Методологии постановки управленческого учета

Федеральное агентство по образованию Российской Федерации Псковский государственный педагогический университет имени Кирова Кафедра Курсовая работа По дисциплине: «Менеджмент»

На тему: «Методологии постановки управленческого учета»

Псков 2010

• Введение
• 1. Принципы организации управленческого учета на предприятиях
• 1.1 Принципы управленческого учета
• 1.2 Внедрение управленческого учета
• 1.3 Функции, цели и задачи управленческого учета
• 1.4 Содержание управленческой отчетности
• 1.5 Автоматизация управленческого учета
• 1.6 Направления организации управленческого учета
• 2. Методология постановки управленческого учета
• 2 1 Анализ системы (AS IS)
• 2.2 Построение системы управленческого учета (TO BE)
• Заключение
• Список использованной литературы

Постановка управленческого учета является внутренним делом самой организации. В отличие от финансового учета, ведение управленческого учета не является обязательным для организации. Система управленческого учета служит лишь интересам эффективного управления, поэтому решение о целесообразности ее ведения руководитель организации принимает исходя из того, как он оценивает затраты и выгоды от ее функционирования. Система управленческого учета является эффективной, если она позволяет облегчить достижение целей организации с наименьшими затратами на создание и функционирование самой системы.

Управленческий учет в значительной мере имеет дело с текущими фактами хозяйственной деятельности, по которым можно оперативно принять необходимые управленческие решения для совершенствования процесса производства. Данные управленческого учета носят строго конфиденциальный характер, составляют коммерческую тайну. Управленческий учет обязательно должен фокусировать внимание на будущем и на том, что можно сделать, чтобы повлиять на ход событий. В современных условиях ведение управленческого учета является одним из важнейших условий, позволяющих руководству предприятия принимать правильные управленческие решения. Поскольку каждая организация самостоятельно выбирает направления развития, виды выпускаемой продукции, объемы производства, возникает объективная необходимость накапливать по всем этим параметрам информацию, получать необходимые учетные данные. Эффективность управленческого учета зависит от выбора методики его ведения (подходов к оценке активов, способов обработки финансовой информации с учетом фактора времени, способов калькулирования затрат и др.). Методы ведения управленческого учета должны быть отражены в документах организационного характера (приказах, распоряжениях руководства).

1. Принципы организации управленческого учета на предприятиях

1.1 Принципы управленческого учета

Цель управленческого учета — обеспечение информацией, необходимой для принятия управленческих решений.

Принципы управленческого учета:

1. Принцип обособленности. Требует рассмотрения каждого экономического субъекта отдельно от других. В управленческом учете при решении специфических задач обособленно рассматривается предприятие не только в целом, но и отдельные его подразделения;

2. Принцип непрерывности. Подразумевает необходимость формирования информационного поля учетных данных постоянно, а не время от времени;

3. Принцип полноты. Информация, которая касается учетно-управленческой проблемы, должна быть максимально полной для того, чтобы решения, принятые на основе этой информации, были максимально эффективными. С принципом полноты тесно перекликается принцип надежности, который требует, чтобы информация, используемая при принятии решений, была обоснованной;

4. Принцип своевременности. Информация должна быть представлена тогда, когда она необходима;

5. Принцип сопоставимости. Одинаковые показатели за разные периоды времени должны быть сформированы в соответствии с одними и теми же принципами;

6. Принцип понятности. Информация, представленная в любом учетном документе, должна быть понятна пользователю этого документа. В случае управленческого учета можно сказать, что информация, подготовленная для менеджера, который будет принимать по ней какие-либо решения, должна быть представлена в такой форме, чтобы менеджер понял, что содержит в себе документ. Информация должна быть уместной, т. е. должна относиться к интересующей менеджера проблеме и не быть перегружена лишними деталями;

7. Принцип периодичности. Совершенно очевидный принцип, хотя фактически выдержать его сложнее, чем при подготовке внешней финансовой отчетности, там этот принцип поддерживается законодательным требованием представления периодической отчетности. Однако и внутренний оборот информации, и внутренние отчеты желательно также строить с учетом этого принципа;

8. Принцип экономичности. Данный принцип никогда не обсуждается относительно финансового учета, поскольку в силу своей жесткой внешней регламентированности ведения финансового учета он обязателен для организации. Затраты на поддержание системы управленческого учета должны быть существенно меньше затрат на ее функционирование. Информационный обмен учетно-управленческими данными должен приносить организации пользу в виде снижения трансанкционных и прочих затрат.

Соблюдение перечисленных выше принципов позволяет построить такую систему управленческого учета, чтобы она максимально соответствовала главной цели этого вида деятельности.

