Пути совершенствования формирования информационного менеджмента в ООО «Байсар»

Разработка проекта централизованного управления информационными потоками

управление информационный поток объединение Построение единой системы централизованного управления информацией на ООО «Байсар» призвано обеспечить повышение оперативности и качества работы с информационными потоками, сокращение трудозатрат, усиление контроля исполнения документов, создание условий перехода от традиционного бумажного документооборота к централизованному, а также совершенствование работы с подразделениями организации.

До недавнего времени содержательная работа с информационными потоками была в значительной степени отделена от делопроизводства как технологической деятельности по изготовлению, учету, перемещению, контролю и поиску документов. Делопроизводством занимался специально выделенный персонал секретариатов и канцелярий.

Однако в последнее десятилетие центральное управление привело к революционным изменениям в области работы управления информационными потоками. Теперь вместо секретарей-машинисток документы изготавливают сами их авторы — с помощью персональных компьютеров, а нескольких нажатий клавиш компьютера достаточно для пересылки созданного документа по компьютерной сети — в соседнюю комнату или на другой континент. Таким образом, лица, принимающие решения, стали непосредственными участниками технологий делопроизводства и документооборота, начиная с момента создания документа и вплоть до контроля его исполнения и работы с документальным архивом. В этой связи требует пересмотра сложившийся стереотип отношения к системам управления как к средству повышения эффективности труда делопроизводства. Теперь система централизованного документооборота — ключевой инструмент непосредственной деятельности лиц, принимающих решения — руководителей.

Сегодня организация, которая хочет получить современное решение для создания централизованных технологий документооборота, имеет достаточно широкий выбор — от приобретения отдельных частных технологий до готовых комплексных систем.

Централизованную систему, управляющую информационными потоками, использует преимущественно персонал, участвующий в контроле за перемещением зарегистрированных бумажных документов между подразделениями. Система централизованного управления документооборота организует работу всего управленческого персонала предприятия на всех этапах жизненного цикла документа, включая работу над проектами, согласование, визирование, исполнение, списание в дело и передачу на архивное хранение. Это требует качественно нового уровня поддержки механизмов многошаговой маршрутизации документов и распределения ролевых функций участников документооборота для каждого из процессов. В качестве преимущества управленческих схем часто отмечают высокий уровень делегирования полномочий и, соответственно, «горизонтального» документооборота, например, документооборота непосредственно между работниками различных подразделений, минуя их руководителей. Однако совершенно неверно из этого делать вывод, что система централизованного управления информационными потоками, позволяющая решать задачу «вертикального» документооборота, не способна осуществлять «горизонтальный» документооборот. Напротив, именно сочетание «горизонтального» и «вертикального» документооборота позволяет создать действительно эффективную систему информационного управления. В частности, «разрешив» прямую адресацию информации поручений непосредственным исполнителям, всегда можно обеспечить «извещение» заинтересованных руководителей о документах, поступивших на исполнение во вверенные им подразделения.

Огромный управленческий эффект в самой ближайшей перспективе сулит переход от отдельных локальных офисных сетях к единой централизованной территориально распределенной системы организаций, которую можно с точки зрения документооборота рассматривать как один единый виртуальный офис. Огромные преимущества этой схемы: однократная регистрация любого документа, возможность адресации документов непосредственно конкретным исполнителям независимо от их территориального расположения и должностной иерархии; «прозрачность» прохождения и исполнения документов во всей территориально-распределенной системе управления.

На рисунке 3.1.1 представлена структурная схема подразделения отдела делопроизводства, иллюстрирующая документооборот организации в условиях применения системы централизованного управления информационными потоками.

Рис. 3.1.1. Документооборот организации в условиях применения системы централизованного управления информационными потоками.

Для ООО «Байсар» при ведении торгово-хозяйственной деятельности в условиях быстро меняющейся экономической обстановки и конкурентной среды решение проблем информационного обеспечения управления становится одной из приоритетных задач. Эффективное управление подразделениями, ускорение экономико-хозяйственных процессов, своевременное принятие управленческих решений на основе достоверного анализа имеющейся информации о текущем состоянии процессов, происходящих на предприятии — все это обеспечивает устойчивую и эффективную деятельность.

