Электронные справочные документы

Электронный справочный документ —

электронный документ, не предназначенный для сплошного чтения, содержащий краткие сведения научного и прикладного характера и обеспечивающий их быстрое отыскание с использованием средств навигации и поиска Электронные справочные документы составляют существенную долю в структуре электронных информационных ресурсов современного библиотечно-информационного учреждения. Создание и распространение электронных справочных изданий является одной из развитых отраслей индустрии электронной информации. На современном рынке широко представлены электронные энциклопедии, словари и справочники, ориентированные на различные категории пользователей. С другой стороны, у библиотечно-информационных учреждений существует объективная необходимость в генерации собственных электронных справочных документов, отражающих краеведческую информацию, сведения о библиотеке, а также обеспечивающих навигацию по информационным ресурсам (конкретной библиотеки, отраслевым ресурсам и т. п.).

Библиотеки в своей работе широко используют как локальные (размещенные на оптических дисках), так и сетевые электронные справочные документы. При этом электронные справочные документы могут иметь статус как опубликованного, так и неопубликованного документа. При характеристике опубликованных электронных справочных документов ориентируются на дефиницию, приведенную в ГОСТ Р 7.0.83−2013 «СИБИД. Электронные издания. Основные виды и выходные сведения», где под справочным электронным изданием понимается «электронное издание, содержащее краткие сведения научного и прикладного характера, расположенные в порядке, удобном для их быстрого отыскания».

К числу отличительных признаков электронных справочных документов относятся:

• • высокая степень обобщения информации и концентрации справочного материала, которая достигается при помощи сжатого изложения сведений в форме готовых данных, выводов, рекомендаций;
• • представление основного текста в виде статей, содержащих краткие ответы на предполагаемые вопросы потенциального пользователя, имеющих смысловую и композиционную законченность;
• • группировка справочных статей в порядке, дающем возможность быстрого нахождения информации (алфавитная, систематическая и др. группировка), обусловленная тем, что словарные статьи предназначены не для сплошного, а для выборочного чтения;
• • четкая структурированность текста не только с помощью статей, но и разделов, рубрик, подрубрик и т. и.;
• • специфический стиль изложения: лаконичность, схематичность;
• • широкое использование для представления информации таблиц, формул, специальных сокращений, не принятых в документах других видов, а также иллюстраций, которые несут значительную смысловую нагрузку, позволяя сократить текст;
• • наличие тщательно разработанного справочного аппарата, способствующего поисковой ориентации пользователя: комплекса указателей; системы ссылок, содержащей указания типа «см» или выделенных курсивом слов, отсылающих к тематически близким статьям; ссылочных статей, содержащих информацию о статьях на указанную в заголовке тему и т. д.;
• • активное использование в системе поисковой ориентации полиграфических средств выделения информации: шрифтовых выделений, цветового кода и т. п.

В нормативных, учебных изданиях отражены различные подходы к классификации справочных документов, которые могут быть применены и к электронным справочным документам. Представление об основных видах электронных справочных документов дает таблица 12.

Многоаспектная классификация электронных справочных документов

Помимо перечисленных в таблице 12 разновидностей электронных справочных документов с точки зрения формы представления информации энциклопедии, словари и справочники могут подразделяться на гипертекстовые, мультимедийные и гипермедийные электронные справочные документы.

Созданием электронных энциклопедических изданий, а также словарей, как правило, занимаются специализированные издательские организации. Исключение могут составлять электронные региональные энциклопедии, разрабатываемые областными (краевыми) библиотеками либо совместными усилиями библиотек региона.

К числу наиболее распространенных самостоятельно генерируемых библиотеками электронных справочных документов относятся различные виды справочников: краеведческие, биографические, биобиблиографические, адресные справочники, путеводители. Поэтому далее в настоящем учебнике будут рассматриваться именно эти виды электронных справочных документов.