Поскольку у российских предприятий система управленческого учета ориентирована на отражение и накопление информации, она должна основываться на базовых бухгалтерских принципах.

При организации управленческого учета целесообразно применять следующие основные принципы и методы:

— двойной записи;

— отражения фактов хозяйственной деятельности в том периоде, когда они произошли (метод начисления);

— существенности (должна отражаться только существенная информация);

— представления правдивой информации;

— баланса между выгодами и затратами (выгоды, извлекаемые из информации, должны быть больше затрат на ее получение),

— приоритета содержания над формой (операции должны отражаться в учете исходя из их экономической сути, а не из юридического содержания);

— соответствия (отнесение расходов к доходам, для получения которых эти расходы и были произведены). [1]

Поскольку управленческий учет регулируется только внутрикорпоративными нормами и предназначен исключительно для внутренних пользователей, то целесообразно утвердить указанные принципы приказом руководства и принять их в качестве основополагающих правил управленческого учета.

1.2 Внедрение управленческого учета

Приступая к внедрению управленческого учета, первым делом необходимо определить, кто возглавит эту работу. Наиболее целесообразно поручить ее финансовому директору предприятия и возложить на него решение следующих задач:

— разработать динамический метод расчета себестоимости и в дальнейшем применять его на практике;

— разработать систему классификации ассортимента и подсчета затрат. Эта задача потребует провести инспектирование всех производственных подразделений предприятия, чтобы изучить механизмы образования затрат на каждом участке, оценить их целесообразность и обоснованность;

— создать компьютерную систему учета и анализа данных о деятельности предприятия. При этом очень важен квалифицированный взгляд со стороны. Не в каждой компании есть специалисты, которые могут выполнить весь сложный комплекс работ, связанных с постановкой управленческого учета. Поэтому, если организация намерена решить эту проблему эффективно, лучше всего пригласить профессиональных консультантов.

1.3 Функции, цели и задачи управленческого учета

Система управленческого учета в организации действует посредством ряда функций, которые можно разделить на две группы на основании того, что форму или содержание информационных потоков определяет данная функция:

— функции, обеспечивающие организацию информационных потоков;

— функции, определяющие содержание информационных потоков.

Среди функций, которые обеспечивают организацию информационных потоков, можно выделить следующие:

— разработка и (или) внедрение систем обмена информацией между различными сегментами организации и представления информации (подготовка разного рода внутренних управленческих отчетов);

— анализ информации;

— планирование деятельности.

Функциями, определяющими содержание информационных потоков, являются:

— координация деятельности подразделений, сегментов организации или отдельных сотрудников;

— мотивация персонала;

— контроль за выполнением планов.

Цель управленческого учета достигается в рамках указанных функций посредством решения ряда задач, которые сами по себе могут конкретизироваться подзадачами (задачами более низкого уровня). [3]

Можно сформулировать множество задач, решаемых в системе управленческого учета в организации. Во всех случаях выбор индивидуален и зависит от целей и задач самой организации, от того, какая ситуация сложилась в ее бизнес-среде, какой рыночной стратегии и тактики придерживается ее руководство и насколько формализованы и стандартизированы учетно-аналитические процедуры и процесс принятия решений в самой организации. В качестве основных задач, решаемых в системе управленческого учета большинства организаций, в рамках названных функций можно выделить следующие:

1. Представление информации:

— оценка запасов;

— обоснование продажных цен;

— исчисление прибыли;

— формирование информационных файлов о доходах и затратах;

— разработка и представление руководству организации различных внутренних отчетов.

2. Анализ:

— определение путей наиболее эффективного использования ресурсов, в том числе ограниченных;

— выявление возможности роста финансовой результативности (внутренних резервов) и межпериодная оптимизация финансового результата;

— подготовка информации для принятия решений о структуре и объемах выпуска продукции;

— подготовка информации для принятия решений о способах финансирования различных проектов, сегментов, видов деятельности и т. д.;

— разработка вариантов инвестирования.

3. Планирование:

— прогнозирование будущих значений показателей;

— разработка оперативных и тактических планов;

— подготовка информации для принятия решений о системе и краткосрочных или долгосрочных целей и задач организации.

4. Мотивация:

— мотивация сотрудников и менеджеров;

— разработка способов участия сотрудников и менеджеров в прибыли компании;

— разграничение сфер ответственности менеджеров;

— разработка способов оценки эффективности работы подразделений и менеджеров.

5. Координация:

— координация деятельности различных сегментов бизнеса;

— оптимизация структуры бизнеса;

— выработка политики в области распределения накладных расходов между подразделениями организации и (или) продуктами;

— организация текущего обмена информацией между подразделениями и менеджерами.

