Общие и специальные функции менеджмента

Функции, осуществляемые при производстве материальной продукции, делятся на исполнительные и организаторские, или функции управления. Исполнительские функции выполняются работниками в соответствии с конкретным заданием и своей квалификацией.

При выполнении любой управленческой функции осуществляется синтез работников для выполнения поставленных задач, координация их деятельности. Вот этот элемент синтеза в управленческой деятельности и отличает функции управления от функций исполнительских. Функции управления производством представляют собой относительно самостоятельный вид синтезирующей деятельности людей, обусловленный наличием разделения труда в управлении производством.

Функции управления можно квалифицировать по различным признакам. Удобнее их разделать на функции общего и специализированного управления.

Функции специализированного управления делятся на три группы:

• 1. технологические функции предусматривают разработку рациональных систем производства продукции, технологии ее создания, переработки, хранения и транспортировки;
• 2. обеспечивающие функции предусматривают выполнение требований технологии производства путем обеспечения его всем необходимым. Сюда относятся инженерное, материально-техническое, культурно-бытовое и хозяйственное обслуживание.
• 3. координирующие функции обеспечивают прогнозирование развития предприятия; производственно-экономическое и оперативно-техническое планирование; организацию производственных процессов и труда людей; управление, контроль и регулирование хода производства (оперативное управление). [8, 41 с.]

Более подробно рассмотрим некоторые общие функции управления:

Планирование — функция управления, определяющая цели деятельности, необходимые для этого средства, а также разрабатывающие методы, наиболее эффективные в конкретных условиях. Планирование включает в себя и составление прогнозов возможного направления будущего развития объекта в тесном взаимодействии с окружающей его средой.

Планирование — это базовая, стартовая функция менеджмента.

Именно с составления плана начинается деятельность любой фирмы или компании.

Существует несколько разновидностей планов:

• 1) Стратегические (долгосрочные) планы составляются на период от 3 до 5 лет. Обычно в них содержится философия развития фирмы, а также наиболее общие цели, намеченные руководством.
• 2) Среднесрочные планы составляются на период в пределах одного года до трех лет. Содержат вполне конкретные цели и качественные характеристики.
• 3) Краткосрочные планы составляются на период в пределах одного года. [5, 94 с.]

Организация — формирование структуры объекта управления и обеспечение его всем необходимым для нормального функционирования-персоналом, исходными ресурсами, оборудованием, зданиями, денежными средствами.

Организация как функция менеджмента это:

• 1) организационное проектирование — деление организации на блоки, соответствующие важнейшим направлениям деятельности по реализации целей организации. Этот процесс предполагает установление полномочий различных должностей, определение должностных отношений конкретных лиц.
• 2) организация процесса работы - включает в себя обеспечение нормального функционирования и взаимодействия различных подразделений организации при достижении запланированных целей.

Организационная структура является «продуктом» процесса организационного проектирования и представляет собой формальные правила, разрабатываемые менеджерами для эффективного разделения труда и распределения официальных обязанностей среди отдельных сотрудников и групп. Структура характеризует устойчивые связи между элементами организации, позволяет определить сферы контроля управляющих и скоординировать все функции.

Мотивация — основной элемент функции регулирования и представляет собой процесс стимулирования человека или группы людей к деятельности, направленной на достижение целей организации. Это особый вид управленческой деятельности, имеющий целью активизировать людей, работающих в организации, и побуждающий их эффективно трудиться. Стимулирование — процесс использования различных стимулов для мотивирования людей. Стимулирование имеет различные формы. В практике управления одной из самых распространенных его форм является материальное стимулирование.

Контроль — количественная и качественная оценка и учет результатов работы. Контроль является элементом обратной связи, так как на основании его данных производится корректировка ранее принятых решений, планов, норм и нормативов.

Контроль связывает воедино все функции управления, так как позволяет менеджерам поддерживать приемлемое положение дел и корректировать неверные шаги путем перепланирования, реорганизации и переориентации. Контроль основывается на обратных связях.

Существует три разновидности контроля: предварительный, текущий и заключительный.

Предварительный контроль позволяет проверить готовность объекта (фирмы) к началу работу. При этом проверяется состояние материальных и финансовых ресурсов, готовность к работе персонала.

Текущий является основным видом контроля. Он проводится в процессе функционирования фирмы. При этом контролируется работа подчиненных и выполнение технологии производства. При текущем контроле фактическое ведение дел сравнивается со стандартами и нормативами.

