Использование современных систем управления запасами в деятельности предприятия

Наибольший удельный вес в структуре оборотных средств торговых предприятий занимают товарные запасы, что определяет актуальность их эффективного размещения и использования.

При определении необходимого объема товарных запасов возникают две проблемы, связанные с минимизацией затрат на покупку товара и затрат на хранение товара. Первая группа затрат включает затраты на поиск поставщика, оплату телефонных разговоров, услуг связи, выписку счетов, документированное оформление, контроль за поступлением товаром и др. При этом известно, что чем крупнее заказ, тем ниже должны быть расходы на единицу товара. Вторая группа затрат связана с вложением финансовых ресурсов в товар; затратами на складское обслуживание; расходами, возникающими в результате порчи товара или его устаревания. Чем больше заказ, тем выше затраты на хранение.

Запасы в любой форме связывают капитал предприятия, поэтому всегда возникает вопрос, насколько затраты на хранение запасов больше эффекта от их ликвидации или отказа от их приобретения. Поскольку торговля недостаточно обеспечена собственными оборотными средствами в условиях перехода к рынку, закупка товаров и формирование запасов возможны только при получении кредитов на эти цели. В связи с этим предприятия должны постоянно следить за товарооборачиваемостью, просчитывать допустимый уровень процентов за кредит при сложившейся товарооборачиваемости.

Темп роста товарооборота должен всегда, даже в условиях ненасыщенного рынка, превышать темп роста товарных запасов. Предельный срок реализации товаров определяется путем вычитания из общего запаса его неизменяющейся части: страхового и рабочего запаса, размеры которых должны поддерживаться постоянными. Остальная меняющаяся по объему и времени часть общей величины запаса, равная половине общего срока пополнения всех видов представительного набора, и будет считаться предельным сроком реализации.

В первой группе товаров предельным сроком реализации является тот период, в течение которого предприятие гарантирует их качество, новизну и актуальность модели. Если время нахождения товара в магазине приближается к предельному сроку реализации либо превышает его, необходимо принимать меры к предотвращению дальнейшего роста запасов данного товара, ускорению его реализации. Если этого окажется недостаточно, следует решить вопрос о перемещении продукции в другие структурные подразделения или об их реализации предприятиям других регионов или на других сегментах рынка.

Постоянный контроль над состоянием товарных запасов — одно из важнейших условий управления ими. Для его осуществления должна быть использована электронно-вычислительная техника. С ее помощью можно ежедневно составлять ведомости оборотов и остатков товаров, отчет о реализации товаров каждым продавцом. При отсутствии ЭВМ рекомендуется проводить оперативный анализ и контроль над товарными запасами путем составления еженедельной сигнальной информации не по всем группам, а лишь по тем, фактические запасы которых отклоняются от оптимальных на 15−20 и более процентов.

Предпосылкой управления товарными запасами является правильный учет товарных запасов и реализации не только в суммарном выражении, но и в количественном: в штуках, единицах, килограммах, тоннах, упаковках. Ведь потребитель покупает определенные упаковки, штуки, массы и объемы, т. е. в удобном для него виде. Учет физического товародвижения, сбор информации о продаже конкретных наименований товаров крайне необходим для руководителя, ибо только детальный учет позволит эффективно разместить товарные ресурсы и обеспечить ускоренную реализацию, а также повысит обоснованность принимаемых относительно закупки товаров решений. Основным техническим средством решения этой задачи является применение в узлах расчетов магазинов контрольно-кассовых машин, которые могут учитывать и выдавать не только общие итоги, но и итоги по отдельным позициям. Контроль над физическим товародвижением построен на определении обязательного (с точки зрения спроса и прибыльности) ассортимента.

Важным разделом системы управления запасами является их стандартизация. Основными направлениями совершенствования учета товарных запасов, наряду с вышеперечисленными, являются: организация оперативного (ежедневного, еженедельного) учета; расширение номенклатуры товаров, учитываемых в статистической отчетности; улучшение порядка проведения инвентаризации; внедрение ЭВМ в системе контроля.

Контроль запасов по правилу «АВС», используемый за рубежом, может найти широкое применение в практике управления товарными запасами и на отечественных торговых предприятиях. Закон Парето, основанный на анализе «АВС», гласит, что на 20% всех изделий, находящихся в запасах, приходится 80% всех затрат. Длительные наблюдения за запасами показывают, что все изделия (товары), хранящиеся на складе, объединяются в три группы:

• — изделия «А» — наиболее дорогостоящие. На их долю приходится примерно 75−80% общей стоимости запасов, но они составляют лишь 10−20% общего количества находящихся там товаров;
• — изделия «В» — средние по ценам. Их доля в общей сумме запасов составляет примерно 10−15%, но в количественном выражении эти запасы составляют 30−40% хранимой продукции. Такие запасы требуют постоянного учета и внимания;
• — изделия «С» — самые дешевые. Они составляют 5−10% от общей стоимости хранимых изделий и 40−50% от общего объема хранения, требуют обычного контроля.

Правило 80/20 позволяет систематизировать учет и контроль за запасами, а также принимать обоснованные решения по закупке товаров. Из этого правила вытекает требование о более жестком контроле (контроль в данном случае не означает сохранность, а подвижность, реализуемость этих товаров) за дорогостоящими изделиями. Особое внимание к дорогостоящим изделиям объясняется тем, что более значительная часть капитала фирмы (предприятия) омертвляется при хранении на складе небольшого количества товаров. Постоянный учет и контроль над такими запасами приведет к тому, что вложенные в запасы деньги принесут прибыль.

Система управления запасами проектируется с целью непрерывного обеспечения потребителя какими-либо видом материального ресурса. Реализация этой цели достигается решением следующих задач:

• — учет текущего уровня запаса на складах различных уровней,
• — определение размера гарантийного (страхового) запаса,
• — расчет размера заказа,
• — определение интервала времени между заказами.

Для ситуации, когда отсутствуют отклонения от запланированных показателей и запасы потребляются равномерно, в теории управления запасами разработаны две основные системы управления, которые решают поставленные задачи, соответствуя цели непрерывного обеспечения потребителя материальными ресурсами.