6. Контроль:

— организация внутреннего финансового контроля;

— организация внутреннего аудита;

— сравнение фактически достигнутых с плановыми показателями и разработка рекомендаций руководству по устранению или недопущению выявленных отклонений в будущем. [2]

1.4 Содержание управленческой отчетности

Состав управленческой отчетности, а также степень ее детализации зависят от того, кому предоставляется информация. Наиболее общие данные предназначены для корпоративного уровня, более детализированные данные о состоянии предприятия поступают к топ-менеджерам, а максимально подробная информация предоставляется руководителям функциональных подразделений. Впрочем, иногда появляется необходимость предоставления более детальной информации топ-менеджерам.

Степень детализации предоставляемой управленческой информации зависит и от требований руководителя. Генеральный директор компании нередко требует предоставления максимально детальных сведений. В результате он знает о мельчайших подробностях каждого бизнес-процесса. Такой подход руководства к управлению компанией служит хорошим стимулом для сотрудников.

Перечень показателей, предоставляемых для составления управленческой отчетности, различается в зависимости от структурного подразделения. Например, Марина Шелудько («Идеальная чашка») поясняет: «Для каждого отдела разработаны те показатели, которые в полной мере характеризуют его работу. Отдел развития предоставляет данные об объемах инвестиций, которые компания направляет на реализацию проектов, и рентабельности проектов. Производственный отдел — сведения о размере прибыли, получаемой каждой кофейней. Отдел персонала предоставляет данные об удовлетворенности персонала и так далее» .

В компании «Аптека 36,6» также используют показатели, характеризующие прибыльность: операционная и валовая прибыль компании в целом и по каждой из аптек. Кроме того, большое внимание уделяется таким показателям, как оборачиваемость запасов и кредиторская задолженность, текучесть кадров, объем запасов сверх нормы, прибыльность по продуктам.

Для «Микояновского мясокомбината» наиболее важным показателем является маржинальный доход. Начальник финансово-экономического отдела компании Александр Теньков отмечает: «Очевидно, что на прибыль влияет множество факторов, в результате чего довольно сложно оценивать деятельность по данному показателю. Разумеется, мы контролируем прибыль, но основной показатель для нас — доход» .

управленческий учет методология отчетность Наряду с широко распространенными показателями, входящими в состав управленческой отчетности, существуют и специализированные. Так, одним из наиболее важных показателей эффективности деятельности компании «Идеальная чашка» является выручка в расчете на одно посадочное место.

Следует отметить, что в управленческом учете применяются не только финансовые показатели. Не всегда эффективно проводить оценку деятельности в стоимостных показателях.

В последнее время получила широкое распространение система сбалансированных показателей Balanced Scorecard, основанная на выделении ключевых показателей эффективности (как финансовых, так и не финансовых).

Например, в «Аптеке 36,6» уже имеется успешный опыт внедрения системы сбалансированных показателей, которая затрагивает все бизнес-процессы, а в компании «Идеальная чашка» к этому пока стремятся: «Мы хотим внедрить у себя систему сбалансированных показателей, но для этого управленческая информация должна быть более полная, чем та, которая есть на сегодняшний день» (Марина Шелудько). А вот в «ПетерСтар» внедрение системы Balanced Scorecard считают всего лишь модной тенденцией, поскольку ключевые показатели эффективности, на которых базируется эта система, компания использовала и раньше. [4]

Система управленческого учета служит не только информационной базой для принятия решений, но и позволяет проводить самодиагностику состояния предприятия, оценку конкурентной позиции и эффективно мотивировать персонал.

Несмотря на то, что оценку текущего финансового состояния проводят все компании, участвовавшие в исследовании, наибольшее внимание разные фирмы уделяют разным показателям. По словам Александра Тенькова («Микояновский мясокомбинат»), «понять состояние бизнеса в целом позволяет оценка стоимости компании. Как правило, подобного рода цифры интересуют топ-менеджмент и акционеров компании». «Аптека 36,6» оценивает деятельность аптек, входящих в торговую сеть, на основании показателя продаж на квадратный метр торговой площади и на одного сотрудника аптеки.

Использование системы управленческого учета позволяет оценить текущую конкурентную позицию предприятия. На «Микояновском мясокомбинате» еженедельно отслеживаются и сравниваются цены на продукцию конкурентов по отрасли, проводится анализ динамики цен. Конкурентная позиция оценивается по следующему алгоритму: во-первых, служба маркетинга отслеживает появление новой продукции в магазинах; во-вторых, контролируется ценовой диапазон по тем продуктам, которые уже существуют на рынке; в-третьих, осуществляется информационное взаимодействие с конкурентами, что позволяет точнее оценивать ситуацию. «Аптека 36,6» сравнивает свои магазины с другими аптеками по таким показателям, как площадь, ассортимент, оборачиваемость.

