ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В СООТВЕТСТВИИ С ГОСТом Р.6.30.2003

Документ состоит из отдельных информационных элементов, которые называются реквизитами. Совокупность реквизитов документов, расположенных в определённом порядке, составляет формуляр документа.

Порядки и правила оформления служебных документов. Особую актуальность данный вопрос обретает в связи с принятием и введением в действие с 1 июля 2003 г. нового государственного стандартаГОСТ Р 6.30.2003.

Помимо указанного стандарта правовая регламентация вопросов оформления служебных документов в настоящее время осуществляется на основе:

• а) иных государственных стандартов
• б) отраслевых стандартов РФ
• в) международных стандартов, действие которых распространяется на территории РФ в соответствии с заключёнными международными соглашениями в области стандартизации.

Тем не менее особый интерес вызывают особенности оформления управленческих документов предприятия в свете требований ГОСТ Р 6.30.2003.

Начнём с краткой характеристики данного документа. Прежде всего уточним, что указанный стандарт введён в действие взамен прежнего ГОСТ Р 6.30−97, унаследовав от последнего не только структуру, но и большинство положений. В то же время ГОСТ Р 6.30.2003 несколько иначе трактует требования к оформлению управленческих документов.

ГОСТ Р 6.30.2003 устанавливает изменённый состав реквизитов документа. Общее число реквизитов теперь не 29, а 30. Один реквизит исключён, но одновременно в состав реквизитов добавлено два новых.

Из содержания ГОСТ Р 6.30.2003 устранены положения, касающиеся регламента отдельных вопросов оформления документов. Из раздела 3 выведены пункты, затрагивающие правовое регулирование подписания и датировки документов.

Новый ГОСТ имеет существенное структурное отличие от своего предшественника: из документа изъят раздел 5 «Требования к учёту, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба РФ или герба субъектов РФ». Кроме того, из текста нового ГОСТа исключены положения, регламентирующие порядок изготовления гербовых бланков.

ГОСТ Р 6.30.2003 уточняет порядок оформления отдельных реквизитов. Также изменён порядок применения требований ГОСТ Р 6.30.2003. Требования нового стандарта являются рекомендуемыми. Требования нового ГОСТа распространяются не на все документы, а лишь на отнесённые к организационнораспорядительной документации, находящейся в обиходе как государственных так и не государственных организаций.

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации. Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Состав реквизитов документов. При подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации герб субъекта Российской Федерации эмблема организации код организации основной государственный регистрационный номер юридического лица идентификационный номер налогоплательщика код формы документа наименование организации справочные данные об организации наименование вида документа дата документа регистрационный номер документа ссылка на регистрационный номер и дату документа место составления документа адресат гриф утверждения документа резолюция заголовок к тексту отметка о контроле текст документа отметка о наличии приложения подпись гриф согласования документа визы согласования документа оттиск печати отметка о заверении копии отметка об исполнителе отметка об исполнении документа и направлении его в дело отметка о поступлении дела в организацию идентификатор электронной копии документа Требования к оформлению реквизитов служебных документов.

• 01. -Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционном законе «О Государственном гербе Российской Федерации
• 02- Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
• 03- Эмблему организации помещают на бланке организаций в соответствии с уставом.
• 04- Код организации проставляют по Общероссийскому Классификатору предприятий и организаций.
• 05- Основной государственный регистрационный номер юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
• 06- Идентификационный номер налогоплательщика проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
• 07- Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации .
• 08- Над наименованием организации указывают сокращённое, а при его отсутствии полное наименование вышестоящей организации.
• 09- Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации.
• 10- Наименование вида документа должно быть определено уставом.
• 11- Датой документа является дата его подписания или утверждения.
• 12-Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел.
• 13- Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
• 14- Место составления документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации.
• 15- В качестве адресата могут быть организации ли структуные подразделения, юридические или физические лица.
• 16- Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом
• 17- Резолюция включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения.
• 18- Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа
• 19- Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой К, словом или штампом «Контроль»
• 20- Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации.
• 21- Отметку о наличии приложения оформляют с помощью сокращений.
• 22- В состав реквизита подпись входит наименование должности лица, подписавшего документ
• 23- Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ, личной подписи и расшифровки подписи и дату составления.
• 24- Согласование документа оформляют визой согласования документа, включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи и дату подписания.
• 25- Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах.
• 26- При заверении копии документа проставляют заверительную надпись ВЕРНО, должность лица, заверившего документ, личную подпись, расшифровку подписи и дату заверения
• 27-Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона.
• 28- Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении.
• 29- Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа.
• 30 Идентификатором электронной копии документа является отметка, проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа, и содержащая наименование файла на машинном носителе.

Оформление бланков служебных документов Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Их оформляют в соответствии с приложением. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в неё реквизитов.

Для организации, её структурного подразделения, должностного лица, устанавливают следующие виды бланков документов:

• — общий бланк
• -бланк письма
• -бланк конкретного вида документа

Общий бланк используют для создания любых видов документов, кроме письма. Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих на ряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка.

Бланкэто лист бумаги с внесённой в него постоянной информацией и разметкой для последующего внесения переменной информации.

Бланки документов целесообразно печатать в типографиях, что может дать больше степеней защиты их от подделки.

