Учет капитальных вложений при автоматизированной обработке учетной информации

Приоритетным направлением для развития учета в республике Беларусь в настоящее время является применение в сельскохозяйственных организациях комплексной автоматизации. Использование автоматизированных средств ведения бухгалтерского учета решает проблемы снижения трудоемкости обработки, учета и передачи информации, экономии времени, снижения вероятности возникновения ошибок, быстроты получения необходимых результатов.

В Республике Беларусь накоплен большой положительный опыт использования средств вычислительной техники для целей учета и управления на предприятиях. На данный момент существует ряд программ, являющихся многофункциональным комплексом для решения задач бухгалтерского учета: «Нива» СХП, «Ветразь», «Галактика», «1С: Предприятие 7.7» и др. Все эти программы апробированы и нашли широкое применение в деятельности сельскохозяйственных предприятий, перешедших на автоматизированную форму бухгалтерского учета.

В соответствии с учетной политикой в ОАО «Козловичи-Агро» не применяются средства автоматизации учетных процессов. Поэтому рассмотрим автоматизацию на примере распространенной в РБ программы для ведения бухгалтерского учета «1С Предприятие 7.7» — это универсальная бухгалтерская программа, ориентированная на широкий спектр возможных применений — от небольших до очень крупных предприятий, различных областей деятельности: производственных, строительных, торговых. Она состоит из модуля ведения бухгалтерского учета и конфигуратора — модуля, обеспечивающего настройку бухгалтерской программы на конкретную область применения. Ее целесообразно использовать для ведения автоматизированного бухгалтерского учета на средних по размеру сельскохозяйственных предприятиях. Данная программа позволяет создать комплексную информационную базу данных и широко использовать унифицированные электронные бланки первичных и сводных регистров бухгалтерского учета.

Учет капитальных вложений на ПЭВМ предусматривает автоматизацию решения следующих задач:

• · учет затрат по созданию, приобретению, вводу в эксплуатацию основных средств в натуральном и стоимостном выражении по объектам, структурным подразделениям и материально ответственным лицам;
• · учет накладных расходов по вложениям во внеоборотные активы и их автоматическое распределение по объектам учета;
• · формирование и печать регистров синтетического и аналитического учета, отчетности по капитальным вложениям.

Автоматизация системы учета требует серьезной методической работы по исследованию ее информационной составляющей, на проведение которой необходимы месяцы. Перевод предприятия на автоматизированную форму очень трудоемкий процесс, но в нынешних условиях развития экономики это просто необходимо.

На данный момент в бухгалтерии ОАО «Козловичи-Агро» каждое рабочее место бухгалтера обеспечено персональным компьютером, однако учет вложений во внеоборотные активы не автоматизирован. Это объясняется тем, что на предприятии не хватает квалифицированных специалистов, владеющих новейшими информационными технологиями, а также ограниченностью финансовых средств, не позволяющей приобрести качественное программное обеспечение, учитывающее специфику сельскохозяйственного производства.

Для автоматизации бухгалтерского учета в ОАО «Козловичи-Агро» необходимо приобрести программное обеспечения «1С: Бухгалтерия». Также следует направить работников организации на обучающие курсы по использованию данной программы.

Внедрение автоматизированной системы учета следует начинать на первое число месяца, предпочтительнее на 1 января.

Вначале в программу заносятся относительно постоянные данные, затем составляются различные справочники и заносятся начальные остатки по счетам.

Справочник «Основные средства» является аналогом картотеки основных средств. Программа предусматривает два варианта ввода информации в справочник:

• · справочная информация подготавливается предварительно, а затем осуществляется ввод операций и документов;
• · справочная информация вводится непосредственно во время ввода бухгалтерских операций и документов.

Бухгалтерский учет капитальных вложений ведется на счете 08 «Вложения во внеоборотные активы» на общую сумму затрат. Прежде чем приступать к вводу операций по учету капитальных вложений следует обратиться к существующей настройке плана счетов и аналитического учета для данного счета. Существующая настройка предполагает ведение аналитического учета в разрезе одного вида субконто — номенклатуры «Основные средства». Данному виду субконто соответствует одноименный справочник. Этот справочник является двухуровневым, что позволяет организовать учет поступления основных средств по классификационным группам и по каждому инвентарному объекту.

Для автоматизации ввода хозяйственных операций по вложений во внеоборотные активы в типовой конфигурации программы предусмотрено несколько документов: «Поступление ОС» (приобретение ОС за плату); «Ввод в эксплуатацию»; «Поступление оборудования»; «Передача в монтаж оборудования»; «Модернизация».

Все эти документы объединены в одну группу и доступны через меню «Документы > Учет ОС > …».

