Глоссарий. 
Организация делопроизводства

Автор документа — физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий конкретные факты или действия.

Анкета — документ, содержащий вопросы по определенной теме и ответы на них.

Бланк должностного лица — бланк документа, на котором воспроизведена должность автора документа.

Бланк конкретного вида документа — бланк документа, предназначенный для составления документов определенного вида.

Бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Бухгалтерские документы — документы, необходимые для ведения бухгалтерского чета и являющиеся письменным доказательством финансовых, хозяйственных операций.

Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Внутренняя опись документов дела — учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

Входящий документ — документ, поступивший в организацию.

Государственная тайна — защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Республики Беларусь.

Государственный стандарт — нормативный документ, разрабатываемый на продукцию, работы и услуги, имеющие межотраслевое значение, содержащий требования и основные характеристики продукции, работ и услуг.

Дело — совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Делопроизводство, документационное обеспечение управления — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документ (документированная информация) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ временного хранения — документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению.

Документ на машинном носителе — документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

Документ постоянного хранения — документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение.

Документация — совокупность документов по определенному предмету.

Документирование — запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Жалоба — письменное или устное обращение физических или юридических лиц в государственные или общественные органы по поводу нарушения прав и охраняемых законом интересов.

Журнал учета документов — журнал, составленный по определенной форме и содержащий записи о документах и операциях с ними.

Заголовок дела — краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.

Заявление — документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.

Индекс дела, номер дела — цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.

Индивидуальный срок исполнения документа — срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

Инструкция по документационному обеспечению деятельности учреждения (по делопроизводству) — документ, регламентирующий правила приемы и процессы создания документов и порядок работы с ними в учреждении.

Информация — сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Информационные ресурсы — отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других видах информационных систем).

Информационные продукты (продукция) — документированная информация, подготовленная в соответствии с потребностями пользователей и предназначенная или применяемая для удовлетворения потребностей пользователей.

Информационные процессы — процессы создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и потребления информации.

Исходящий документ — официальный документ, отправляемый из учреждения.

Код — знак (символ) или совокупность знаков (символов), принятых для обозначения классификационной группировки или объекта классификации.

Код организации — идентификатор организации, учреждения, предприятия, выраженный при помощи условного цифрового обозначения.

Код формы документа — идентификатор документа, являющийся условным цифровым обозначением.

Контроль исполнения документов — совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Конфиденциальная информация — документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Нормативный документ — документ, изданный уполномоченным на то органом и устанавливающий нормы, правила постоянного или временного действия, рассчитанный на обязательное применение.

Общий бланк — бланк документа, используемый для подготовки всех организационно-распорядительных документов, за исключением писем.

Объем документооборота — количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Объяснительная записка — документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Организация работы с документами — организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Оформление дела — подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Оформление документа — проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

Перечень документов со сроками хранения — систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения.

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях решения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.

Подлинник документа — первый или единичный экземпляр официального документа.

Постановление — правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Республики Беларусь в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.

Протокол — документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов.

Регистрация документов — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа.

Решение — правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Система документации — совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Срок исполнения документа — срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

Табель унифицированных форм документов — срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.

Типовой срок исполнения документов — срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.

Формирование дела — группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Формуляр документа — набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Формуляр-образец документа — модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Экспертиза ценности документов — отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.