Цели и задачи проекта Общество с ограниченной ответственностью «Байсар» характеризуются:

• — многоуровневой структурой;
• — значительным объёмом документооборота, осуществляемого как в бумажной, так и в электронной форме;
• — сложными схемами документопотоков и разнообразием технологий работы с документами.

При построении системы централизованного управления необходимо обеспечить функционирование централизованно контролируемых вертикальных и горизонтальных каналов циркуляции распорядительной и информативной документации. Создаваемая система должна иметь общекорпоративный характер с единством методологии и организационно-технических подходов в решении поставленных задач. Система должна удовлетворять требованиям всех действующих нормативов по организации делопроизводства и документооборота.

Цели создания централизованного управления:

• — повышение эффективности принятия управленческих решений;
• — усиление контроля исполнительской дисциплины;
• — работа c информационными документами;
• — оптимизация потоков документационной информации в бумажном и электронном виде;
• — исключение случаев утери документов;
• — создание единого информационного пространства для ввода, обработки, анализа, хранения документов;
• — обеспечение многофункционального доступа к информационной базе данных информации должностным лицам общества;
• — создание предпосылок для организации электронного документооборота.

Участники проекта: административный аппарат ООО «Байсар»; отдел делопроизводства; другие подразделения планирования и оперативного учета В современной организации компьютеры (и, следовательно, рабочие места персонала, выполняющего определенные функции, и рабочие места должностных лиц) объединены в сеть. Это позволяет помимо эффективной адресной организации самого информационного потока (с учётом разграничения прав доступа пользователей и их должностных обязанностей) вести централизованный контроль исполнения, оперативно осуществлять полнотекстовый и атрибутивный поиск необходимых документов (в том числе и с применением технологий Intranet-Internet), производить мгновенную рассылку документов.

Отметим особо следующий факт: каждый пользователь, в строгом соответствии со своими должностными полномочиями, наделяется определёнными правами, которые, собственно, делают его работу в значительной степени приближенной к традиционной работе с документами за столом в кабинете.

Функционально предлагаемое централизованное управление информационными потоками для ООО «Байсар» включает в себя:

• 1) аппаратный комплекс:
  • — сервер баз данных;
  • — персональные ЭВМ, объединённые в единую корпоративную сеть;
  • — коммуникационные средства для подключения пользователей к системе централизованного управления;
• 2) комплекс системных программных средств:
  • — операционная система сервера (Windows NT, 2000);
  • — операционная система персональных ЭВМ (Windows 98, NT, 2000);
  • — реляционная СУБД (Microsoft SQL Server 2000 или MSDE);
  • — система подготовки отчётов (используется программное обеспечение MS Office);
  • — системные программные средства для обеспечения подключения и обмена данными по промышленным протоколам передачи данных (встроенный Web-сервер делопроизводства через Microsoft Internet Explorer или Netscape Navigator, встроенные системы обмена документами по электронной почте через Microsoft Exchange, Microsoft Outlook и т. п.);
• 3) комплекс прикладных программных средств.

Комплекс реализован как многопользовательская интегрированная система, функционирующая в архитектуре «клиент-сервер» на базе мощной реляционной СУБД, осуществляющей обработку данных, контроль их целостности, защиту от несанкционированного доступа, масштабируемость. Совокупность взаимосвязанных программных модулей обеспечивает каждому пользователю полнофункциональный режим работы с многоуровневым разделением.

Внедрение централизованного управления предполагает решение следующих двух основных задач: оснащение ООО «Байсар» дополнительной компьютерной техникой и телекоммуникационным оборудованием. Предусматривается создание локальных вычислительных сетей (ЛВС), которые должны иметь выход в корпоративную телекоммуникационную сеть. Службы документационного обеспечения организаций должны быть оборудованы автономными персональными компьютерами, также имеющими выход в корпоративную телекоммуникационную сеть.

Таким образом, разработка проекта централизованного управления информационными потоками в информационно-управляющей системе — это усовершенствование формальной системы, снабжающей руководящих работников информацией, необходимой им для принятия решений. Эффективная информационно-управляющая система принимает во внимание различия между уровнями управления, сферами действия, а также внешними обстоятельствами и дает каждому руководящему работнику информацию только того типа и качества, которая ему необходимо.