Основы кадрового делопроизводства

Состав и виды кадровых документов

Законодательством не дано понятие «кадровые документы» и не установлен единый перечень тех кадровых документов, которые являются обязательными. В общем виде кадровые документы можно определить как совокупность документов, опосредующих возникновение, изменение и прекращение трудовых правоотношений, а также документов, регулирующих трудовые отношения внутри организации.

С учетом требований ТК РФ, отдельных нормативных правовых актов и сложившейся практики в примерный перечень входят следующие документы.

• 1. Трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним. Обязательность заключения трудового договора предусмотрена статья 16, 56, 57, 67 ТК РФ.
• 2. График отпусков. Наличие графика отпусков, его обязательность для работодателя и работника предусмотрены ст. 123 ТК РФ.
• 3. Трудовые книжки и книги по их учету. Обязанность ведения трудовых книжек, книг по их учету, а также правила такого ведения закреплены ст. 66 ТК РФ, Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках».
• 4. Табель учета рабочего времени. Обязанность работодателя вести учет времени, фактически отработанного каждым работником, закреплена в ч. 4 ст. 91 ТК РФ.
• 5. Личная карточка работника. Данный документ необходим, в частности, в силу п. 12, абз. 3 п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

6. Штатное расписание. Работодатель составляет штатное расписание, исходя из норм ст. 15, 57 ТК РФ. Штатное расписание может составляться любым работником, на которого возложена такая функция (руководитель организации, кадровик, бухгалтер). Перед его составлением необходимо определить общую структуру организации для дальнейшего распределения людских и материальных ресурсов в зависимости от направления деятельности и тех целей, для которых создана организация. Штатное расписание содержит следующие сведения: наименование структурных подразделений; наименование должностей, специальностей, профессий; количество штатных единиц; размер оклада и (или) тарифной ставки; наличие и размер надбавки и пр.

Поскольку трудовое законодательство не содержит такого понятия, как «внештатный работник», следует избегать использования подобного определения при оформлении трудовых отношений с работниками.

• 7. Обязательные локальные нормативные акты организации:
  • а) правила внутреннего трудового распорядка (далее — ПВТР) согласно ст. 189 ТК РФ. Правила внутреннего трудового распорядка — локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя. Допускается включение в ПВТР, например, норм о защите персональных данных, оплате труда и премировании, а также других положений, с которыми работники данной организации должны быть ознакомлены под подпись без утверждения отдельных положений о них;
  • б) документ, регламентирующий порядок хранения и использования персональных данных работников, например положение о персональных данных работников (ст. 87 ТК РФ). Согласно п. 8 ст. 86 ТК РФ работники должны быть ознакомлены под подпись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, и об их правах и обязанностях в этой области;

• в) положение об оплате труда и премировании, если соответствующих условий нет в ПВТР (ст. 135 ТК РФ);
• г) локальный нормативный акт, содержащий перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (например, положение о ненормированном рабочем дне), если работникам организации трудовым договором установлен такой режим (ст. 57, 101 ТК РФ). Помимо отдельного положения данный перечень может содержаться в коллективном договоре или ПВТР;
• д) локальный нормативный акт, предусматривающий разделение рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ). Таким документом может быть отдельное положение о режимах рабочего времени. Нормы, регулирующие количество частей рабочего дня, их продолжительность, также могут быть включены в ПВТР.
• 8. Документ об утверждении формы расчетного листка (например, приказ работодателя). Форма утверждается с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов. Данные выводы следуют из ч. 2 ст. 136 ТК РФ.
• 9. Документы, подтверждающие полномочия должностных лиц организации на подписание тех или иных документов. В соответствии со ст. 20 ТК РФ, права и обязанности работодателя в трудовых отношениях осуществляются: физическим лицом, являющимся работодателем; органами управления юридического лица (организации) или уполномоченными ими лицами, иными лицами, уполномоченными на это в соответствии с федеральным законом.
• 10. Положение о филиале, представительстве. Следует подчеркнуть, что в соответствии со ст. 55 ГК РФ филиал является обособленным подразделением юридического лица, правоспособностью юридического лица не обладает, руководитель филиала назначается юридическим лицом и действует на основании его доверенности. Представительства и филиалы должны быть указаны в едином государственном реестре юридических лиц.
• 11. Положение об аттестации. Законодательством Российской Федерации обязательность прохождения аттестации установлена только в отношении отдельных категорий работников (например, авиационного персонала в соответствии с п. 4 ст. 8 Воздушного кодекса РФ).

• 12. Положение об охране коммерческой тайны. Если в трудовой договор работника включены условия о работе с информацией, составляющей коммерческую тайну, он должен быть ознакомлен с порядком и условиями ее обработки, получения, передачи. Такой вывод следует из положений пп. 1, 2 ч. 1 ст. 11 Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне». В противном случае работодателю будет сложно доказать, что работник разгласил коммерческую тайну, и уволить его по соответствующему основанию пп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.
• 13. Документы по охране труда, к которым, в частности, относятся:
  • — правила и инструкции по охране труда (абз. 23 ч. 2 ст. 212 ТК РФ);
  • — журналы вводного, повторного, внепланового и целевого инструктажей по охране труда, первичного инструктажа на рабочем месте (п. 2.1.3 Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций, утвержденного Постановлением Минтруда России № 1, Минобразования России от 13.01.2003 № 29);
  • — перечень профессий и должностей работников, освобожденных от прохождения первичного инструктажа на рабочем месте, если работодателем принято решение не проводить такой инструктаж в отношении работников, не связанных с эксплуатацией, обслуживанием, испытанием, наладкой и ремонтом оборудования, использованием электрифицированного или иного инструмента, хранением и применением сырья и материалов (абз. 6 п. 2.1.4 Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций, утвержденного Постановлением Минтруда России № 1, Минобразования России от 13.01.2003 № 29);
  • — инструкция о мерах пожарной безопасности (п. 2 Правил противопожарного режима в Российской Федерации, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 25.04.2012 № 390).
• 14. График сменности. Статьей 103 ТК РФ установлено, что если в организации применяется сменная работа, то работа производится в соответствии с графиком сменности. Следовательно, данный документ является обязательным только в указанном случае.

• 15. Документы, относящиеся к воинскому учету граждан. Согласно п. 7 ст. 8 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» органы государственной власти, организации и их должностные лица должны исполнять обязанности по организации и ведению воинского учета граждан в соответствии с данным Законом и Положением о воинском учете, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719.
• 16. Приказы (распоряжения).
• 17. Иные документы, к которым, в частности, относятся:
  • а) уведомления (извещения), оформленные работодателем (их копии);
  • б) справки, полученные от работников (их копии);
  • в) акты об отказе работника выполнить требования работодателя.