1.5 Автоматизация управленческого учета

В настоящее время все большее количество финансовых директоров сходятся во мнении, что автоматизировать управленческий учет необходимо, однако подход к автоматизации у них разный.

Наиболее распространенным способом решения задач автоматизации управленческого учета являются собственные разработки или адаптируемые продукты. Основной довод в пользу такого подхода — высокая стоимость комплексных информационных систем. Использование собственных разработок обосновано тем, что «для наладки и запуска единой системы по самым скромным оценкам понадобится 25−30 тысяч долларов. При этом вопрос о том, окупятся ли такие затраты и насколько новая система будет эффективнее уже работающей, остается открытым.

Однако многие финансовые директора все же являются сторонниками приобретения профессиональных систем. Они считают, что от неэффективного программного продукта страдает качество как бухгалтерской, так и управленческой информации: не достигаются необходимые степень детализации и скорость предоставления данных". [4]

1.6 Направления организации управленческого учета

В мировой практике сформировались два направления организации учетно-аналитической системы.

Первое — финансовый учет (именуемый в законодательстве как бухгалтерский учет), ориентированный не столько на обеспечение управления предприятием, сколько на внешнее обеспечение по отношению к хозяйствующему субъекту пользователей учетной информацией — правительственных фискальных органов, банкиров, кредиторов, акционеров и партнеров настоящих и потенциальных.

Это направление учета развивает, гармонирует и унифицирует традиционные учетные процедуры с целью получения максимально точной, понятной и доступной всем внешним пользователям информации. Недостатками являются несвоевременность и низкая информативность полученной в системе финансового учета информации для нужд конкретного производства в конкретных условиях хозяйствования.

Второе направление — управленческий учет направлен на конкретного внутреннего пользователя, должен предоставить необходимую ему информацию и обеспечить контроль, анализ, прогнозирование, выбор наиболее эффективных путей развития и принятия оперативных управленческих решений. Набор показателей, измерителей и форм управленческой отчетности устанавливается администрацией предприятия и может изменяться в зависимости от потребностей производства.

Система управленческого учета, практикуемая крупными российскими компаниями, не лишена в настоящее время некоторых недостатков. К наиболее типичным недостаткам следует отнести следующие:

— избирательность, а, следовательно, неполная и неточная информация, которая при принятии конкретного управленческого решения может быть незаменима, при достаточно длительном использовании привести к нежелательному искажению базовой учетной информации;

— своеобразие;

— дороговизна.

Практика показала, что возможны четыре системы организации учета производственных затрат и калькулирования себестоимости продукции:

1. Управленческий учет полностью выделяется из финансового посредством ведения специальных счетов (Франция, Бельгия).

2. Система управленческого учета становится автономной по отношению к финансовому учету, в ней используется три класса счетов. Счета управленческого учета ведутся параллельно со счетами финансового учета, а взаимосвязь между ними осуществляется при помощи системы распределительных счетов: распределение первичных затрат по элементам, первичных доходов (США, Канада, Германия).

3. Управленческий учет не ведется, а учет затрат по носителям для исчисления себестоимости продукции, работ и услуг осуществляется статистически, т. е. вне системы бухгалтерского учета, хотя данные статистического учета увязываются с данными бухгалтерского учета (Венгрия).

4. Управленческий учет отсутствует, а учет производственных затрат интегрирован в финансовый учет. Такая система организации учета затрат на производство присуща существующей отечественной системе учета. Дополнительно необходимо заметить, что в отечественном учете также отсутствуют сами понятия «финансовый и управленческий учет» .

При разработке и применении управленческого учета на российских предприятиях с учетом традиционных методов ведения бухгалтерского учета и зарегламентированности системы бухгалтерского учета можно предложить следующие варианты:

1. Организация управленческого учета на основе действующего Плана счетов, поскольку информация о себестоимости на счетах является открытой, или в системе производственных (калькуляционных) счетов, поскольку информация о затратах и себестоимости является коммерческой тайной (закрытой) для внешних пользователей. Об этом говорят некоторые отечественные авторы, предлагая провести границы обособления между управленческим и финансовым учетом путем разделения и закрепления между ними отдельных балансовых счетов.

При этом управленческий учет охватывает следующие направления учета: использования сырья, материалов, труда, оборудования, общепроизводственные и общехозяйственные расходы (граница обособления управленческого учета от сч. 20 «Основное производство» до сч. 40 «Готовая продукция»). Информация закрытая (сохраняется коммерческая тайна), широко используется управленческим аппаратом предприятия,

Финансовый учет охватывает направления учета: отгрузка и реализация продукции по отпускным ценам, формирование коммерческих расходов, определение и использование прибыли до окончательного исчисления конечных результатов, фондов резервов (граница обособления финансового учета от счетов 45, 46 до счета 97). Информация открытая и широко используется внешними партнерами для налаживания и укрепления деловых связей.

