Анализ информационной логистики в организации ООО «Румика»

Современное предприятие интернет-магазин мебели и матрасов ООО «Румика» — обладает значительным числом информационных потоков. Преобладание бумажных документов, многогранность финансовых контрактов, требование ускоренных расчетов, внимание к управленческому учету диктует пристальное внимание к автоматизации деятельности.

В ООО «Румика» широко распространены телефонная, компьютерная, селекторная и другие виды связи. Эти виды связи способствуют быстрому и точному поступлению информации, упрощают работу с ней, способствуют эффективной организации коммуникативного пространства и контролю за информационными потоками, производится постепенная автоматизация всех отделов и служб. Наибольший удельный вес компьютеров сконцентрирован в бухгалтерской службе, в отделе продаж, в отделе закупа и в колл-центре, так как там сосредоточен наибольший объем работы.

В ООО «Румика» применяется программа «1C: Бухгалтерия». Эта программа весьма популярна, она сочетает хорошую функциональность, простоту в использовании, невысокую стоимость и значительную гибкость — её можно настраивать без участия разработчиков на особенности учёта на предприятии, изменения законодательства и правил ведения бухгалтерского учёта. Кроме того, эта программа обладает самой развитой сетью поддержки, включающей обновление форм отчётности по расчётам с бюджетом и внебюджетными фондами, «горячие линии» во многих городах, сеть более чем 1000 дилеров, широкий набор учебных и методических материалов.

Переход от традиционного учета к компьютерному предполагает наведение порядка в плане счетов, системе бухгалтерских проводок, отчетности. Следовательно, автоматизация влечет за собой более четкую работу всех служб, не подавляя, а наоборот, усиливая человеческий фактор.

Применение автоматизированных систем не только декларирует, но и предоставляет такие возможности, как: простота, удобство и гибкость в их освоении и использовании; широта применения; понятное и емкое представление информации; настройка на изменяющееся законодательство, включая налоговое, и особенности учета конкретного предприятия; большой набор типовых операций и форм отчетности.

Все это, вместе взятое, определяет существенное увеличение скорости и комфортности работы всех основных отделов организации. При работе с автоматизированной бухгалтерской системой появляется возможность: быстро подготовить все квартальные и годовые отчеты в налоговую инспекцию, в различные фонды и органы Госкомстата; рассчитывать заработную плату; вести учет основных средств; анализировать финансовую деятельность.

Развитые информационные потоки обеспечивают возможность организации не только электронных диалогов, но и широкого обмена информацией с несколькими источниками или партнерами.

Информатизация обеспечивает интеграцию профессиональной и информационной деятельности, а также коренное изменение профессионального стиля работы. Постановка задачи в диалоговом режиме и ее немедленное информационное обеспечение позволяет резко сократить время решения задачи, создать обратную связь, получить возможность оценивать результаты и изменять условия решения задачи в процессе взаимодействия с компьютером.

Усложнение и усиление динамики функционирования хозяйственных объектов экономики вызывают необходимость получения и обработки множества потоков информации из множества различных источников.

Другим важным информационным источником является телефонная система. В организации ООО «Румика» она функционирует через АТС — с помощью приложения к 1С под названием «1С-Рарус:СофтФон». Все звонки приходят в Отдел колл-центра на единые номера 8−800… либо 8−804…, предоставлением и обслуживанием которых занимается компания «Медиа Холдинг». Каждый сотрудник «Румики» подключенный к СофтФон имеет внутренний абонентский номер, т. е. сотрудники компании могут обмениваться информацией как напрямую между собой, набрав нужный номер, т.к. и позвонив в Колл-центр, который соединит с нужным сотрудником.

В настоящее время телефонная система выполняет двоякую роль: она обеспечивает речевое общение и осуществляет коммуникацию ряда технических средств офиса с удаленными абонентами. В ООО «Румика» телефонная связь коллективная, поэтому она сравнительно дешева, однако временами бывает, недоступна из-за занятости линий связи и абонента другими абонентами.

Бумажные документы поступают из множества каналов документальной информации и продолжают сохранять свое значение, прежде всего, как материальные свидетели совершенных сделок и принимаемых решений нормативная ценность бумажных документов — важнейший компонент правосудия. Человеку очень удобно работать с бумажными документами, поэтому вряд ли следует ожидать полного вытеснения бумажных сообщений безбумажными. Реально на практике используются всевозможные каналы передачи бумажных сообщений и их комбинации.

Полученные как внешние, так и внутренние бумажные документы подвергаются различной обработке. Сканирование посредством специального устройства — сканера позволяет преобразовать документ в цифровую форму и передать на хранение в память компьютера. При этом нельзя отделить текст документа от носителя и манипулировать элементами текста.

Копирование документов с помощью ксероксов приобрело массовый характер. При этом обеспечиваются высокое качество, включая цветность, и большая скорость копирования, уменьшение/ увеличение изображения.

Таким образом, компьютер в ООО «Румика» становится интегрирующим устройством, которое позволяет объединить многочисленные потоки информации и провести их обработку.

В целом исследование деятельности компании свидетельствует об удовлетворительном состоянии системы управления, предопределяет актуальность комплексных теоретических и практических разработок, соответствующих современным представлениям о субъекте хозяйствования.

