Планирование, организация, контроль

Планирование. Эта функция представляет собой процесс подготовки решений. Его назначение состоит в стремлении заблаговременно учесть по возможности все внутренние и внешние факторы, обеспечивающие благоприятные условия для нормального функционирования и развития предприятий, входящих в фирму.

Есть несколько форм планирования (в зависимости от длительности планового периода):

• · Перспективное планирование (прогнозирование).
• · Среднесрочное планирование.
• · Текущее (бюджетное, оперативное) планирование.

Планирование включает этапы:

• · Постановка целей. «Цели должны быть сконцентрированы на самом важном». Таковым в условиях рынка является продукция, потребность которой ощущает потребитель. Работать на потребности рынка — наиважнейшая цель экономики.
• · Определение исходных предпосылок. Они жизненно важны для любой цели. Например, выбирая цель перехода к рыночной экономике, необходимо обдумать не только детали этого процесса — технические, экономические, финансовые, но и учесть психологическую атмосферу в обществе.
• · Выявление альтернатив.

Они выявляются разными методами:

• · Простым набором на основании опросов или высказываний.
• · Путем обсуждения выдвинутых проблем в малых группах.
• · Выбор наилучшей альтернативы. Для этого применяется метод Дельфы, когда каждый участник обсуждения выносит свое мнение по поводу той или иной альтернативы, и все это сопоставляется. Экспертам, которые не знают друг друга, даются вопросы, связанные с решением проблемы, мнение меньшинства экспертов доводится до мнения большинства. Большинство должно либо согласиться с этим решением, либо его опровергнуть. Если большинство несогласно, то их аргументы передаются меньшинству и там анализируются. Этот процесс повторяется до тех пор, пока все эксперты не придут к одному мнению, либо перейдут к тому, что выделятся группы, которые не меняют своего решения. Этот метод используется для достижения эффективности.
• · Ввод и исполнение плана. Альтернатива не может сама привести к желаемому результату. Она должна пройти испытание делом, а потом уже занять достойное место в плане. Далее план должен быть преобразован в логическую последовательность целенаправленных действий. Далее менеджер обязан прозондировать подготовленный план на его эффективность.

Планы бывают:

• · В зависимости от содержания хозяйственной деятельности — планы НИОКР; производства; сбыта; материально-технического снабжения; финансовый план.
• · В зависимости от организационной структуры фирмы — планы производственного отделения; планы дочерней компании.
• ·

Рис. 1. Этапы планирования

Итак, важным этапом при планировании является выбор целей.

Цели организации — результаты, которых стремится достичь организация, и на достижение которых направлена ее деятельность.

Управление по целям состоит из четырех этапов:

• 1. Формулировка четких и кратких целей.
• 2. Разработка наилучших планов достижения этих целей.
• 3. Контроль, анализ и оценка результатов работы.
• 4. Корректировка результатов в соответствии с запланированными.

Выработка целей осуществляется в нисходящем порядке по иерархии от высшего руководства к последующим уровням управления. Цели нижестоящего управляющего должны обеспечивать достижение целей его начальника. На данном этапе выработки целей обязательна обратная связь, то есть двусторонний обмен информацией, что необходимо для их согласования и обеспечения непротиворечивости.

Выделяют главную целевую функцию, или миссию организации, определяющую основные направления деятельности фирмы.

Миссия — основная главная цель организации, ради которой она и создана.

При определении миссии организации необходимо учитывать:

• — формулировку задачи организации с точки зрения производства ею товаров или услуг, а также основных рынков и ключевых технологий, используемых в организации;
• — положение фирмы по отношению к внешней среде;
• — культуру организации: какой рабочий климат существует в данной организации; какой тип работников привлекает данный климат; каковы основы взаимоотношений руководителей фирмы с рядовыми сотрудниками;
• — кто является клиентами (потребители), какие потребности клиентов (потребителей) фирма может успешно удовлетворить.

Миссия организации является основой при формулировке ее целей. Цели представляют собой отправную точку при планировании.

Цели различают:

• 1. По масштабу деятельности: глобальные или общие; локальные или частные.
• 2. По актуальности: актуальные (первоочередные) и неактуальные.
• 3. По рангу: главные и второстепенные.
• 4. По временному фактору: стратегические и тактические.
• 5. По функциям управления: цели организации, планирования, контроля и координирования.
• 6. По подсистемам организации: экономические, технические, технологические, социальные, производственные, коммерческие и т. д.
• 7. По субъектам: личные и групповые.
• 8. По осознанности: действительные и мнимые.
• 9. По достижимости: реальные и фантастические.
• 10. По иерархии: высшие, промежуточные, низшие.
• 11. По взаимоотношениям: взаимодействующие, индифферентные (нейтральные) и конкурирующие.
• 12. По объекту взаимодействия: внешние и внутренние.

После выработки стратегии организации наступает этап ее реализации.

Основными этапами реализации стратегии являются: тактика, политика, процедуры и правила.

Тактика представляет собой краткосрочный план действий, согласованный со стратегическим планом. В отличие от стратегии, которая чаще разрабатывается высшим руководством, тактику вырабатывают руководители среднего звена; тактика носит более краткосрочный характер, чем стратегия; результаты тактики проявляются значительно быстрее, чем результаты стратегии.

Выработка политики является следующим этапом реализации стратегического плана. Она содержит общие установки по отношению к действиям и принятию решений для облегчения достижения целей организации. Политика носит долгосрочный характер. Политика формируется во избежание отступления при принятии повседневных управленческих решений от основных целей организации. Она показывает приемлемые пути достижения этих целей.

После разработки политики организации, руководство разрабатывает процедуры, учитывая предыдущий опыт принятия решений. Процедура используется при частом повторении ситуации. Она включает в себя описание конкретных действий, которые нужно предпринять в данной ситуации.

