Проектирование организации кадрового делопроизводства в бу сургутская городская клиническая поликлиника № 2

ОБСЛЕДОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В БУ СУРГУТСКОЙ ГОРОДСКОЙ КЛИНИЧЕСКОЙ ПОЛИКЛИНИКИ № 2.

Организационно-методическая подготовка исследования включает создание методических материалов по ведению исследовательских и проектных работ. Одним из документов организационно-методического назначения является рабочая программа исследования, представляющая собой полный перечень вопросов, на которые требуется получить ответы в процессе исследований. Рабочая программа служит основанием для составления детального плана — графика выполнения исследовательских работ. Рабочая программа устанавливает ожидаемый результат по каждой отдельной работе и форму его представления.

Ниже представлена рабочая программа исследования со следующими показателями (табл. 2):

Таблица 2. Рабочая программа исследования организации кадрового делопроизводства в БУ Сургутская городская клиническая поликлиника № 2.

Информация, которую содержит ГОСТ Р 6.30−2003 «Унифицированные системы документации, Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», входит в компетенцию заведующих канцелярий, архивов предприятий, юристов, секретарей руководителей и других специалистов, работающих с организационно-распорядительной документацией и участвующих в разработке, оформлении и внедрении нормативных актов в области делопроизводства организации (13).

Казалось бы, это не имеет отношения к работе кадровой службы предприятия. Но последствия неправильного или неточного оформления кадровой документации носят правовой характер. Поэтому все требования, предъявляемые к оформлению документов организации, в полной мере относятся и к кадровому делопроизводству. Ведь документация по личному составу занимает особое место в делопроизводстве организации. При ликвидации крупного предприятия в архив сдаются документы по личному составу, фиксирующие трудовой стаж, занимаемую должность, получаемую работниками заработную плату. Трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки работников (форма Т-2), лицевые счета и личные дела работников, а также регистрационные формы к указанным документам имеют срок хранения 75 лет. Основанием для установления этого срока служит Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Невостребованные трудовые книжки работников и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним в соответствии с перечнем хранятся 50 лет (51; с.254).

Важным направлением работы отдела кадров БУ Сургутская городская клиническая поликлиника № 2 является деятельность по документированию трудовых отношений.

Все кадровые процедуры (прием, перемещение, поощрение, дисциплинарные взыскания, предоставление отпуска сотруднику, внесение изменений в учетные документы, увольнение) сопровождаются изданием соответствующего приказа. Обязательность издания приказов по личному составу установлена Трудовым кодексом РФ. Приказ — важнейший документ в системе кадровой документации. С его помощью происходит оформление приема на работу, внутренних переводов, увольнения и т. д. На основе приказов ведутся все учетные формы (личная карточка работника (форма № Т-2), лицевые счета), заполняются личные дела, трудовые книжки и ряд других документов. Приказ подтверждает факт работы отдельного человека у конкретного работодателя и не только в настоящее время, но и спустя много лет (55; с. 28).

Рассмотрим наиболее распространенные кадровые процедуры.

Прием на работу.

Перевод работника на другую постоянную работу.

Предоставление отпуска работнику.

• · Журнал регистрации больничных листов;
• · Журнал учета документов для служебного пользования и другие.

Хранение кадровых документов также несколько выделяется из общих правил хранения управленческих документов. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате, личные карточки группируются в самостоятельные дела или картотеки и располагаются в алфавитном порядке по фамилиям.

В деятельности отдела кадров БУ Сургутская городская клиническая поликлиника № 2 следующий способ хранения документации. Хранению непосредственно в отделе кадров БУ Сургутская городская клиническая поликлиника № 2 подлежат личные дела и личные карточки сотрудников, трудовые книжки, а также иные кадровые документы, необходимые для осуществления деятельности кадровой службы.

Особенностью является то, что документы на сотрудников руководящего состава хранятся отдельно от документов медицинского персонала. Тоже касается регистрации и ведения учета этих документов.

Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников БУ Сургутская городская клиническая поликлиника № 2, кроме работающих по совместительству (на эту категорию работников трудовые книжки ведутся по основному месту работы). В обязанности инспекторов отдела кадров входит ведение, учет и хранение трудовых книжек и вкладышей к ним.

Хранятся трудовые книжки в специальных ящиках, которые находятся в металлических сейфах. Книжки расположены в алфавитном порядке. Там же хранятся невостребованные трудовые книжки сотрудников уволенных с работы.

Личные дела (досье) представляют собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия либо только на руководителей и ведущих специалистов, при этом на остальных сотрудников оформляют личные карточки. Негосударственная организация вправе сама решить вопрос о том, какие документы, личные карточки или личные дела заводить на сотрудников, учитывая. Что, независимо от выбора конкретной формы, документы по личному составу занимают значительное место среди документации организации и имеют длительные сроки хранения. Однако на практике личные карточки заводят на сотрудников в любом случае и их часто включают наряду с-контрактами, трудовыми книжками и другими документами в состав обязательных для всех (37; с.58).