В этом случае, во-первых, финансовый учет теряет сплошной характер и не может претендовать на полноту и достоверность информации, а, во-вторых, сбыт, финансы и обязательства предприятия в условиях рыночных отношений не менее интересны и необходимы с точки зрения управления, чем производство, и поэтому не могут быть обойдены вниманием управленческого учета.

Учитывая изложенное, можно сказать, что обособление между финансовым и управленческим учетом состоит не в разделении предмета учета в пределах принятого Плана счетов, а в организационном подходе к системе учета с точки зрения полезности для потребителей представляемой информации.

2. Четкое разграничение функций финансового и управленческого учета, а, следовательно, переориентация всей системы бухгалтерского учета на основе международных стандартов, т. е. в этом смысле предоставление предприятию самостоятельности определения показателей по учету полной себестоимости, дифференцированного учета, учета по центрам ответственности.

Таким образом, необходимо отметить, что при ориентации российской системы бухгалтерского учета к международным стандартам, организация и ведение бухгалтерского учета подразумевает разделение на финансовый и управленческий, но этот факт не отражен ни в одном нормативном документе.

Представляется необходимым и возможным в настоящее время применять на предприятии управленческий учет, но препятствием этому является жесткое ограничение внутренней деятельности со стороны контролирующих органов.

Кроме того, система бухгалтерского учета не в достаточной степени отвечает требованиям управленческого учета, и в этом смысле, управленческий учет представляет собой информационную систему предприятия с функциями обеспечения оперативности сбора и обработки информации, текущего планирования деятельности, оперативного контроля за уровнем расходования материальных, трудовых и финансовых ресурсов. [5]

2. Методология постановки управленческого учета

2 1 Анализ системы (AS IS)

Большую роль при постановке управленческого учета играет проектный подход к решаемой задаче: создание проектной команды, определение этапов работ, установление сроков завершения каждого этапа, а также ведение проектной документации.

Процесс постановки управленческого учета можно представить в виде последовательных шагов, состоящих из трех крупных блоков (рис. 2. 1.).

При описании будем использовать следующие два термина: As Is — означает «как есть», т. е. в том виде, в котором процесс существует в настоящее время; To Be — как «должно быть», т. е. измененный процесс, в том виде, в котором он должен существовать.

Рассмотрим подробно каждый из блоков.

Рисунок 2. 1. Шаги постановки управленческого учета

Постановка управленческого учета на предприятии начинается с анализа деятельности и существующей системы управленческого учета. На предприятии может не быть ярко выраженной системы управленческого учета, однако обязательно существует бухгалтерская система, при анализе которой можно выявить ряд функций управленческого учета.

Основой постановки системы управленческого учета является производственный бизнес-процесс предприятия. Управленческий учет, не базирующийся на физическом бизнес-процессе деятельности предприятия, функционирует некорректно и не может служить базой для принятия управленческих решений.

Данный шаг зачастую игнорируется, так как специалистам кажется, что они досконально знают процессы собственного предприятия. Но даже начальники цехов, знающие досконально свой участок работ, после формализации бизнес-процесса, отмечали для себя полезность, так как некоторые моменты были для них новыми. Связано это с тем, что обеспечением функционирования бизнес-процессов занимается большое количество работников, каждый из которых фокусируется на своем участке работ. Формализованный бизнес-процесс позволяет проектной команде получить доступ к комплексному знанию многих специалистов-производственников.

В ходе построения бизнес-процесса основной деятельности должны обязательно принимать участие производственники. Следует избегать следующей ошибки: общаться со специалистами, не осуществляющими анализируемый процесс. Например, многие экономисты на предприятии считают, что знают процесс, так как оперируют фактическими учетными данными. При проведении интервью они могут грамотно рассказать о том, как осуществляется деятельность на том или ином производственном участке, однако, они представляют процесс в том виде, в котором он должен функционировать, а не в том, в котором он фактически осуществляется. При более детальном изучении, общении с производственниками на местах, понимаешь, что многие коммуникации нарушены и процесс, постоянно видоизменяясь, принял определенную форму, которую можно проанализировать, только опираясь на знание специалистов-производственников, непосредственно осуществляющих процесс.

Существует много стандартов построения бизнес-процессов, однако по опыту работы можно выделить наиболее приемлемый стандарт IDEF0.

