Оформление документов по личному составу

Документы по личному составу — это те документы, которые регламентируют отношения работодателя и сотрудника. К ним относятся трудовые договора, распорядительные документы, списки личного состава, тарификационные ведомости и прочие документы, на основе которых ведется кадровый учет предприятия.

За надлежащее оформление и ведение документации по личному составу несет ответственность кадровое подразделение.

Для удобства текущего пользования информацией документы по личному составу оформляются отделом кадров следующим образом:

— Формируются дела для каждого типа документов: для личных дел, для приказов по личному составу, протоколов заседаний и т. д. Заголовки должны отражать содержание и соответствовать номенклатуре дел кадровой службы; - Каждому делу присваивается учетный номер, а также вкладывается первоначальная внутренняя опись; - Обеспечивается их безопасное конфиденциальное текущее хранение: в сейфе или запирающемся на ключ шкафу, корешками наружу. Для удобства рекомендуется располагать их в алфавитном порядке или по порядковым номерам.

Все работы по оформлению документов по личному составу при передаче дел на архивное хранение также ложатся на плечи сотрудников кадрового подразделения. В этом случае требуется следующее оформление:

• — Подшивка. Все листы дела нумеруются и скрепляются между собой нитью на четыре прокола, затем место прошива скрепляется печатью организации и подписью ответственных лиц. — Составление внутренней описи (или уточнение уже существующей). Для личных она составляется с перечислением фамилий уволенных сотрудников и уточнением страниц, на которых содержится информация по каждому человеку.
• — Оформление обложки дела. На ней указываются необходимые реквизиты: название, дата, срок хранения документов, номер и т. д.

Следует помнить, что передача кадровых документов на архивное хранение должно осуществляться не позднее трех лет с момента их изъятия из делопроизводства.

Сам процесс сдачи в архив происходит под контролем сотрудника архивного подразделения, который проверяет полноту и правильность оформления дел. Если на этом этапе были выявлены недочеты и ошибки, то они оперативно исправляются отделом кадров. Архивариус принимает дела строго по составленной описи, проставляя отметки о наличии каждого пункта.

Организация отвечает за сохранность и нераспространение личной информации даже после передачи личных дел в архив, поэтому стоит также позаботиться о безопасности архивного помещения.