Системы документации как компонент информационной базы абис

Унифицированные системы документации

Система документации (по ГОСТ Р 7.0.8−2013) — совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению Одним из важнейших компонентов информационного обеспечения автоматизированных библиотечно-информационных систем являются системы документации. Системы документации создаются и функционируют в условиях как традиционных, так и автоматизированных информационных систем. Внедрение автоматизированных информационных систем различных видов, их взаимодействие на различных уровнях накладывают особые требования к представлению документов и формированию соответствующей системы документации. В частности, необходимо проведение работ по унификации и стандартизации документов. Результатом таких работ являются унифицированные системы документации.

Унифицированная система документации (УСД) — рационально организованный комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, применяемый в определенной области деятельности Данное определение отражает сущность двух понятий: «система документации» и «унификация документов». Если система документации формируется исходя из потребностей документирования той или иной деятельности, то унифицированная система документации является результатом проведения унификации документов этой системы (приведение документов к единой системе, форме, единообразию и сокращение исходного множества форм или видов документов, их показателей и реквизитов). При этом унификации подлежат не только формы документов, но и система документации в целом. Унификация обязательно приводит к установлению рационального на какое-то достаточно продолжительное время единообразия в документировании.

Историческая справка

Унификация документов как определенное совершенствование их форм, отдельных систем документации и процессов документирования имеет значительные исторические корни. Еще со времен существования приказов русское делопроизводство, регламентируемое законодательством, тяготело к единообразию во всероссийском масштабе. Так, с позиции документирования Свод законов Российской империи (1832) пронизан идеей унификации документирования регламентируемых направлений деятельности и соответствующих форм документов. Централизованное (государственное и ведомственное) упорядочение работы с документами, выработка устойчивых формуляров (через формулярники, титулярники, письмовники и т. п.) в дооктябрьский период явились по существу базой для развития теории и практики унификации и стандартизации документов в советское время.

Терминологический аспект проблемы унификации появляется в начале 20-х годов XX века, когда начавшаяся в странах Западной Европы и Америки промышленная стандартизация дала толчок ее развитию в нашей стране. Практическая работа по ведомственной унификации нашла свое выражение в создании в конце 20-х годов XX века первых стандартов на документы. В конце 60-х годов XX века управленческий документ впервые был выделен в качестве объекта государственной стандартизации.

С началом широкомасштабного использования информационных технологий, разработкой и внедрением автоматизированных систем управления (АСУ) в последней трети XX столетия встал вопрос о необходимости унификации документированной информации, прежде всего, в сфере управления. Научная проблема унификации систем документации возникла в начале 70-х годов, когда, наряду с созданием Единой системы технологической документации (ЕСТД) и Единой системы конструкторской документации (ЕСКД), началась практическая разработка Общероссийских классификаторов технико-экономической информации (ОК ТЭИ) и унифицированных систем документации. Необходимость подготовки УСД диктовалась задачами единого информационного обеспечения АСУ различных уровней и отраслей народного хозяйства в целях достижения их информационной совместимости. Широкий круг разработчиков унифицированных систем вызвал потребность установления единой, строго определенной терминологии. В 1971 году было принято специальное постановление Правительства СССР об ускорении работ по созданию унифицированных систем документации и классификаторов технико-экономической информации. Их разработка велась на основе функциональных систем документации. В нашей стране фактически впервые в отечественной и зарубежной практике была создана система документационного обеспечения управления с целью установления единого порядка документирования управленческой деятельности в масштабах государства. Она получила условное название ЕГСД-1973 (Единая государственная система делопроизводства). В общей сложности в Советском Союзе было разработано 16 унифицированных систем документации в рамках Государственной системы стандартизации. До 1993 года в стране действовало свыше 20 унифицированных систем документации, а с 1993 года постановлением Госстандарта от 30 декабря утверждены восемь УСД, которые вошли в состав Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД).

Особую роль унификация документов играет в условиях перехода на безбумажную технологию обмена информацией. Так, например, вступление России во Всемирную торговую организацию (ВТО) потребовало внедрения УСД Международной системы электронного обмена данными в управлении, торговле и на транспорте.

(ЭДИФАКТ — Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport). Проведение работ по данной системе вызвано тем, что для оформления внешнеторговой сделки и сопровождения товаров, перевозимых от производителя к покупателю, используется большое количество данных, которые должны передаваться, приниматься, обрабатываться и регистрироваться. Стандарты ЭДИФАКТ служат универсальным языком обмена данными независимо от используемых средств связи, типов ЭВМ, прикладных систем (коммерческих, транспортных, управляющих и т. п.). В условиях реализации в стране проекта «Госуслуги» также возрастает роль унифицированных систем документации, которые выступают в качестве важнейшего средства обеспечения совместимости обрабатываемых информационных потоков.