Данный стандарт прост и интуитивно понятен даже необученному человеку. Он довольно быстро изучается, но вместе с тем содержит в себе жесткие ограничения, позволяющие «собрать воедино» видение большого количества работников и представить в едином формате.

Прорисовка документооборота (As Is). В рамках построения системы управленческого учета анализируется только документооборот, относящийся к учету затрат и доходов. Такими являются все документы первичного учета на производстве: накладные, лимитно-заборные карты, акты, наряды и прочие документы, отражающие специфику отдельных бизнесов, такие как купажные листы для винодельческого производства, путевые листы техники для сельского хозяйства и т. д.

К анализируемому документообороту относятся также все сводные документы и отчеты, созданные на основании первичных данных. Документами наиболее высокого уровня являются три формы финансовой отчетности, построенные на основании управленческих данных: баланса, отчета о прибылях и убытках и отчета о движении денежных средств.

Не нужно анализировать и включать в систему управленческого учета документооборот, связанный с договорным, кадровым учетом, специфические документы бухгалтерского учета (журналы-ордера, бухгалтерские справки и т. д.). Система документооборота неразрывно связана с физическим бизнес-процессом деятельности компании.

Построение таблицы документооборота. Для детального изучения маршрутов движения документов, участников документооборота и вносимой в документы информации систематизируются следующие данные: наименования всех первичных документов с указанием процесса, в результате которого был составлен документ, назначение документа, составитель, количество экземпляров, от кого и кому передается документ и в какие сроки, а также какая информация и кем вносится в данный документ. Информацию лучше всего представлять в табличном виде, где по строкам указаны документы, а по столбцам представлены указанные характеристики.

Многие документы имеют нескольких участников документооборота: составителем документа может быть один работник, вносить информацию могут другие работники, а утверждать — руководитель. Все эти аспекты должны быть отражены при построении документооборота.

Анализ работы с первичными документами. На следующем этапе анализируются бланки первичного учета. Основной задачей является определение методики заполнения документа, расчетов, осуществляемых с данными, содержащимися в документе, сценариев заполнения документов. Обрабатывается каждый первичный документ, содержащийся в таблице документооборота.

Следует особое внимание уделить специфическим документам, присущим каждому отдельному бизнесу. Специфические документы зачастую имеют особенности, о которых необходимо знать, для разработки корректной системы учета.

Изучение методики расчета затрат и внутренней отчетности (As Is). Изучение методики расчета затрат базируется на анализе бухгалтерских (или управленческих) проводок, отвечающих за распределение затрат между местами возникновения затрат и расчет себестоимости отдельных видов продукции.

Конечно, идеальным является случай, когда методика расчета затрат содержится в утвержденном положении об учетной политике предприятия, однако на подавляющем большинстве предприятий эти сведения являются не формализованными и требуют выяснения посредством интервьюирования бухгалтеров.

Основными необходимыми сведениями являются данные о структуре мест возникновения затрат (МВЗ), а также полный перечень объектов калькулирования, в качестве которых выступает как готовая продукция, так и все полуфабрикаты, для которых рассчитывается производственная себестоимость.

Анализируется существующая на предприятии методика распределения затрат вспомогательных цехов, а также базовые показатели перераспределения накладных затрат основных подразделений по видам продукции. В конечном счете, определяется порядок формирования фактической себестоимости единицы продукции.

В рамках изучения внутренней отчетности анализируются существующие отчеты, предоставляемые специалистам предприятия. При анализе указываются данные, содержащиеся в отчете, периодичность составления отчета и кому передается отчет.

При изучении системы отчетов анализируется содержащаяся в отчетах информация и потребители данной информации.

Постановка требований к системе управленческого учета

После анализа существующей системы учета ключевым шагом является постановка требований к будущей системе управленческого учета.

Сначала необходимо определить основную цель постановки учета, например: корректный расчет себестоимости видов продукции, поступление качественной информации для принятия управленческих решений, прочие. К примеру, некоторые предприятия посредством внедрения системы управленческого учета хотят усилить контроль над расходованием определенных ресурсов, обосновать нормы расходов, принятые на предприятии. Существенный интерес вызывает такая цель, как персонализация ответственности за определенные участки деятельности.

Необходимо определить потребителей управленческой информации и оценить их потребности. Список требований управленческого учета должен быть детальным и затрагивать практически все вехи будущей системы. Приведем только некоторые из них:

· степень детализации учета затрат по видам продукции;

· порядок перераспределения затрат вспомогательных подразделений;

· определение учетного периода;

· степень автоматизации учета и точки ввода информации;

· точное определение статей затрат, списываемых на счета 23, 91, 92, 93, 94;

· определение структуры трех основных финансовых документов (баланса, отчета о прибылях и убытках и отчета о движении денежных средств);

· определение плана счетов;

· определение главных пользователей системы и их требований к предоставляемой информации;

· прочие.