В состав личного дела группируются все документы, относящиеся к кадровым вопросам. Исключение составляют копии приказов о поощрениях и взысканиях, справки с места жительства, о состоянии здоровья, о перемене фамилии и т. д., которые в личные дела могут не помещаться, так как сведения из них переносятся в дополнение к анкете (личному листку по учету кадров) и другие кадровые документы. При необходимости указанные документы могут формироваться в самостоятельные дела временного хранения.

В личных делах в соответствии с Правилами Архивной службы документы группируются в следующей последовательности (при их наличии):

• — внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
• — заявление о приеме на работу, направление или представление;
• — анкета (личный листок по учету кадров);
• — дополнение к анкете (личному листку по учету кадров);
• — резюме (автобиография);
• — копии документов об образовании;
• — копии (выписки) из приказов о назначении, перемещении, увольнении (по мере их издания);
• — справки и другие документы, относящиеся к данному лицу (по мере составления);
• — лист-заверитель дела (67; с.59).

В БУ Сургутская городская клиническая поликлиника № 2 личные дела заводятся не на всех сотрудников, а только на ведущих работников управленческого состава и сотрудников администрации.

Учет и регистрация личных дел ведется в «Книге учета личных дел».

Хранятся личные дела в отдельном помещении, в специальных несгораемых металлических шкафах. Расположены они в алфавитном порядке (по первой букве фамилии сотрудника).

Выдаются личные дела только для служебного пользования.

На всех работников БУ Сургутская городская клиническая поликлиника № 2 заводятся личные карточки, унифицированной формы № Т-2. Используются карточки старого и нового образцов. При введении новых карточек, карточки старого образца не переписывались из-за юридической невозможности, т.к. и в тех и в других формах предусмотрено личное (под роспись) ознакомление о приеме, перемещениях, увольнении. Новые карточки не сильно отличаются от предыдущих: они из более плотной бумаги и чуть больше по размеру. Отрицательным моментом этого нововведения является то, что дополнением к карточкам старого образца используются новые, это неудобно при их хранении.

Личные дела и личные карточки уволенных сотрудников хранятся в отделе кадров в течение двух лет. Затем они передаются в ведомственный архив. Сотрудники отдела отвечают за учет личных дел и правильную подготовку дел к передаче. Личные дела и карточки проверяются в соответствии с книгами учета, на них проставляются номера, а затем по описи они передаются в архив.

Основой для формирования дел, их группировки, систематизации и учета, определения сроков их хранения и составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел. Номенклатура дел БУ Сургутская городская клиническая поликлиника № 2 включает в себя следующие разделы:

• 1. Приказы и инструктивные письма Министерства здравоохранения по вопросам работы с кадрами. Копии.
• 2. Приказы по личному составу. Копии.
• 3. Основания к приказам по личному составу.
• 4. Положение об отделе кадров.
• 5. Должностные инструкции сотрудников.
• 6. Годовые статистические отчеты о наличии, учете, текучести и распределении кадров.
• 7. Квартальные статистические отчеты о наличии, учете, текучести и распределении кадров.
• 8. Утвержденное штатное расписание структурных подразделений.
• 9. Личные дела.
• 10. Личные карточки администрации и работников БУ Сургутская городская клиническая поликлиника № 2.
• 11. Списки управленческого персонала, рабочих и административно-хозяйственного персонала.
• 12. Учетные руководства БУ Сургутская городская клиническая поликлиника № 2, специалистов с высшим и средним специальным образованием.
• 13. Документы о предоставлении работников БУ Сургутская городская клиническая поликлиника № 2 к правительственным наградам (представления, анкеты).
• 14. Заявления о приеме на работу по совместительству.
• 15. Графики отпусков, заявления на отпуск.
• 16. Трудовые книжки руководителей и работников БУ Сургутская городская клиническая поликлиника № 2.
• 17. Копии приказов и основания к приказам на лиц, нарушивших трудовую дисциплину.
• 18. Документы для служебного пользования.
• 19. Копии приказов и представления на благодарность сотрудников.
• 20. Описи на дела, сданные в архив.
• 21. Акты об уничтожении дел (57; с.76)

А также некоторые другие.

Изучив основные положения номенклатуры дел БУ Сургутская городская клиническая поликлиника № 2, можно сделать вывод о деятельности отдела кадров в целом. Все документы, указанные в номенклатуре не просто используются кадровой службой, но и непосредственно являются основой ее работы. Сотрудники отдела кадров занимаются разработкой и ведением вопросов, которые эти документы регламентируют.

В процессе работы БУ Сургутская городская клиническая поликлиника № 2, как и на любом предприятии, можно традиционно выделить документы: входящие, исходящие, внутренние.