В настоящее время общее руководство и координацию работ по созданию и ведению УСД в стране осуществляет Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (Росстандарт РФ, http:// www.gost.ru).

Целью создания унифицированных систем документации является определение и установление рационального состава форм документов, а также совокупности взаимоувязанных технико-экономических и социальных показателей в них.

К числу основных задач создания УСД относятся:

• 1) установление единых требований к порядку разработки, утверждения и регистрации унифицированных форм документов;
• 2) упорядочение информационных потоков в отраслях материального и нематериального производства, обеспечение взаимодействия автоматизированных информационных систем;
• 3) исключение форм документов, дающих возможность сбора, передачи и обработки информации, не вызываемой действительными потребностями управления, сокращение количества документов.

Создание и внедрение унифицированных систем документации способствует:

• • сокращению количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы;
• • снижению трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов;
• • достижению информационной совместимости автоматизированных информационных систем.

Всё это вместе взятое позволяет повысить эффективность управления, так как достигается большая оперативность в получении качественной информации, снижается количество ошибок в документах, сокращаются ручные операции, повышается творческий характер управленческого труда, уменьшаются финансовые затраты на работу с документами.

Формой юридического закрепления результатов унификации является стандартизация. Поэтому основные положения унифицированной системы документации и единые формы всех входящих в неё документов регламентируются национальными стандартами.

В состав унифицированной системы документации входят:

• 1) национальные стандарты (ГОСТ Р) и руководящие документы Госстандарта, устанавливающие состав и содержание работ по унификации форм документов различного функционального назначения, применяемых на всех уровнях управления и обеспечивающих единый порядок планирования и проведения этих работ в стране;
• 2) нормативные документы, издаваемые разработчиками УСД конкретного функционального назначения и являющиеся обязательными для всех министерств (ведомств), объединений, предприятий и организаций;
• 3) унифицированные формы документов, которые составляют ядро унифицированной системы документации.

Унифицированная форма документов (УФД) — совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации ГОСТ Р 7.0.8−2013. «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» вводит следующее определение термина «унифицированная форма документа»: «формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста». В настоящем учебнике предлагается ориентироваться на определение термина «унифицированная форма документа», конкретизирующее приведенную в ГОСТ дефиницию и в наибольшей степени отражающее сущностные характеристики унифицированной формы документа.

По функциональному признаку выделяют следующие виды унифицированных систем документации:

— межотраслевые (межведомственные, общегосударственные) УСД;

• — отраслевые (ведомственные) УСД;
• — УСД предприятий и организаций.

Межотраслевая (межведомственная, общегосударственная) унифицированная система документации — унифицированная система документации, обязательная для применения министерствами (ведомствами), а также объединениями, предприятиями, учреждениями и организациями независимо от их отраслевой (ведомственной) подчиненности.

Межотраслевые унифицированные системы документации, применяемые в сфере управления, представлены в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД), который является составной частью Единой системы классификации и кодирования техникоэкономической и социальной информации (ЕСКК ТЭиСИ) и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенные к применению в различных сферах экономики. В настоящее время в составе ОКУД отражены девять межотраслевых УСД, которые разработаны соответствующими министерствами и ведомствами страны (см. таблицу 29).

Таблица 29

Состав межотраслевых унифицированных систем документации

ОКУД предназначен для решения следующих задач:

• • регистрация форм документов;
• • упорядочение информационных потоков;
• • сокращение количества применяемых форм;
• • исключение из обращения неунифицированных форм документов;
• • обеспечение учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;

• • контроль за составом форм документов и исключение дублирования информации, применяемой в сфере управления;
• • рациональная организация контроля за применением унифицированных форм документов.

В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения УФД, входящих в унифицированные системы документации. В соответствии с ОКУД каждой форме документов присваивается регистрационный трехразрядный порядковый код в пределах неглубокой двухуровневой иерархической классификации. На первом уровне двумя разрядами кодируется класс форм, соответствующий определенной унифицированной системе документации. На втором уровне двумя разрядами кодируется подкласс форм, отражающий определенную общность содержания, назначения или области использования конкретного подмножества форм. Структура кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД представлена на рисунке 7.

Рисунок 7. Структура кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД.

В качестве примера, иллюстрирующего структуру кодового обозначения УФД, в таблице 30 приведен фрагмент ОКУД.

