общероссийский классификатор специальностей по образованию.

Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011−93 принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299 (далее — ОКУД). Он используется:

• • для регистрации форм документов;
• • упорядочения информационных потоков;
• • сокращения применяемых форм;

• • исключения из обращения неунифицированных форм документов;
• • обеспечения учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;
• • контроля за составом документов и исключения дублирования используемой в системе управления информации;
• • организации действенного контроля за применением унифицированных форм документов.