Их соотношение представлено на рис. 1.

Рис. 1. Процентное соотношение групп документов.

Из данной диаграммы видно, что наибольшее количество документов — входящие.

Объем документооборота отдела кадров с 2012 по 2014 гг. с разбивкой на документопотоки представлен на рисунке 2.

Рис. 2. Объемы документооборота отдела кадров БУ Сургутская городская клиническая поликлиника № 2 за 2011;2014 гг.

Как показывает график на протяжении последних четырех лет объем документооборота отдела кадров остается относительно стабильным, хотя и наблюдается незначительное увеличение входящей документации и колебания в объеме исходящих документов. Объем внутреннего документопотока практически неизменен.

Названные группы документов различаются составом, порядком их обработки и направлением движения.

Поступление входящих документов по кадрам происходит по каналам почтовой, либо электронной связи. Отдельные документы могут доставляться курьером или непосредственно отправителем (табл. 3).

Таблица 3. Способы получения и доставки документов в БУ Сургутская городская клиническая поликлиника № 2.

Процентное соотношение способов доставки документов представлено на рис. 4.

Рис. 4. Процентное соотношение по способу доставки документов

Технологические операции по обработке входящих документов являются типовыми (рис.5).

Рис. 5. Блок-схема обработки входящих документов отдела кадров БУ Сургутская городская клиническая поликлиника № 2.

Исходящие документы по кадрам направляются от предприятия другим юридическим и физическим лицам, например, письма, справки, отчеты и пр.

Процентное соотношение способов отправки документов представлено на рисунке 6.

Рис. 6. Процентное соотношение по способу отправки документов

В их числе преобладают, как видно из диаграммы, отчеты в статистические органы, инспекции по труду и занятости, отделения Пенсионного фонда Российской Федерации.

Рис. 7. Диаграмма видов и количества исходящих документов за 2011;2014 гг.

Схема работы с исходящими документами представлена на рис. 8.

Рис. 8. Блок-схема обработки исходящих документов отдела кадров БУ Сургутская городская клиническая поликлиника № 2.

Внутренние документы по кадрам издаются предприятием исключительно для внутреннего пользования, например приказы по движению кадров, протоколы, акты и т. д. Среди всего объема документооборота внутренние документы составляют наименьшее количество.

Схема работы с внутренними документами в отделе кадров БУ Сургутская городская клиническая поликлиника № 2 представлена на рис. 9.

Рис. 9. Схема организации работы с внутренними документами отдела кадров БУ Сургутская городская клиническая поликлиника № 2.

К наиболее распространенному виду внутренних документов отдела кадров относятся приказы. Рассмотрим динамику приказов по личному составу за 2011;2014 гг. (рис. 10).

Рис. 10. Динамика подготовки приказов по личному составу за 2011;2014 гг.

Подобная динамика связана с финансовым кризисом в стране, в БУ Сургутская городская клиническая поликлиника № 2. Это повлекло за собой большое количество увольнений по собственному желанию, а как следствие, возросшее количество приказов о расторжении трудового договора, приказов о переводе на другую работу (рис. 12) и уменьшение количества приказов о приеме на работу (рис.11),.

Рис. 11. Динамика подготовки приказов о приеме на работу за 2011;2014 гг.

Рис. 12. Динамика подготовки приказов о переводе на другую работу за 2011;2014 гг.

Из графика 11 мы видим, что в 2014 г. было издано наименьшее количество приказов по приему сотрудников на работу, это можно объяснить тем, что в данный период репутация Общества, как надежного работодателя, была существенно подорвана. В связи с появлением значительного количества освободившихся рабочих мест, многие сотрудники были переведены на другую работу (рис. 12).

Возросшее количество приказов о расторжении трудовых договоров заметено в 2003;2014 гг., что в первую очередь можно связать с наступлением финансового кризиса (рис. 13).

Рис. 13. Динамика подготовки приказов о расторжении трудового договора за 2011;2014 гг.

Приказы о взыскании издаются, но их количество незначительно, что свидетельствует высокой дисциплине труда, и добросовестном отношении сотрудников к своей работе (рис. 14).

Рис. 14. Динамика подготовки приказов о взыскании за 2011;2014 гг.

Вместе с тем, показатели, представленные на рис. 15, свидетельствуют о том, что в кадровой политике общества моральное и материальное стимулирование сотрудников не является приоритетным. Из общего числа работающих ежегодно поощряется немного, лишь порядка 50 чел.

Рис. 15. Динамика подготовки приказов о поощрении работников за 2011;2014 гг.

Таким образом, документооборот отдела кадров БУ Сургутская городская клиническая поликлиника № 2 является в определенной мере отражением процесса управления предприятием, а приведенные в данном параграфе материалы еще раз показывают насколько тесно связаны производственные, экономические и делопроизводственные процессы.