Таблица 30

Фрагмент ОКУД

Помимо отраженных в ОКУД управленческих унифицированных систем документации, к числу межотраслевых УСД также относятся:

• — Единая система конструкторской документации (ЕСКД);
• — Единая система технологической документации (ЕСТД);
• — Единая система программной документации (ЕСПД)

и другие УСД.

Отраслевая (ведомственная) унифицированная система документации — унифицированная система документации, обязательная для применения министерством (ведомством) и всеми подведомственными объединениями, предприятиями, учреждениями и организациями.

К числу отраслевых систем документации относятся:

• — система библиотечной документации;
• — система документации по архивному делу;
• — система учебной документации;
• — система документации в редакционно-издательских процессах и книготорговой деятельности;
• — система документации по здравоохранению

и другие системы документации.

Унифицированная система документации предприятия или организации — унифицированная система документации, обязательная для применения на конкретном предприятии или в организации.

Примером УСД данного вида является система вузовской учебной документации, созданная в Кемеровском государственном институте культуры и обязательная для применения при организации учебного процесса на всех факультетах института.

В рамках отдельно взятого учреждения или организации, как правило, действуют все три вида систем документации. Это обусловлено многообразием задач, решаемых различными структурными подразделениями учреждения или организации.

Как было отмечено выше, в состав каждой унифицированной системы документации входят унифицированные формы документов. В зависимости от уровня утверждения они подразделяются на следующие категории:

1) Межотраслевые (общероссийские, межведомственные) унифицированные формы документов — УФД, применяемые для документирования типовых управленческих процессов, присущих всем организациям, независимо от видов деятельности и организационно-правовых форм.

Данные УФД утверждают на федеральном уровне разработчики УСД. Разработчиками УФД на общероссийском уровне выступают Федеральное архивное агентство (Росархив), Федеральная служба государственной статистики (Росстат), Министерство финансов Российской Федерации, Центральный банк Российской Федерации. После государственной регистрации эти формы документов обязательны для применения в министерствах (ведомствах), а также на предприятиях, в учреждениях и в организациях, независимо от их отраслевой (ведомственной) подчиненности и формы собственности. Состав реквизитов данных УФД определяют разработчики УСД.

2) Отраслевые (ведомственные) унифицированные формы документов — УФД, отражающие специфику информационного обеспечения конкретных отраслей деятельности или отдельных организаций. Эта специфика может быть двух видов: особые дополнительные требования к информации для решения типовых управленческих функций, например, оформление приема, перемещения и увольнения кадров в сфере культуры, образования, здравоохранения и т. д.; специфическая деятельность, для реализации которой и была, собственно, сформирована та или иная отрасль деятельности и управление ею. Данный вид специфической документации, безусловно, существует, так как в этих документах фиксируется основная деятельность отрасли, например, библиотечная документация (книги учета библиотечного фонда, читательский формуляр, книжный формуляр и т. д.); документация по архивному делу (описи дел, листызаверители, путеводители и т. д.); учебная документация (расписания занятий, экзаменационные ведомости, учебные программы дисциплин и т. д.), документация по здравоохранению (рецепты, больничные листы, истории болезней и т. д.). Вопросами определения состава такой документации, ее информационного наполнения, внутренней организации и оформления занимаются министерства, ведомства и (или) другие организации, официально определенные головными в конкретной отрасли деятельности, например, Российская государственная библиотека — для библиотек страны. Отраслевые УФД утверждают министерства (ведомства) после согласования с разработчиками соответствующих УСД. После государственной регистрации эти формы документов обязательны для применения в объединениях, учреждениях и организациях данного министерства (ведомства). УФД данной категории должны содержать реквизиты, отсутствующие в межотраслевых УФД.

3) Унифицированные формы документов объединений, предприятий, организаций — УФД, отражающие специфику информационного обеспечения конкретного объединения, предприятия, организации. Данную категорию УФД утверждает руководство объединения, предприятия, организации. После регистрации эти формы документов обязательны для применения при организации информационного взаимодействия внутри объединения, предприятия, организации. УФД данной категории должны содержать реквизиты, отсутствующие в межотраслевых и отраслевых УФД.

Любой вид УСД должен удовлетворять следующим требованиям:

• • документы, входящие в состав УСД, должны разрабатываться с учетом их использования в системе взаимосвязанных АИС (в том числе АБИС);
• • УСД должна содержать полную информацию, необходимую для оптимального управления тем объектом, для которого разрабатывается эта система;
• • УСД должна быть ориентирована на использование средств вычислительной техники для сбора, обработки и передачи информации;
• • УСД должна обеспечить информационную совместимость АИС различных уровней;
• • все документы, входящие в состав разрабатываемой УСД, и все реквизиты-признаки в них должны быть закодированы с использованием международных, общероссийских или локальных классификаторов.