Помимо перечисленных документов при отражении хозяйственных операций, связанных с приобретением и выбытием ОС, могут использоваться типовые операции, объединенные в группу «Капитальные вложения в основные средства и нематериальные активы», а также документы, предназначенные для автоматизации ввода операций по расчетам с поставщиками и покупателями, документы ввода кассовых и банковских операций.

Наиболее распространенной является операция приобретения основного средства у поставщика. Затраты на приобретение основного средства относятся к долгосрочным инвестициям, поскольку направлены на приобретение внеоборотных активов длительного пользования.

Для каждой из операций, представленных на схеме в типовой конфигурации программы «1С: Предприятие 7.7», предусмотрены документы, автоматизирующие процесс отражения этих операций в компьютерном учете. Операция 1 «Оплата» реализуется при помощи документа «Банковская выписка».

Прежде чем приступать к вводу операций по приходу ОС, возможно, потребуется убедиться в том, что ранее была произведена оплата счета поставщика. Эту информацию можно получить через стандартную ведомость «Анализ субконто». Наиболее естественный способ — обратиться к режиму формирования данной ведомости через меню «Отчеты > Анализ субконто».

Для отражения факта прихода основного средства от поставщика целесообразно воспользоваться документом типовой конфигурации «Приобретение ОС за плату» (меню: «Учет ОС> Поступление ОС»).

Диалоговая форма ввода документа заполняется на основании сопроводительного комплекта документов организации-поставщика.

При заполнении формы диалога в шапку документа нужно ввести номер и дату документа, ввести поставщика путем выбора из справочника «Контрагенты», а также документ, на основании которого произведена оплата.

Для учета поступления основных средств, приобретенных с налогом на добавленную стоимость, важным является порядок учета НДС по приобретенным основным средствам, т. е. в поле «Налоги» выбирается ставка НДС для автоматического формирования бухгалтерских записей по расчетам с поставщиками.

Далее необходимо заполнить табличную часть документа. Каждая строка таблицы содержит сведения об одном объекте ОС. При заполнении графы «Наименование» предлагается выбрать объект ОС из справочника «Основные средства». Если запись о данном объекте не была введена ранее, то ее можно ввести в справочник, не выходя из документа.

Для отражения факта ввода основного средства в эксплуатацию в типовой конфигурации предусмотрен документ «Ввод в эксплуатацию основного средства», который доступен из журнала документов «Учет ОС», а также может быть вызван через меню «Документы > Учет ОС > Ввод в эксплуатацию ОС».

Заполнение формы диалога предполагает обязательный ввод номера и даты документа.

Большинство реквизитов документа аналогичны реквизитной части справочника «Основные средства», однако есть и отличия.

Реквизит «Основное средство» представляет объект, который вводится в эксплуатацию. В нашем случае объект ОС ранее был введен в справочник «Основные средства», поэтому данный реквизит может быть заполнен путем выбора объекта из справочника. Если сведения об основном средстве в справочнике отсутствуют, то после обращения к справочнику можно ввести в него информацию о новом объекте.

При нажатии кнопки «Объем вложений во внеоборотные активы» в поле ввода стоимости автоматически заносится текущий остаток счета 08 «Вложения во внеоборотные активы» по соответствующему объекту аналитического учета.

В реквизите «Ответственное лицо» путем выбора из справочника «Сотрудники» указывается материально ответственное лицо, несущее ответственность за основное средство в процессе его эксплуатации. После заполнения всех реквизитов в документ «Ввод в эксплуатацию ОС» можно распечатать акт установленной формы, нажав кнопку «АКТ ОС- 1».

Для обобщения информации по счету 08 «Вложения во внеоборотные активы» в качестве выходной информации будут формироваться следующие регистры учета: «Анализ счета 08» (18) и «Карточка счета 08» (19).

Отчет «Анализ счета 08» предназначен для анализа остатков на счете и оборотов с корреспондирующими счетами за период в разрезе объектов аналитического учета. Данный отчет представляет собой таблицу, в которой для каждого субконто содержатся остатки на начало и конец периода, а также обороты счета с другими счетами за установленный период. Для учета и анализа обязательств организации во времени предназначен отчет «Анализ счета по датам».

Таким образом, автоматизация учета капитальных вложений позволяет оперативно и с небольшими затратами времени получать:

• · достоверную информацию о поступлении основных средств по видам, группам и инвентарным номерам как в целом по сельскохозяйственной организации, так и по ее структурным подразделениям и материально ответственным лицам;
• · ведомости, заменяющие ручные регистры и позволяющие заполнять формы отчетности по учету капитальных вложений;
• · формировать и передавать бухгалтерские проводки в головное автоматизированное рабочее место для сводного учета.

Поэтому одним из направлений совершенствования учета вложений во внеоборотные активы в ОАО «Козловичи-Агро» является введение автоматизированной формы учета.