Организация оперативного хранения документов

Номенклатура делэто систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учёта дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационнопоисковой системы. Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и индивидуальную.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру, деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организаций с указанием их индекса и носит рекомендательный характер.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения министерств и ведомств РФ, утверждаются их руководителями. Перед утверждением типовые и примерные номенклатуры согласовываются с Центральной экспертной комиссией министерства или организации, имеющих подведомственную сеть, на которую распространяется типовая (примерная) номенклатура дел. Затем они подлежат согласованию с организациями государственной архивной службы. Номенклатура дел организации составляется службой документационного обеспечения на основе номенклатуры дел структурных подразделений.

При составлении номенклатуры дел организации следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми и ведомственными перечнями с указанными в них сроками хранения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации. Номенклатуру дел в организации составляют по установленным нормам, печатают в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр номенклатуры дел организации хранится в службе ДОУ, второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего, третий используется в ведомственном архиве, с которым согласовалась номенклатура дел, и куда документы поступают на постоянное хранение.

В течение года в утверждённую номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел, и т. д. По окончании года в неё вносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведённых дел.

Формирование дел При хранении документы группируются так, чтобы можно было быстро найти нужный документ и информацию. Эта работа носит название «Формирование дел», т. к основной единицей организации учёта и хранения бумажных документов является дело.

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

• — распределение исполнительных документов по делам
• — расположение документов внутри дела
• — оформление обложки дела.

При формировании документов в дела используется номинальный признак заведения дел, т. е. основанием для группировки документов служит название разновидности документа, например приказы, справки и т. д.

В дела должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела. Каждый документ, помещённый в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

• — документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно
• — подлинники отделять от копий
• — включать в дело по одному экземпляру каждого документа

Допускается временная группировка в одном деле документов различных сроков хранения, если они относятся к одному вопросу. По окончании календарного года и решения вопроса такие документы рекомендуется перегруппировать в самостоятельные дела.

В дело не включаются документы, подлежащие возврату, черновики, рабочие варианты документов и их копии. Исключение составляют черновые материалы, которые имеют резолюции, визы, пометки и являются дополнением к основному материалу.

Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 сантиметров. Документы, помещённые в дело, должны иметь подписи, дату, индекс, копиизавершительную надпись, отметку «В дело №…».

Особенностями процедуры оформления дела при его заведении являются:

• — оформление обложки дела с указанием грифа конфиденциальности
• -оформление списка сотрудников, допущенных к делу
• — оформление карточки учёта расширений и выдачи дела
• — подшивка в дело чистых листов (бланков) внутренней описи документа
• — внесение в номенклатуру отметки о заведении дела

Особенностями процедуры оформления дела при его формировании являются:

• — проставление в каждом документе под грифом ограничения доступа отметки о периоде его конфиденциальности или даты рассмотрения вопроса о снятии грифа
• — внесение данных о подшиваемых документах во внутреннюю опись дела
• -нумерация листов документа в деле
• — при необходимости внесение изменений в реквизиты обложки дела
• — подшивка документа в дело
• — внесение отметки о подшивке в учётную карточку документа
• — проверка правильности подшивки документа
• — возвращение учётной карточки документа в соответствующую картотеку

В дело подшиваются только конфиденциальные документы. Сведения о документе вносятся в опись перед его подшивкой в дело.

Особенности процедуры оформления дела при его закрытии.

• — подшивка и оформление заверительного листа
• — оформление итоговой записи во внутренней описи дела
• — опечатывание концов шнурка на заверительном листе
• — внесение итоговых сведений в реквизиты на обложке дела
• — проставление отметки о закрытии дела в номенклатуре дел
• — при необходимостивнесение дела в инвентарную опись законченных дел
• — по окончании годазакрытие номенклатуры дел
• — внесение соответствующих отметок в номенклатуру дел
• — при необходимостивнесение закрытых картотек и журналов в инвентарную опись законченных дел

Дело может быть закрыто только после исполнения и подшивки в него всех документов, относящихся к данному делу и году.

Хранение дел В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает подшивку или переплёт дела, нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов, оформление реквизитов обложки дела. Дела временного хранения не подшиваются, листы в них не нумеруются, документы в них хранятся в скоросшивателях.

Обложка дел постоянного и долговременного хранения оформляется по установленной форме. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения. Дата на обложке должна соответствовать году заведения и окончания дела. В деле, содержащем документы за более ранние годы, чем год образования дела, под датой вносится запись: «Имеются документы за… годы». На обложках дел, состоящих из нескольких томов, проставляются крайние даты документов каждого тома. На обложке может проставляться карандашом по согласованию с ведомственным архивом номер дела по описи, номер описи и фонда.

Вместе с делами из структурных подразделений в ведомственный архив передаются регистрационно-контрольные карточки на документы, регистрационные журналы и другие регистрационные формы, которые включаются в опись как отдельные единицы хранения.