Там, где целесообразно полное отсутствие свободы выбора, руководство разрабатывает правила. Они применяются для обеспечения точного выполнения сотрудниками своих обязанностей в конкретной ситуации. Правила, в отличие от процедуры, которая описывает последовательность повторяющихся ситуаций, применяются для конкретной единичной ситуации.

Важным этапом при планировании является разработка бюджета. Он представляет собой способ наиболее эффективного распределения ресурсов, выраженный в числовой форме и направленный на достижение определенных целей.

Организация. Функция организации нацелена на упорядочение деятельности менеджера и исполнителей. Это прежде всего оценка менеджером своих возможностей, изучение подчиненных, определение потенциальных возможностей каждого работника, расстановка сил.

Организация ставит вопрос: Кто и как будет реализовывать план действий?

Функция организации реализуется двумя путями: через административно-организационное управление и через оперативное управление.

Административно-организационное управление — предполагает определение структуры фирмы, установление взаимосвязей распределение функций между всеми подразделениями, предоставление прав и установление ответственности между всеми работниками.

Оперативное управление — обеспечивает функционирование фирмы в соответствии с утвержденным планом. Он заключается в периодическом или непрерывном сравнении фактически полученных результатов с результатами, намеченными планом, и последующей их корректировке.

Сам термин организация в менеджменте употребляется в двух значениях:

• · упорядочение деятельности работников,
• · раскрытие структуры предприятия, учреждения, ведомства.

Менеджер действует в условиях сложной структуры предприятия, компонентами которой являются:

• а) работник: выступает в процессе своей активности в 4 направлениях — это человек, индивид, индивидуальность, личность. Менеджер, управляя работником, действующим в группе, имеет дело со сложными психологическими образованиями (характер, темперамент, способности).
• б) формальная организация: каркас для размещения отдельных работников (рядовых, специалистов, руководителей всех звеньев). Это что-то типа пирамиды — директор — начальник цеха — мастер — бригадир. Такая иерархическая структура реализации не идеальна, она называется линейной. Есть также и функциональная структура, которая основана на разумной централизации.
• в) неформальная организация: каждое предприятие, кроме формальной структуры объединяет в себе ряд неформальных социально-психологических образований (микро групп), формирующихся на основе самых различных психологических факторов, но главным образом на базе симпатии — антипатии. Что касается размеров таких групп, то они, как правило, колеблются в пределах 2−5 человек. Неформальные группы на предприятии возникают в процессе взаимодействия членов коллектива между собой. Люди при решении стоящих перед коллективом задач вступают, на основе предписаний и указаний руководителя, в деловые контакты. Наряду с этим они также вступают и в неофициальные контакты друг с другом. Причиной этому является стремление удовлетворять некоторые свои потребности (в общении, кооперации, дружбе и т. д.). Данная структура возникает и развивается спонтанно. Она создается вне компетенции руководства. Есть различные ее виды: диады, триады и квартеты. Значительно реже встречаются неформальные структуры более крупных размеров, хотя отмечено функционирование устойчивых групп и в 6−7 человек.

Самой распространенной является Диада, представляющая собой систему, объединяющую на основе конъюнктивных связей двух лиц:

• 1. друзей;
• 2. партнеров;
• 3. коллег;
• 4. лиц, где один играет роль лидера, а второй ведомого.
• г) трудовой коллектив — это совокупность работников какого-либо предприятия, высшая форма социальной группы. В коллективе диалектически объединены два компонента — материальный и духовный. Материальный — это люди, а духовный — направленность людей. Развитый коллектив представляет собой самоуправляющуюся и саморегулирующуюся систему.
• д) корпорация: данный структурный компонент существует и в материальной, и в духовной сущности. Он проявляется в приверженности людей к своей фирме, предприятию. Например, каждая японская компания имеет свою форму рабочей одежды, свой девиз, ритуалы. Каждая фирма считает своей обязанностью нести определенные расходы на создание у работников положительного образа своей фирмы. Делается все, чтобы побуждать рабочих воспринимать свое предприятие как родную корпорацию.

И, наконец, контроль. Это одна из важнейших функций менеджмента. Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки для внесения исправлений в запланированные показатели развития фирмы, предприятия. Для менеджера должны стоять 2 вопроса: Кто должен контролировать? Как нужно контролировать?

• 1. Контроль проявляется как непрерывный процесс управления.
• 2. Контроль несет в себе коммуникативные начала, присущие менеджеру рыночных отношений. Нередко контроль становится стартом делового общения руководителя с подчиненным, что является началом развития взаимодоверия, следовательно партнерского взаимодействия.

Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития предприятия.

В функцию контроля входят: сбор, обработка и анализ информации о фактических результатах хозяйственной деятельности, сравнение их с планом, выявление отклонений и ошибок, анализ их причин, разработка программ для достижения целей фирмы.

На фирмах широко используется две формы контроля:

• · Финансовый (как основа общего управленческого контроля). Он осуществляется путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим показателям деятельности по стандартным формам. Ведется через подразделения на разных уровнях управления: в высшем звене управления через аппарат контролера (центральную службу); за деятельностью производственных отделений и дочерних предприятий — через из бухгалтерию, финансовую службу, систему планирования, которые собирают и обрабатывают информацию.
• · Административный (тактический). Это контроль за соответствием хозяйственных результатов показателям, запланированным в текущем бюджете; производится сравнение объема фактических и планируемых продаж; анализируется состояние портфеля заказов. Функция контроля служит важнейшим средством централизации управления со стороны высшего руководства фирмы и одновременно позволяет достигать оптимального сочетания централизации и децентрализации в управлении фирмой в целом