Стандарты (нормативы) — критерии, по которым можно оценить результаты деятельности.

Существует три вида нормативов: натуральные, стоимостные и временные.

К натуральным относятся нормы расхода материалов на единицу продукции. К стоимостным нормативам можно отнести смету предстоящих расходов. Временные стандарты определяют время, необходимое для осуществления той или иной задачи.

Заключительный (итоговый) контроль с оценкой выполнения фирмой своих планов требует всестороннего анализа сильных и слабых сторон деятельности организации за истекший период с целью получения необходимой информации для последующих этапов планирования. Заключительный контроль осуществляется, когда работа уже закончена, при этом могут быть два типа контроля: внешний и внутренний (самоконтроль).

Контроль оказывает сильное влияние на поведение людей. Неудачно спроектированная система контроля может сделать поведение работников ориентированными на нее, т. е. люди будут стремиться к удовлетворению требований контроля, а не к достижению поставленных целей, что может к выдаче искаженной информации.

Контроль эффективен, если он носит стратегический характер, нацелен на достижение конкретных результатов, проводится своевременно и экономично.

Координация также является элементом функции регулирования, обеспечивающим достижения согласования в работе всех звеньев системы путем установления рациональных связей (коммуникаций) между ними.

Любой вид совместной деятельности людей подразумевает отношения между ними, т. е. обмен той или иной информацией.

Коммуникация — это процесс передачи и получения информации между двумя и более людьми. [7, 58 с.].

Этот процесс следует назвать связующим. Именно он позволяет людям координировать свои усилия, действовать согласованно, достигая целей организации. Чем лучше организован процесс коммуникации, тем организация более устойчива, производительна и конкурентоспособна. Недооценка важности этого процесса некоторым менеджерам обычно ведет не только к убыткам фирм и компаний, но и порой к полному прекращению их деятельности на рынке.

В соответствии с выработанными целями коммуникации можно подразделить на:

• 1) формальные, способствующие достижению целей организации и выполнению официальных распоряжений руководителей;
• 2) неформальные, способствующие удовлетворению потребности людей в общении.

По направлению передачи информации коммуникации бывают:

• 1) вертикальные — между людьми, стоящими на различных управленческих уровнях;
• 2) горизонтальные — между людьми, находящимися на одном уровне управления.

Вертикальные коммуникации, в свою очередь, можно разделить на:

• 1) нисходящие, когда информация передаются от руководителя к подчиненному:
• 2) восходящие, когда информация передается от подчиненного к руководителю.

Также коммуникации следует подразделять на:

• 1) внутренние — организационные и межличностные — когда обмен информацией происходит внутри отдельно взятой организации, не выходя за ее пределы;
• 2) внешние, когда информация осознанно направляется за пределы организации.

Для осуществления эффективной коммуникации необходимо наличие следующих элементов и процессов:

• 1) отправитель — сторона, посылающая обращение или информацию другой стороне;
• 2) кодирование — процесс предоставления информации в символической форме;
• 3) обращение — набор символов, передаваемых отправителем;
• 4) средства распространения информации — каналы коммуникации, по которым обращение передается от отправителя к получателю (здесь следует отметить растущую сегодня популярность электронной коммуникации: телевидение, радио, различные виды компьютерной связи и т. д.);
• 5) расшифровка — процесс, в ходе которого получатель придает значение символам, переданным отправителем;
• 6) получатель, получающий обращение, переданное другой стороной;
• 7) ответная реакция — набор откликов получателя, возникших в результате контакта с обращением;
• 8) обратная связь - часть ответной реакции, которую получатель доводит до сведения отправителя;
• 9) помехи — появление в процессе коммуникации незапланированных вмешательств среды или искажений. В результате получателю поступает обращение, отличное от того, что посылал отправитель.

Необходимая информация или сообщение передается по каналу передачи информации в устной, письменной или наглядной форме. Выбор формы зависит как от самой информации, так и от ее предназначения. Канал передачи информации, так и от ее предназначения. Канал передачи информации, может быть:

• 1) односторонним, когда информация передается только в одном направлении;
• 2) двусторонним, когда информация передается в обоих направления.

В случаях, когда канал связывает боле двух людей или организационных единиц, следует говорить о наличии коммуникационной сети. [4, 105 с.].

Таким образом, к специальным функциям относятся технологические, обеспечивающие и координирующие функции. К общим функциям относятся: планирование, мотивация, стимулирование, контроль, координация и коммуникация.