Организация работы с документами

Организация работы с документамиорганизация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения или организации.

Эффективная работа с документами обеспечивает оптимальные условия для всех видов работ с документами с момента их создания или получения до уничтожение или передачи на архивное хранение.

Правила работы с документами в конкретной организации составляют систему делопроизводства. Система делопроизводства представляет собой совокупность:

• — общепринятых принципов обработки документов
• — принципов работы с документами конкретного предприятия

Система делопроизводства предприятий формируется под влиянием следующих факторов:

• — используемой нормативной методикой базой делопроизводства
• — сложившихся национальных традиций работы с документами
• — установленных руководством предприятия правил работы с документами
• — квалификации делопроизводственной службы предприятия

Руководитель предприятия несёт персональную ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение правил работы с документами на предприятии. В структурных подразделениях назначаются сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства.

Формы организации делопроизводства Существует три формы организации делопроизводства:

• — централизованная
• -децентрализованная
• -смешанная

При централизованной форме организации делопроизводства все технические операции по обработке документов сосредоточены в одном структурном подразделении, а творческая работа с документами осуществляется в других структурных подразделениях.

Децентрализованная форма организации делопроизводства предполагает создание самостоятельной службы делопроизводства в каждом структурном подразделении. Её целесообразно использовать при дивизиональном типе организационной структуры или в условиях территориальной разобщённости структурных подразделений организации.

Смешанная форма организации делопроизводства предполагает выполнение одних делопроизводственных операций в службе ДОУ и других структурных подразделениях.

Основные этапы документооборота Документооборотэто движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Документы, поступающие на предприятие проходят:

• -первичную обработку
• — предварительное рассмотрение
• — регистрацию
• — рассмотрение руководителем

После этого входящие документы передаются конкретным исполнителям.

Служба ДОУ, которая может быть представлена на предприятии как самостоятельным структурным подразделением, так и отдельным сотрудником, должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте.

Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на:

• — направляемые на рассмотрение руководителем предприятия
• — направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам. На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.

Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в службу ДОУ. Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации. Внутренние документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме.

Служба ДОУ должна систематически вести учёт количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учёта документооборота обобщаются службой ДОУ и доводятся до сведения руководителя предприятия для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

Приём и первичная обработка документов Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образуют документооборот организации. Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации.

Документы, поступающие в организацию, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Документы, адресованные руководству организации, предварительно рассматриваются в службе документационного обеспечения.

Обработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в день поступления документов в службу документационного обеспечения или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время.

Регистрация формы и их заполнение Регистрация документов и фиксация факта создания или поступления документа в организацию осуществляется путём проставления на нём индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Документы регистрируются в организации один раз: поступающие в день поступления, создаваемые в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, его автора и содержания. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрационной группы. Все документы регистрируются на карточках.

Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется числом справочных и контрольных карточек в структурных подразделениях, где документ будет исполняться и контролироваться. Регистрация документов-ответов осуществляется на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрируемого массива.

Обработка входящих и исходящих документов Получение секретарём входящих документов в почтовом отделении производится после тщательной проверки адресных данных поступившей корреспонденции, её количества. В необходимых случаях указывается вес отправления и сохранность печатей. Почтовые отправления принимаются под роспись в книге выдачи, с выдачей описиреестра на все полученные документы.

Доставленные до места назначения входящие документы проходят процедуру первичной обработки, включающую в себя распаковку, счёт и сортировку. Получение входящих документов по Техническим средствам коммуникации осуществляется секретарём непосредственно в офисе.

Все документы, зарегистрированные в организации, должны иметь свой индивидуальный идентификационный номер, включающий в себя порядковый номер по журналу регистрации и номер регистрационного журнала согласно утверждённой номенклатуре дел организации. Поступившие в адрес руководителя входящие документы должны представляться ему для ознакомления, как правило, в день поступления. Поручение по исполнению входящего документа даётся, как правило, только одному должностному лицу.

На исходящие документы, рассылаемые в количестве свыше пяти экземпляров, в обязательном порядке оформляется «расчёт рассылки», существенно облегчающий последующее конвертование документов.

После отправки исходящих документов секретарём на основании записей в журналах учёта осуществляется списание отправленных экземпляров в журнале учёта исходящих документов путём проставления отметки «отправлено, дата» в соответствующей графе.

Контроль и исполнение документов и поручений Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, учёт и обобщение результатов контроля исполнения. Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению руководства организации специальной службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела, или специально назначенным лицом.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания документа, а для документов, поступивших из других организаций, с даты их поступления. Сроки исполнения документов установлены в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки принятием нового акта, индивидуальные распоряжением руководителя, который их установил.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются на документе, в регистрационно-контрольной карточке и на экземпляре ответа, оставшемся в организации.

Службой контроля осуществляются следующие операции:

• — формирование картотеки контролируемых документов
• — направление карточки контролируемого документа в подразделение-исполнитель
• — выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона конкретного исполнителя
• — напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения
• — получение информации о ходе и результатах исполнения
• — запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа
• — регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения
• — сообщение о ходе и результате исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов
• — снятие документов с контроля по указанию руководителей
• -формирование картотеки исполненных документов

Карточки контролируемых документов систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям и группам документов.