Подготовка конфиденциальных документов и дел к уничтожению

В течение делопроизводственного года в организации создается большое количество документов, в том числе конфиденциальных. Часть их подлежит передаче на государственное хранение как документов, имеющих научную, историческую, экономическую и иную ценность (об особенностях доступа к архивным конфиденциальным документам см. в разд. 4.5). Остальные документы хранятся в Архиве организации и по истечении установленного срока могут быть уничтожены. Суть этой процедуры заключается в выявлении в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утрат ивших практическое, научное или общественное значение, и отборе их к уничтожению. Отбор документов и дел к уничтожению оформляется актом. Форма акта представлена в «Основных правилах работы архивов организаций» [287].

Мосле утверждения описей дел и конфиденциальных документов постоянного срока хранения составляется акт по тем делам и конфиденциальным документам за соответствующий период, которые подлежат уничтожению. В акт включаются дела, отдельные документы из дел и документы инвентарного (выделенного) хранения, отобранные Экспертной комиссией. Акт имеет форму 2.

Приведенная ниже форма 3 может быть применена в тех организациях, которые не сдают документы на государственное хранение, или если уничтожаемые документы имеют специфическую особенность (испорченные трудовые книжки, бланки дипломов). В нашем случае специфическую особенность имеют конфиденциальные документы.

В акт на уничтожение документов, не подлежащих хранению, в любой последовательности вносятся заголовки отдельных дел или групповые заголовки с указанием количества дел, включенных в группу.

Сроки хранения дел исчисляются с первого дня года, следующего за делопроизводственным годом. Например, в 2009 г. можно выделить подлежащие уничтожению дела с истекшими сроками хранения:

• · трехгодичным — законченные в 2005 г.;
• · пятилетним — законченные делопроизводством в 2003 г.;
• · десятилетним — законченные делопроизводством в 1998 г.

Пример составления акта в соответствии с требованиями ГОСТ Р30−2003 (151).

В конце акта может быть сделана и такая пометка: «Документы уничтожены путем механического измельчения» или «Документы уничтожены путем сожжения».

Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого указывается перед группой заголовков дел. Если в акт включены конфиденциальные документы, акт содержит дополнительную запись (например, форма 4).

Лишние экземпляры (копии) документов инвентарного (выделенного) хранения, журналы (картотеки) учета конфиденциальных носителей, созданных/изданных документов, поступивших пакетов и документов могт включаться в данный акт или уничтожаться без рассмотрения Экспертной комиссией по мере истечения сроков хранения по акту аналогичной формы (с исключением данных, относящихся к делам) без ссылки на протокол этой комиссии и без подписи ее председателя.

Данные каждого дела, документа, журнала (картотеки) регистрации и учета вносятся в акт отдельной позицией и должны соответствовать зафиксированным в протоколе Экспертной комиссии и регистрационно-учетных формах. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый из них включается в акт отдельной позицией, а в графе 3 вместо заголовков второго и последующих томов пишется:

«То же. т.___», с добавлением номера тома. При внесении в акт дел из которых перед уничтожением были юъяты отдельные документы, в графе 6 указывается количество листов, фактически оставшихся в деле.

Перед уничтожением включенных в акт дел. документов и журналов (картотек) учета проверяется соответствие данных акта записям, сделанным:

• · в протоколе постоянно действующей Экспертной комиссии;
• · в номенклатуре дел;
• · в журнале учета документов инвентарного (выделенного) хранения;
• · на обложках и за верительных листах дел и документов инвентарного (выделенного) хранения:
• · в описях документов дела (по документам, изъятым из дела).

Листы и учетные карточки просчитываются, сложенные документы разворачиваются. Соответствие данных заверяется в акте подписями проверявших.

Дела, документы и журналы (картотеки) учета уничтожаются путем сжигания или с помощью бумагорезательной машины. При уничтожении документов вне территории организации доставка их к месту уничтожения производится на служебном транспорте, при этом должны быть приняты меры, исключающие доступ к документам посторонних лиц.

После уничтожения делаются отметки об уничтожении дел и регистрационно-учетных журналов (картотек) в графе 9 номенклатуры дел, документов инвентарного (выделенного) хранения и в графах 12 и 13 журнала учета документов инвентарного хранения. Отметки об уничтожении отдельных документов из дел проставляются в описях документов дел. Вместо уничтоженных документов в дела помещаются справки-заместители. В акте проставление таких отметок подтверждается подписью сотрудника, делавшего отметки.

Составление акта о выделении дел и документов, подлежащих уничтожению. и проставление в учетных формах отметок об их уничтожении осущесталяются сотрудником Службы делопроизводства. В проверке правильности включения в акт дел и документов и ихфизического уничтожения, кроме этого сотрудника, должен участвовать второй сотрудник Службы делопроизводства или другого подразделения организации. имеющий доступ к уничтожаемым делам и документам.

В акт о выделении дел, подлежащих уничтожению, вносятся документы только с истекшими сроками хранения. Одновременно за тот же период составляются годовые разделы сводных описей дел по личному составу' (приказы, списки личного состава, карточки учета и личные дела уволенных рабочих и служащих, лицевые счета или расчетные ведомости по зарплате, невостребованные трудовые книжки и другие личные документы, акты о несчастных случаях) и дел долговременного хранения (свыше 10 лет), а также целесообразно включение в опись и дел со сроком хранения 10 лет.

Акты рассматриваются и одобряются Экспертной комиссией организации (структурного подразделения), подписываются должностным лицом, проводившим экспертизу, и утверждаются руководством. Экспертные комиссии — это совещательные органы, создаваемые приказом руководителя организации в составе не менее трех-пяти человек под председательством одного из руководящих работников. В состав комиссии мот входить: заместитель руководителя, главный бухгалтер, начальник отдела кадров, главный специалист и секретарь. Члены комиссии помогают персоналу Службы делопроизводства в подготовке дел к последующему хранению и уничтожению.

По утвержденным актам вносятся изменения в учетные документы архива (опись дела, номенклатура дел), а выделенные к уничтожению документы в упакованном виде передаются на утилизацию бумагоперерабатывающим фабрикам. Оформляется это приемосдаточными накладными, данные которых (дата сдачи, номер накладной. вес сданной макулатуры) указываются в акте о выделении к уничтожению документов.

У отдельных категорий документов есть своя специфика уничтожения. Так, бухгалтерские документы не могут быть уничтожены до проведения ревизии по ним. Факт уничтожения черновика конфиденциального документа и других материалов данной группы подтверждается пометкой на копии документа, оставшейся в деле Службы делопроизводства: «Черновик уничтожен. Дата. Подпись» (см. разд. 2.4 и 2.5).