Организация аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами в ОАО «Нытва»

Документы по учету расчетов с подотчетными лицами в ОАО «Нытва» можно условно подразделить на три вида.

1. Документы, относящиеся к первому виду, составляются, как правило, в отделе кадров и бухгалтерии организации до выдачи денежных средств под отчет на основании служебной записки от заинтересованного подразделения, отдела, цеха.

К таким документам относятся: приказ руководителя, служебное задание, командировочное удостоверение, расчет суммы командировочных расходов, расходный кассовый ордер.

Приказ является основанием для направления работника в командировку (форма №Т-9). В приказе указывается фамилия, имя и отчество командируемого, страна или город командирования, планируемый срок командировки, цель командировки. На основании приказа руководителя определяется служебное задание и отчет о его выполнении (форма №Т-10а) и выписывается командировочное удостоверение (форма №Т-10).

Далее работнику выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру (№КО-2) денежные средства на командировочные или на хозяйственно-операционные расходы.

В бухгалтерии на выданные по РКО подотчетные суммы составляется запись, отражающая дебиторскую задолженность предприятию, т. е. Д71 К50.

На ОАО «Нытва» приказом руководителя установлен конкретный перечень лиц, которым предоставлено право получать деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы. Также приказом определено, что деньги выдаются на срок равный 15 дням, по истечении 15 дней со дня выдачи денежных средств работник обязан предоставить в трехдневный срок авансовый отчет. Суточные по предприятию установлены в размере 500 рублей за каждый день нахождения в командировке.

• 2. Документы второго вида работник получает самостоятельно во время нахождения в командировке или при приобретении ТМЦ, оплаты работ, услуг. К ним относятся проездные документы, чеки ККМ, товарные чеки и оформленные на имя организации с указанием НДС, а также фамилии, имени и отчества работника счет, накладная, акт, бланк строгой отчетности, квитанция к приходному кассовому ордеру, счет-фактура. Эти документы в дальнейшем прикладываются к авансовому отчету работника и служат оправдательными документами по произведенным расходам. Каждый из этих оправдательных документов должен быть установленной формы с содержанием обязательных реквизитов. Так, например, в кассовом чеке должны быть четко пропечатаны идентификационный номер продавца товара, его наименование, номер кассовой машины, дата совершения операции, сумма.
• 3. Третий вид — итоговая документация. Работник, возвратившийся из командировки делает отметку о прибытии в командировочном удостоверении и в течение трех дней после окончания командировки по приказу предоставляет подробный отчет руководству организации о результатах выполнения служебного задания (форма №Т-10а), в бухгалтерию — авансовый отчет об истраченных суммах полученных денежных средств (№АО-1 «Авансовый отчет»).

После проведения хозяйственно — операционных, представительских расходов, возвращения из командировки подотчетное лицо предоставляет в бухгалтерию отчет о фактически израсходованных суммах с приложением оправдательных первичных документов, оформляет авансовый отчет, который в течение 5 дней обрабатывается бухгалтером. Представленные подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных суммах и приложенные к ним оправдательные документы в бухгалтерии подвергаются счётной проверке, а также проверке по существу. При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые отчёты утверждаются руководителем предприятия, после чего принимается к учету.

Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

К итоговой документации относятся: авансовый отчет (с приложением командировочного удостоверения, служебного задания, чеков, проездных документов, накладных, счетов, счетов-фактур, квитанций к приходным кассовым ордерам) и отчет о результатах командировки.

Все авансовые отчеты с приложенными к ним оправдательными документами подшиваются за каждый месяц.

Синтетический учет расчетов с работниками предприятия по подотчетным суммам осуществляется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету счета отражается дебиторская задолженность работников по выданным им авансам. По кредиту 71 счета отражается израсходованная сумма денежных средств, выданная в подотчет. Сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» обычно бывает дебетовое и отражает остаток подотчетных сумм, числящихся за подотчетными лицами.

Таблица 2 — структура 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами».

Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой выдаче.

На основании предоставленных работником авансового отчета и первичных оправдательных документов бухгалтером осуществляются следующие записи.

В ОАО «Нытва» счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами:

Дебет 71 Кредит 50 «Касса».

— на выданную сумму при получении работником наличных денег из кассы.

Дебет 71 Кредит 91 «Прочие доходы и расходы».

— отражение положительных курсовых разниц по подотчетным суммам в иностранной валюте.

Счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами:

Дебет 09 «Вложения во внеоборотные активы» Кредит 71.

— при оплате подотчетными лицами расходов, связанных с приобретением объектов, которые подлежат учету в качестве основных средств, нематериальных активов и прочих внеоборотных активов;

Дебет 10 «Материалы» Кредит 71.

