Понятие инвентаризации. 
Основы бухгалтерского учета

Инвентаризация — это проверка, оценка и документальное подтверждение фактического наличия числящегося на балансе имущества учреждения данным бухгалтерского учета. Для того чтобы избежать разного рода ошибок, нужно правильно организовать и провести инвентаризацию, подготовить всю необходимую документацию, своевременно и грамотно отразить результаты проведения инвентаризации. Именно об этом и пойдет речь в статье.

Инвентаризация проводится путем подсчета, описания, взвешивания, взаимной сверки, оценки имущества.

Пунктом 7 Инструкции N 25н*(1) предусмотрено, что инвентаризация имущества, финансовых активов и обязательств проводится на основании нормативных правовых актов Минфина. Основными нормативными документами, регламентирующими порядок ее проведения, являются:

• — Федеральный закон от 21.11.1996 N 129 «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ);
• — Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 (далее — Методические указания).

Цели инвентаризации Основными целями инвентаризации являются:

• — выявление фактического наличия имущества предприятия;
• — сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;
• — выявление некондиционных материальных ресурсов, формирование обоснованных заключений с привлечением необходимых специалистов и специальных организаций, а также подготовка документов для уценки или списания (утилизации) таких ресурсов;
• — определение виновных лиц в случае обнаружения недостач, излишков, порчи материальных ресурсов;
• — проверка полноты отражения обязательств в учете, соблюдения исполнителями выполнения договорных сроков, принятия мер по взысканию дебиторской и погашению кредиторской задолженности, списания в установленном порядке обязательств по истечении сроков давности.

Участие в работе комиссии по инвентаризации имущества и обязательств организации В зависимости от установленного в учреждении порядка инвентаризация может проводиться:

• — постоянно действующей комиссией;
• — рабочей инвентаризационной комиссией;
• — ревизионной комиссией.

При больших объемах работ по инвентаризации имущества и обязательств в случае наличия обособленных подразделений (филиалов, представительств), а также агентств рекомендуется формировать рабочую инвентаризационную комиссию. Напротив, при небольших объемах работ рекомендуется переложить обязанности по проведению инвентаризации на ревизионную комиссию.

Состав постоянно действующей и рабочей инвентаризационной комиссий утверждается приказом (распоряжением) руководителя, который подлежит регистрации в Журнале контроля выполнения приказов о проведении инвентаризации.

В состав инвентаризационной комиссии могут входить представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, представители службы внутреннего аудита, представители других подразделений. При этом не запрещается включать в состав комиссии представителей сторонних организаций — аудиторов, экспертов, консультантов, которые должны иметь доверенность на участие в инвентаризации.

Обратите внимание на то, что отсутствие хотя бы одного члена комиссии и материально ответственных лиц (при проверке наличия имущества) является основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Выявление фактического наличия имущества организации Инвентаризации подлежат:

• — материальные ценности, находящиеся в собственности учреждения (учитываемые на балансе), но за сохранность которых работники учреждения не отвечают (к ним относятся материальные ценности: находящиеся в пути, отгруженные, переданные на хранение другим организациям, сданные в аренду);
• — все виды расчетов (с дебиторами, кредиторами);
• — нематериальные объекты (например, нематериальные активы, резервы предстоящих расходов и платежей).

Инвентаризация проводится в несколько этапов.

1. Подготовительный этап. Материально ответственные лица составляют промежуточные реестры (отчеты) приходных и расходных документов на дату проведения инвентаризации (то есть не дожидаясь обычной даты представления отчета) и передают их инвентаризационной комиссии. Эти документы служат основанием для определения соответствующих остатков по счетам бухгалтерского учета на дату проведения инвентаризации.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Расписки имеют следующее содержание:

Образец Расписка К началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на товарно-материальные ценности сданы в бухгалтерию и все товарно-материальные ценности, поступившие на мою (нашу) ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение (или доверенности на получение) имущества.

Таким образом, полнота передачи первичных документов подтверждается расписками материально ответственных лиц, а также расписками держателей подотчетных сумм или доверенностей на получение материальных ценностей.

Если в учреждении отсутствует материально ответственное лицо, то им является руководитель.

• 2. Натуральная и документальная проверка. Проверяется фактическое наличие имущества и обязательств.
• 3. Таксировочный этап. В описи (акты) вносятся денежные оценки имущества и обязательств по данным первичных документов и бухгалтерского учета.
• 4. Сравнительно-аналитический этап. Сравнивается фактическое наличие с данными бухгалтерского учета. Инвентаризационная комиссия выявляет причины отклонений и предлагает способы их отражения в учете результатов инвентаризации. По фактам образования излишков или недостач товарно-материальных ценностей необходимо получить объяснения от материально ответственных лиц. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица.
• 5. Заключительный этап. Ведомость подписывается главным бухгалтером и руководителем учреждения одновременно с изданием приказа (распоряжения) об утверждении результатов инвентаризации. Приказ служит основанием для внесения в регистры бухгалтерского учета соответствующих записей. Материалы инвентаризации передают в бухгалтерию, где они хранятся не менее пяти лет.

Результаты инвентаризации отражают на счетах бухгалтерского учета в том месяце, в котором она была закончена, а при проведении инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности ее результаты фиксируются в годовом бухгалтерском отчете.