2.2 Построение системы управленческого учета (TO BE)

После того как определены требования к создаваемой системе управленческого учета, начинается этап создания системы. Три следующие задачи должны осуществляться параллельно и итерационно, так как являются взаимозависимыми: доработка первичных документов, создание методики расчета затрат и создание требований к системе отчетности.

Доработка первичных документов (To Be). В процессе доработки документов осуществляется изменение движения документов, бланков первичных документов и пересмотр участников процесса документооборота. Доработка первичных документов сводится к настройке документооборота таким образом, чтобы обеспечить автоматизированную систему управленческого учета всей необходимой первичной информацией для осуществления расчетов.

Документооборот анализируется с точки зрения следующих характеристик: достаточности вносимых данных, работников, вносящих информацию в документы, периодичности составления бланка документа. Любой из перечисленных параметров, не отвечающий требованиям создаваемой системы управленческого учета, должен быть изменен для обеспечения корректности расчетов, осуществляемых на основании данных, поступающих в систему учета.

За расчеты отвечает следующий шаг, который должен делаться параллельно и ставить требования к информативности первичных документов. Каждый документ в автоматизированной системе управленческого учета формирует ряд проводок, поэтому должны указываться все операции, которые могут описываться первичным документом, а также все проводки, которые осуществляются при каждой операции.

Следует сказать, что система управленческого учета должна обязательно базироваться на системе счетов. Наполнение системы данными осуществляется при помощи проводок. Для обеспечения требуемой детализации данных вводится аналитика для всех затратных счетов. Все затратные счета имеют аналитику, обеспечивающую наличие данных о местах возникновения затрат, объектах затрат, статьях затрат и работах. Каждый первичный документ должен быть описан с учетом проводок, которые он формирует, с указанием возможных значений аналитики корреспондирующих счетов.

Создание методики расчета затрат (To Be). Методика расчета затрат описывает действия, которые осуществляются с накопленными на затратных счетах данными. Описывается алгоритм распределения затрат вспомогательных подразделений на основные подразделения, методика распределения накладных затрат по видам продукции с использованием базовых показателей, а также методика формирования себестоимости единицы продукции. Ключевыми элементами методики расчета затрат и калькулирования себестоимости являются: период осуществления расчетов, базы для распределения затрат и объекты калькулирования себестоимости.

Данный шаг является наиболее сложным и ответственным. Процесс создания методики расчета затрат и калькулирования себестоимости осложняется тем, что для различных видов бизнесов он различен. Вопрос создания методики калькулирования себестоимости должен рассматриваться только в привязке к определенному виду деятельности с учетом особенностей, существующих на предприятии. При этом руководствоваться лучше типовыми рекомендациями калькулирования себестоимости, предложенными для различных отраслей.

Создание требований к системе отчетности (To Be). Система отчетности является завершающим этапом постановки управленческого учета. Ключевым моментом является определение пользователей автоматизированной системы управленческого учета. После того как пользователи определены, необходимо понять, какая требуется информация и определить периодичность ее предоставления.

Будем классифицировать отчеты следующим образом:

1. Отчеты по движению ресурсов — содержат данные о состоянии и движении материальных ценностей по складам.

2. Отчеты по затратам — предоставляют информацию по всем видам затрат по элементам и статьям, местам и объектам затрат.

3. Отчеты по производству — содержат информацию о технологических аспектах производства.

4. Отчеты по реализации — содержат данные о реализации продукции и услуг сторонним контрагентам.

5. Отчеты по движению ресурсов позволяют получить информацию о наличии товарно-материальных ценностей на любом из МВЗ в любой момент времени и о списании ТМЦ с одного МВЗ на другой за любой временной период.

6. Отчеты по затратам являются наиболее значимыми во всей системе отчетов, они содержат следующую информацию:

· затраты по статьям и элементам затрат по каждому МВЗ на конец отчетного периода (месяц, квартал, год);

· затраты по объектам затрат для каждого объекта затрат, на который были потрачены ресурсы (ремонт техники, строительные работы по объектам и т. д.);

· предварительные калькуляции себестоимости на конец месяца по всем видам продукции, произведенным в данном месяце;

· полные фактические калькуляции затрат по всем видам продукции на конец года;

· отчет о прибылях и убытках в целом по компании.

В проекте положения по управленческому учету содержится вся необходимая работникам предприятия информация, позволяющая наладить заполнение первичных документов, и документооборот для обеспечения автоматизированной системы управленческого учета необходимыми данными:

· описание бизнес-процессов предприятия;

· описание документооборота по подразделениям предприятия;

· описание первичных документов с представлением бланков, указанием ответственных и алгоритма заполнения каждого документа;

· методика распределения затрат и калькулирования себестоимости продукции;

· система управленческих отчетов.