В соответствии с ГОСТ 7.60−2003 «СИБИД. Издания. Основные виды. Термины и определения», справочник — это справочное издание, носящее прикладной, практический характер, имеющее систематическую структуру или построение по алфавиту заглавий статей. Поскольку для справочников характерна четко выраженная прикладная, практическая направленность, в них содержится комплекс сведений, охватывающих определенную отрасль знания и (или) практической деятельности, и они строятся таким образом, чтобы обеспечить удобство поиска необходимых данных.

Электронный справочник — электронный справочный документ, содержащий совокупность упорядоченных сведений об объекте (объектах) заданной предметной области и обеспечивающий их быстрое отыскание с использованием средств навигации и поиска Электронная среда позволяет расширить поисковые возможности справочников и обеспечить поиск необходимой справочной информации по различным признакам (алфавитному, систематическому, географическому, авторскому и др.).

Электронный путеводитель — электронный справочник, содержащий сведения о каких-либо объектах (учреждениях, мероприятиях, информационных ресурсах и др.) и обеспечивающий их удобный осмотр или удаленный доступ к ним Разновидностью справочников является путеводитель. ГОСТ 7.60- 2003 определяет путеводитель как справочник, содержащий сведения о каком-либо географическом пункте или культурно-просветительном учреждении (мероприятии), расположенные в удобном для следования или осмотра порядке.

Наряду с понятием «электронный путеводитель» в качестве синонима используется понятие «виртуальный путеводитель». Анализ ассортимента разрабатываемых библиотечно-информационными учреждениями электронных путеводителей свидетельствует об их видовом разнообразии. Так, различают следующие виды электронных путеводителей:

• 1. По содержанию:
• 1.1. Электронный универсальный путеводитель.
• 1.2. Электронный отраслевой путеводитель.
• 1.3. Электронный тематический путеводитель.
• 1.4. Электронный путеводитель, содержащий отдельные виды документов.
• 2. По объекту отражения:
• 2.1. Электронный путеводитель по информационным ресурсам:
• 2.1.1. Электронный путеводитель по печатным источникам.
• 2.1.2. Электронный путеводитель по электронным ресурсам.
• 2.1.3. Электронный путеводитель по аудиовизуальным ресурсам.
• 2.1.4. Электронный путеводитель смешанного типа.
• 2.2. Электронный путеводитель по учреждению (например, библиотеке, музею и др.).
• 2.3. Электронный путеводитель по памятным местам.

К числу наиболее распространенных самостоятельно генерируемых библиотечно-информационными учреждениями видов электронных путеводителей относятся электронные путеводители по информационным ресурсам. Такие путеводители отражают как собственные информационные ресурсы библиотечно-информационного учреждения, так и распределенные информационные ресурсы по заданной теме или проблеме. Они кумулируют в себе сведения о первичных документах, источниках справочной, библиографической информации, могут содержать методические рекомендации и советы.

В целом все рассмотренные виды и разновидности электронных справочных документов выполняют следующие функции:

• • информационно-познавательную функцию, так как позволяют кратчайшим путем приобщиться к знаниям;
• • справочную функцию, так как предназначены для получения сведений разнообразного характера;
• • нормативную функцию, так как фиксируют значения слов, закрепляют языковую норму;

• • коммуникативную функцию, так как дают знания о словарном составе родного или чужого языка как о средстве общения;
• • систематизирующую функцию, так как суммируют знания, накопленные наукой и практикой в определенной предметной области, и устанавливают взаимосвязи между используемыми терминами и понятиями (определяют место термина в терминосистеме);
• • ориентирующую функцию, так как обеспечивают быстрое нахождение необходимых сведений в зависимости от выбранных критериев поиска за счет тщательно разработанного справочного аппарата;
• • обучающую функцию, так как способствуют повышению уровня знаний по заданной предметной области.

Перечисленные выше отличительные признаки, виды, функции определяют особенности создания электронных справочных документов, которые рассматриваются в параграфе 4.5 данного учебника.