Унификация построения и написания наименований объектов

При унификации построения и написания наименований объектов классификации проводится упорядочение применяемой терминологии (исключение многозначности, синонимии), взаимоувязка со стандартизованной терминологией.

В тех случаях, когда в классификаторы объекты включаются на основании правовых актов и документов, наименования объектов в классификаторах должны соответствовать их наименованиям в этих актах и документах.

На данном этапе целесообразно также обобщить и провести анализ используемых сокращений и их унификацию; разработать алфавитный (алфавитно — предметный) указатель наименований объектов классификации.

Принципы кодирования информации в классификаторах

Кодирование представляет собой образование по определенным правилам кодов и присвоение их объекту или группе объектов, позволяющее заменить несколькими знаками (символами) наименования этих объектов. С помощью кодов обеспечивается идентификация объектов максимально коротким способом, т. е. с помощью минимального числа знаков. Минимизация количества знаков, идентифицирующих объекты, способствует повышению эффективности сбора, учета, хранения, обработки (анализа) информации.

Кодирование заданного множества объектов предусматривает:

выбор метода кодирования;

выбор алфавита и длины кода;

построение структуры кода;

кодирование объектов классификации и их группировок;

расчет при необходимости контрольного числа для защиты кодов классификатора;

обеспечение резервной емкости кодов классификатора.

Алфавит кода представляет собой систему знаков (символов), составленных в определенном порядке, куда могут входить цифры, буквы и другие знаки, имеющиеся на клавиатуре печатающего устройства. Коды бывают цифровые, буквенные и смешанные — буквенно-цифровые.

Структура кода представляет собой, как правило, графическое изображение последовательности расположения знаков кода и соответствующие этим знакам наименования уровней деления.

Например, структура кодового обозначения унифицированной формы документа по общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) выглядит следующим образом:

Обычно структура кода представляется в нормативном документе как «XX. XX» .

Число знаков в коде определяется его структурой и зависит от количества объектов, входящих в подмножества, образуемые на каждом уровне деления. При определении числа знаков на каждом уровне деления необходимо иметь в виду возможность появления новых объектов и предусматривать резервные емкости кода.

Части кода могут разделяться между собой точкой, при этом после последней цифры кода точка не ставится. Например, обозначение года в коде, как правило, ставится в конце, отделяется дефисом и имеет емкость 4 знака, т. е. «XX. XX-20XX» .

Методы кодирования в значительной степени связаны с методами разделения множества на подмножества. При разработке структуры кода важно выбрать оптимальное соотношение между уровнями деления и числом знаков в каждом разряде кода. При этом коды должны удовлетворять следующим основным требованиям:

однозначно идентифицировать объекты и (или) группы объектов, т. е. являться идентификаторами;

иметь минимальное число знаков (минимальную длину) и достаточное для кодирования всех объектов (признаков) заданного множества;

иметь достаточный резерв для кодирования вновь возникающих объектов кодируемого множества;

обеспечивать возможность автоматического контроля ошибок при вводе в компьютерные системы.

Классификационные методы кодирования разделяются на четыре типа:

Последовательный метод кодирования — метод кодирования, при котором в кодовом обозначении знаки на каждой ступени деления зависят от результатов разбиения на предыдущих ступенях.

Параллельный метод кодирования — метод кодирования, при котором признаки классификации кодируются независимо друг от друга определенными разрядами или группой разрядов кодового обозначения.

Порядковый метод кодирования — метод кодирования, при котором кодовыми обозначениями служат числа натурального ряда.

Серийно — порядковый метод кодирования — метод кодирования, при котором кодовыми обозначениями служат числа натурального ряда с закреплением отдельных диапазонов (серий) этих чисел за объектами классификации с одинаковыми признаками.

Последовательный метод следует использовать при иерархическом методе классификации. Множество разделяется на подмножества в нужной последовательности, и кодовое обозначение строится по заданной структуре, определяющей последовательность и количественный состав признаков на каждом уровне деления.

Параллельный (независимый) метод используют при фасетной классификации объектов. Коды присваиваются фасетам и признакам независимо друг от друга. Структура кодового обозначения определяется фасетной формулой.

Кодирование при всех методах осуществляется путем присвоения порядковых номеров, причем параллельный метод может успешно применяться при иерархическом методе классификации, когда одинаковыми кодами кодируются одинаковые объекты (признаки), находящиеся на одном уровне деления, но в разных подмножествах.

При фасетной классификации коды признаков, входящих в отдельные фасеты, представляют собой, как правило, порядковые номера либо строятся на основе классификационных методов кодирования.

Выбор методов классификации и кодирования в каждом конкретном случае осуществляется разработчиком классификатора, возможны комбинации, как принципов классификации, так и методов кодирования. Выбор комбинации зависит от назначения классификатора, решаемых им конкретных задач, специфики информации и области применения.

При разработке классификаторов на основе уже существующих классификаторов (международных, региональных, межгосударственных и т. п.) важное значение имеет их гармонизация.

Гармонизация классификаторов представляет собой приведение классификаторов в соответствие с классификатором, выбранным в качестве основы, установленными путями гармонизации.

Для проведения сопоставимости объектов классификации или их группировок из различных классификаторов могут создаваться и использоваться переходные ключи, которые следует рассматривать в качестве справочно-поискового аппарата.

Переходной ключ — таблица, устанавливающая соответствие каждой группировке или объекту классификации одного классификатора одной или нескольким группировкам или объектам классификации другого классификатора.

Переходные ключи могут разрабатываться между классификаторами, в которых по разным признакам классифицируются одни и те же объекты классификации; между классификаторами, имеющими взаимосвязанные объекты классификации и т. п.

Большинство общероссийских классификаторов гармонизировано с международными стандартами и имеют разработанные таблицы переходных ключей.