Информационно-технологические системы сети «Румика» ориентированы на решение строго формальных задач анализа хозяйственной деятельности. Применяемые информационные технологии позволяют проводить интерактивный вариантный поиск организационных решений, но в компании данная функция не закреплена ни за каким отделом, т. е. информационная логистика так и не реализована в полной мере.

Верхний уровень — директор ООО «Румика», который и принимает все главные и окончательные решения по возникающим вопросам в каком-либо отделе, предварительно посоветовавшись с руководителями этих отделов. На среднем уровне обеспечивается реализация принятых решений в деятельности фирмы (система поддержки принятия решений). В основании находится система сбора, обработки, хранения и передачи информации о протекании логистического цикла в организации, состоящего из трех основных функциональных областей логистики: прием заказов от клиентов через электронную почту, телефон, обращение клиента в офис продаж; закупка нужного товара согласно принятым от клиентов заказам; распределение на складе данных товаров по заказам; доставка заказов клиентам.

Информационная технология — это комплекс методов и программно-технических средств, обеспечивающих сбор, хранение, обработку, вывод и распространение информации. Информационные технологии способствуют эффективному использованию информационных ресурсов, повышению их надежности и оперативности для быстрого реагирования на происходящие во внешней и внутренней среде изменения и осуществлению процесса управления «Румикой».

Управление — это процесс управляющих воздействий, направленных на то, чтобы действительный ход логистических процессов соответствовал желаемому. В процессе управления путем использования главным образом информационных потоков осуществляется целенаправленное воздействие управляющей системы на управляемую для достижения определенной цели.

Система управления ООО «Румики» состоит из самого объекта управления и субъекта управления (управленческого аппарата «Румики»). Они связаны между собой прямой и обратной связью. Прямая связь выражается потоком руководящей информации, движущимся от управленческого аппарата к объекту управления. Обратная связь — это поток отчетной информации о выполнении принятых решений, идущий в обратном направлении.

В «Румике» различают следующие три вида информационных систем в логистике:

• 1) Плановые информационные системы, которые создаются на уровне главного руководителя организации — директора ООО «Румика» для принятия долгосрочных решений, а именно: создание и оптимизация звеньев логистической цепи; планирование сферы продаж; общее управление запасами мебельной продукции; управление резервами и др.
• 2) Диспозитивные или диспетчерские информационные системы создаются на уровне управления складом «Румики» для обеспечения отлаженной работы логистической системы, для принятия решений на среднесрочную и долгосрочную перспективу, а именно: распоряжение внутрискладским транспортом; отбор грузов по заказам книг и их комплектование; учет отправляемых грузов; детальное управление запасами книжной продукции.
• 3) Исполнительные информационные системы создаются на уровне административного управления для исполнения повседневных дел в режиме реального времени: контроль материальных потоков; оперативное управление обслуживанием покупателей; управление перемещениями и т. п.

В плановых информационных системах «Румики» решаются задачи, связывающие логистические системы с совокупным материальным потоком. При этом осуществляется сквозное планирование в цепи «сбыт-закуп-снабжение», что позволяет создать эффективную систему организации торговли, построенную на требованиях мебельного рынка, с выдачей необходимых требований в систему материально-технического обеспечения «Румики». Этим плановые системы, как бы «ввязывают» логистическую систему во внешнюю среду, в совокупный материальный поток. Диспозитивные и исполнительные системы «Румики» детализируют намеченные планы и обеспечивают их выполнение на отдельных подразделениях организации, а также на конкретных рабочих местах.

В соответствии с концепцией логистики информационные системы «Румики», относящиеся к различным группам, интегрируются в единую ИС. Различают вертикальную и горизонтальную интеграцию. Вертикальной интеграцией считается связь между плановой, диспозитивной и исполнительной системами посредством вертикальных информационных потоков.

На данный момент не все отделы организации смогли быстро среагировать на внедрение как новой системы учета — программы 1С, так и новой системы связи — Колл-центр. Сотрудники Отдела продаж продолжают пользоваться обычными мобильными телефонами при выполнении своих рабочих обязанностей. Так же и сотрудники Склада при работе по приемке свозимого к ним товара, для дальнейшего распределения по заказам, до сих пор работают по старой схеме, не принимая во внимание, что весь учет приход-расход товара со склада сосредоточен в бухгалтерии, а значит они в первую очередь должны передавать товарные накладные и другую сопровождающую документацию в Отдел бухгалтерии, предварительно конечно проверив верность информации, т. е. проставив штрих-коды на принятом товаре.

Из-за не отлаженной системы управления как в Отделе продаж, так и на Складе возникают не точности в передаче информации между взаимодействующими отделами, искажение переданной информации и иногда её задержка. Все это приводит к сбоям и задержкам в работе других отделов, а значит страдает и качество работы всей организации.

В совершенствовании деятельности любого предприятия, с информационно-логистической точки зрения, важнейшее значение имеет управление закупочной деятельностью. А чтобы данное управление было эффективным, необходимо бесперебойное продвижение информационных потоков, корректность их содержания и структуры, своевременность и т. п. Другими словами, успешное управление закупочной деятельностью на предприятии зависит от наличия в соответствующих организационных ячейках и на всех уровнях управления точной и оперативной информации.