Потребителями проекта положения по управленческому учету, в конечном счете, являются работники предприятия, обеспечивающие функционирование управленческого учета. Данный документ является только проектом, так как должен быть протестирован, откорректирован и внедрен на предприятии по всей форме работы с положениями предприятия.

Техническое задание программистам содержит специфические данные, требующиеся для описания работы системы управленческого учета с точки зрения обеспечения целостности данных и осуществления расчетов. В данном документе содержатся:

· справочники;

· какие именно данные из первичных документов попадают в автоматизированную систему учета;

· описание методики расчетов;

· форматы отчетов с указанием источника данных.

Потребителем данного документа является команда программистов.

Заключение

Управленческий учет уже перестал быть просто учетом, «параллельным» бухгалтерскому, что подтверждают финансовые директора передовых компаний. Результаты исследования, проведенного иностранными специалистами, показывают, что во всех странах управленческий учет развивался поэтапно в соответствии с изменениями конкурентной ситуации и задач, стоящих перед компаниями (см. рисунок).

За последние 10−15 лет российские предприятия пытаются пройти путь, на который западным компаниям понадобилось не одно десятилетие. При этом основные этапы развития управленческого учета одинаковы и для российских, и для западных компаний, так как продиктованы развитием рынков.

Когда ключевыми конкурентными факторами являются цена и уровень издержек, самое важное место в управленческом учете занимает учет затрат. Затем компания растет, и для упорядочения финансовых потоков вводится бюджетирование и выделяются центры финансовой ответственности. Нефинансовые и качественные параметры выходят на первый план на этапе, когда основным фактором конкурентоспособности компании становятся эффективное управление уникальными ресурсами предприятия и компетентность персонала.

В России на многих рынках до сих пор идет ценовая конкуренция, и именно поэтому некоторые участники исследования все еще сосредоточены на финансовых показателях. Однако на рынке услуг, где важное значение имеет степень удовлетворенности клиента, компании уже активно вводят качественные показатели, которые позволяют им отследить не только результат, но и процесс его достижения.

Значительную часть пути по постановке управленческого учета многие российские компании уже преодолели, но еще большая часть работы впереди. Российским предприятиям предстоит решить следующие основные задачи: создать единую информационную среду, охватывающую всю систему управленческого учета; активно использовать нефинансовые показатели в системе управленческого учета, поскольку без них невозможно принятие обоснованных управленческих решений; увязывать системы мотивации персонала и управленческого учета, чтобы обеспечить объективность премирования сотрудников.

Система управленческого учета состоит из трех компонентов: системы первичных документов, обеспечивающих учетную систему данными, методики расчета затрат, содержащей алгоритмы распределения и пересчета затрат, а также системы отчетов, отвечающей за предоставление данных, содержащихся в системе учета.

Все три компонента взаимосвязаны, так как без обеспечения требуемой детализации вносимых в первичные документы данных не будет возможности применить корректный алгоритм расчета затрат, а без указания формы определенного отчета содержащиеся в системе данные не попадут к пользователю. Поэтому, при постановке управленческого учета очень важно обеспечивать взаимосвязь между формами первичных документов, методикой расчета затрат, а также системой управленческих отчетов.

Необходимо однозначно определиться с дальнейшей автоматизацией процесса: кто и какими средствами будет осуществлять автоматизацию. Следует также помнить, что система управленческого учета должна согласовываться с системой бюджетирования, в противном случае невозможно будет осуществить отслеживание выполнения запланированных показателей.

Изложенный выше подход к постановке автоматизированной системы управленческого учета является универсальным и с той или иной степенью детализации может быть применен на предприятиях любых размеров.

1. Веснин Р. В. Основы менеджмента: Учебник. — М.: «Триада ЛТД», 2007.

2. Герасименко Г. П., Управленческий, финансовый и инвестиционный анализ. — Ростов-на-Дону.: «Март», 2008.

3. Кабушкин Н. И. Основы менеджмента. — М.: «Финансы и статистика», 2008.

4. Козлова Е. П. Бухгалтерский учет в организациях. — М.: «Финансы и статистика», 2007.

5. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. — М.: «Дело», 2008.

6. Румянцева З. П., Соломатина Н. А. Менеджмент организаций. Учебное пособие. — М.: «Инфра-М», 2008.

7. Уткин Э. А. Профессия менеджера. — М.: «Экономика, 2009.

8. Фаткин Л. Ф., Петросян Д. С. Этика и психология управления. — М.: «Российская экономическая академия», 2007.