Гербовые бланки должны изготавливаться только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Общий бланк имеет несколько отличий от бланка для писем. Вместо реквизита «адресные данные» в общем бланке резервируется место для проставления реквизита «название вида документа». Вместо «ссылка на регистрационный номер и дату документа» — «место составления или издания».

Бланки с угловым расположением реквизитов применяются при оформлении документов, содержащих следующие реквизиты: адресат, гриф утверждения и резолюцию. Вариант бланка с угловым расположением реквизитов является наиболее экономичным по использованию площади листа, так как бланковая надпись по ширине должна занимать не более 7 см- 28 машинописных знаков.

При продольном расположении реквизиты на бланке документа располагаются по центру вдоль верхней части листа. Это придаёт бланку большую солидность, позволяет использовать более широкий диапазон шрифтов и графики. Широко применяются продольные бланки для оформления протоколов советов директоров, собраний акционеров и других документов, не требующих утверждения.

Требования к оформлению информационно-справочных документов Понятие основных информационно-справочных документов и их виды. Значение этой группы документов для решения оперативных вопросов и обмена информацией. Особенности подготовки и оформления информационно-справочных документов.

Составление и оформление информационных справок.

Справкидокументы, содержащие описание и подтверждение тех или иных фактов, событий. Справки бывают двух видов: информационные и удостоверяющие какой-либо факт или событие и выдаются заинтересованным лицам и учреждениям.

Удостоверяющие справки наиболее многочисленны и имеют массовое распространение, поэтому представлены в трафаретной форме.

Справки информационного характера отражают индивидуальные ситуации и могут носить инициативный характер или предоставляться по запросу.

Особенности оформления справки зависят от места, куда они адресованывнутренние справки оформляются не на бланке, внешниена бланке с угловым расположением реквизитов.

Оформление докладных записок Докладная запискадокумент, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка составляется по инициативе одного или нескольких юридических лиц или по поручению руководителя. По своей сути они могут быть инициативными и информационными.

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресат к конкретным действиям, которые могут быть изложены в тексте или каким-то другим путём.

Информационная записка обычно несёт в себе сюжеты нейтрального характера, как правило, по поручению руководства. Докладные записки отчётного характера обычно содержат информацию о завершении какого-либо этапа работы, проведённого обследования, выполнения распоряжений, приказов и других распорядительных документов.

Составление и оформление объяснительных записок.

Объяснительная запискадокумент, составляемый для пояснения или конкретизации отдельных положений выполняемой работы. Как правило она не содержит в отличие от докладной записки выводы и предложения.

Объяснительные записки могут адресоваться во внешние организации и применяться для объяснения служебных и личных обстоятельств, связанных с нарушением принятых обязательств, выяснения причин невыполнения условий работы, трудовой и технологической дисциплины внутри учреждения.

Внутренние и внешние объяснительные записки пишутся на стандартном листе бумаги формата А4 и А5. Внутренняя объяснительная записка адресуется руководителю организации, структурного подразделения или руководителю кадровой службы, если её содержание затрагивает личные вопросы.

Составление и оформление актов.

Актдокумент, составляемый группой лиц или комиссией и подтверждающий установленные факты или события.

Акты составляются в следующих случаях:

• — обследования, проверок работ и ревизий деятельности организаций и их вспомогательных служб
• — организации, реорганизации, переименовании и ликвидации организаций и их структурных подразделений
• — по вопросам аварий оборудования, ввода в действие объектов, производственных мощностей, приёма работ
• — испытаний опытных образцов изделий, утверждения и выпуска печатной продукции, спектаклей, программ, кинофильмов
• — инвентаризации
• -вручения призов и дипломов
• — наличия и состояния дел и документов
• — проверок соблюдения штатно-сметной и финансовой дисциплины
• — происшествий
• — техники безопасности и охраны труда
• -технического состояния
• — нарушения трудовой дисциплины
• -уничтожения печатей, штампов и во многих других случаях

Независимо от вида акт оформляется или на бланке организации или на стандартном листе бумаги.

Составление и оформление служебных писем Служебное письмообобщённое название различных по содержанию документов, служащих средствами обмена информацией между организациями, юридическими и физическими лицами.

Служебные письма охватывают очень широкий круг оперативной деятельности, поэтому так велико их видовое разнообразие.

Письма бывают директивными или информационными и по своему характеру содержат указания, разъяснения, рекомендации, предложения, поэтому они исходят, как правило, от вышестоящей инстанции.

Информационные письма содержат сведения, запросы, соглашения, напоминания.

Гарантийные письма гарантируют выполнение сроков и форм оплаты товаров, грузов, услуг.

Рекламные письма информируют потребителей о ценах, форме или способах рынка предоставления слуг.

Коммерческие письма служат для передачи информации при заключении и выполнении условий договоров и контрактов.

Письма-рекламации содержат информацию о необходимости возмещения убытков другой стороной в результате невыполнения каких-либо условий.

При заключении контрактов с иностранными партнёрами используются кредитные письма, в которых продавец или поставщик просит предоставить гарантийное письмо из банка покупателя с номером валютного расчётного счёта и гарантией оплаты покупателем товаров или услуг.

Служебные письма оформляются на бланке для письма.