Знание вопросов современного документирования управленческой деятельности и организации работы с документами позволяет избежать внутренних и внешних конфликтов и сосредоточить свое внимание на решении задач производственно-хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия.
В соответствии со сложившейся за весь предшествующий период российской государственной практикой, отсутствует единый орган, несущий всестороннюю юридическую ответственность за создаваемую и используемую обществом документацию. Эта ответственность рассредоточена между рядом органов государственной власти и управления в соответствии с их функциональными обязанностями.
На основе законодательных, нормативных и нормативно-методических документов каждое учреждение предусматривает свои требования к работе с документами и закрепляет их в уставе, регламентах, правилах и инструкциях. Правила составления и оформления документации, включенные во внутренние нормативные документы, конкретизируют положения стандарта с учетом специфики деятельности организации, технологии документирования, условий работы ее управленческого аппарата. В этом случае требования стандарта приобретают нормативный характер и становятся обязательными для исполнения всеми работниками.
Соотношение управленческих документов, относящихся к различным системам документации, в различных организациях будет неодинаковым, так как оно зависит от направлений деятельности той или иной организации, ее места в системе государственного управления и ряда других причин. При этом особая роль принадлежит системе организационно-распорядительной документации. Они применяются во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от уровня управления, направления деятельности, формы собственности и организационно-правовой формы. Именно они составляют основную часть документации, с которой работает любой аппарат управления.