— отражена сумма оприходованных материалов, канцелярских товаров, хоз. товаров, купленных подотчетным лицом;

Дебет 19 «НДС по приобретенным ценностям» Кредит 71

— учтена сумма НДС по приобретенным материальным ценностям, предоставленным услугам (гостиницы при командировках), оплаченным подотчетными лицами;

Дебет 20, «Основное производство» Кредит 71.

— расходы, произведенные подотчетным лицом на нужды основного производства (приобретение материальных ценностей, командировки, связанные с основным производством);

Дебет 26 «Общехозяйственные расходы» Кредит 71.

— расходы, произведенные подотчетным лицом на административно-хозяйственные нужды (например, подотчетным лицом оплачены нотариальные, консультационные, информационные услуги, госпошлина, почтовые расходы и т. д.); сюда же относятся расходы по командировкам;

Дебет 50 «Касса» Кредит 71.

— на суммы, возвращенные в кассу подотчетным лицом — неизрасходованный остаток аванса;

Дебет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» Кредит 71.

— отражаются суммы, уплаченные подотчетным лицом поставщикам (организациям, индивидуальным предпринимателям) за материалы, услуги.

Дебет 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» Кредит 71.

— если командировка носит непроизводственный характер (связана с отдыхом, развлечениями, мероприятиями культурно-просветительского характера) и финансируется за счет собственных средств;

Дебет 91 «Прочие доходы и расходы» Кредит 71.

— внереализационные расходы (оплата услуг банка по обслуживанию счета через подотчетное лицо, суммы НДС не принятые к вычету);

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 71.

— отражение не возвращенных в установленный срок подотчетных сумм. В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из заработной платы работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из заработной платы работника);

Дебет 97 «Расходы будущих периодов» Кредит 71.

— подотчетным лицом приобретена лицензия на осуществление деятельности, произведена подписка на печатные издания;

Пример 1:

Так, например, 06.02.08 были выданы денежные средства под отчет на хозяйственно-операционные расходы Имайкину Р. И. на приобретение конвертов, счетчика купюр и детектора валют, в сумме 9000 рублей.

Он предоставил в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах 08.02.08 на сумму — 8966 рублей. В тот же день был внесен остаток в кассу в сумме 34 руб.

Составляются следующие проводки:

Дебет 71 Кредит 50 — 9000 руб. — выдан аванс Дебет 10.6 Кредит 71 — 96 руб. — по приобретенным конвертам Дебет 10.9 Кредит 71 — 7 370 руб. — счетчик купюр Дебет 10.9 Кредит 71 — 1500 руб. — детектор валют Дебет 71 Кредит 50 — 34 руб. — внесен остаток подотчетных сумм Пример 2:

На основании Приказа руководителя от 20.08.08 № 123 Иванов О. И. направлен в командировку в г. Москва сроком на 3 дня для проведения переговоров и заключения договора.

24.08.08 по РКО из кассы Иванову О. И. выданы денежные средства на командировочные расходы в 21 000 руб.

Дебет 71 Кредит 50 — 21 000 руб.

27.08.08 работник вернулся из командировки, о чем свидетельствуют отметки в командировочном удостоверении, 30.08.10 им был предоставлен в бухгалтерию авансовый отчет о произведенных расходах на сумму 21 500 руб.

Бухгалтером сделаны следующие записи:

Дебет 26 Кредит 71 — 10 000 руб. — авиабилеты до г. Москва и обратно Дебет 26 Кредит 71 — 8 475 руб. — гостиница Дебет 19 Кредит 71 — 1 525 руб. — сумма НДС, выделенная в счете за гостиницу Дебет 26 Кредит 71 — 300 руб. суточные в пределах норм Дебет 26 Кредит 71 — 1 200 руб. суточные сверх норм.

02.09.08 работнику возмещен перерасход по авансовому отчету, выданы денежные средства из кассы по РКО:

Дебет 71 Кредит 50 — 500 руб.

Сумма суточных сверх норм, установленных для определения налоговой базы по налогу на прибыль, для удобства в налоговом учете выделяется на отдельный субсчет счета 26.

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 — комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71.

Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты — на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера — на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.

Так как на предприятии ведется автоматизированный учет, то после обработки бухгалтером авансового отчета в программе автоматически заносятся записи в журнал операций, журнал-ордер и ведомость по счету, формируются оборотно-сальдовая ведомость и обороты по счету, карточка счета, анализ счета и записи по главной книге. Данные из главной книги переносятся в баланс. Также существует возможность просмотра оборотно-сальдовой ведомости, анализа счета и карточки счета по субконто, то есть по конкретному сотруднику, что позволяет проследить, например, выдачу денежных средств работнику при наличии остатка неизрасходованных сумм предыдущего аванса.