Нормативное регулирование деятельности делопроизводственной службы

Нормативно-правовая база документационного обеспечения управления — это совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации или учреждения Нормативная база делопроизводства. — Режим доступа: URL: http: //norm-gorn. narod.ru/ (дата обращения 02. 04.2013). .

Нормативно-правовую базу ДОУ составляют:

• 1. Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;
• 2. Постановления и распоряжения Правительства РФ, федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующих вопросы документационного обеспечения управления на федеральном уровне;
• 3. Государственная система документационного обеспечения управления;
• 4. Правовые акты органов правительственной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующих вопросы ДОУ;
• 5. Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по ДОУ различных организаций;
• 6. Государственные стандарты и документацию;
• 7. Унифицированные системы документации;
• 8. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
• 9. Нормативные документы по организации и охране управленческого труда служащих службы ДОУ;
• 10. Нормативные документы по организации архивного хранения документов.

Государственное регулирование распространяется не только на сферу документирования, но и на организацию работы с документами, таким образом, оно охватывает всю область документационного обеспечения управления.

До недавнего времени государственное регулирование делопроизводства осуществляло Федеральная архивная служба России (Росархив), которая в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации и Положением о Федеральной архивной службе России осуществляла межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координируя развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации. В настоящий момент эти функции переданы Федеральному архивному агентству.

Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией в Российской федерации, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социально информации. Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами.

Из действующих на сегодняшний день законодательных актов и нормативно-методических документов, регулирующих вопросы работы с документами в РФ надо знать следующие:

Законодательные акты РФ:

• 1. Конституция РФ Конституция РФ. — Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс». — закрепляет основные права граждан, устанавливает право на доступ к документам и материалам, затрагивающим права и свободы гражданина, закрепляет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом;
• 2. Гражданский кодекс РФ Гражданский кодекс РФ. — Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс». — предъявляет требования к оформлению некоторых видов документов (например, доверенность, оферта), устанавливает порядок документирования сделок, устанавливает требования к учредительным документам юридических лиц;

Федеральные законы Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи». — Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс». (с изменениями на 01 июля 2011 г.) — содержит понятия «электронная подпись», «участники электронного взаимодействия», «корпоративная информационная система» и др., устанавливает порядок применения электронной подписи;

Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». — Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс». (с изменениями на 27 июля 2010 г.) (редакция, действующая с 01 января 2011 г.) — содержит виды обращений граждан, регламентирует порядок их рассмотрения;

Федеральный закон от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» Федеральный закон от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации». — Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс». — устанавливает государственный язык и закрепляет требование оформлять официальные документы на нем;

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». — Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс». (с изменениями на 27 июля 2010 г.) (редакция, действующая с 01 января 2011 г.) — содержит основные понятия архивного дела, устанавливает порядок хранения архивных документов, перечисляет виды архивных учреждений;

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». — Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс». (с изменениями на 06 апреля 2011 г.) — дает определение понятия «информация», «электронное сообщение» «документированная информация», устанавливает порядок распространения информации, порядок документирования информации.

Нормативные акты Президента и Правительства РФ Постановление Правительства от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» Постановление Правительства от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». — Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс». (с изменениями на 07 сентября 2011 г.) — этот нормативно-правовой акт закрепил основные понятия делопроизводства, обязательные реквизиты документа, особенности работы с электронными документами;

Постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (с изменениями на 14 декабря 2006 г.) Постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации». — Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс». — устанавливает кто может быть организацией-изготовителем таких печатей и бланков, и кто может быть организацией-заказчиком;

Распоряжение Правительства РФ от 21 марта 1994 г. № 358-р «О сохранности документов по личному составу высвобождаемых работников» Распоряжение Правительства РФ от 21 марта 1994 г. № 358-р «О сохранности документов по личному составу высвобождаемых работников». — Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс». — рекомендует закреплять в учредительных документах юридического лица статьи, обеспечивающие сохранность документов по личному составу высвобождаемых работников.

Документы федеральных органов исполнительной власти Приказ Минкультуры от 25 августа 2010 г. № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» Приказ Минкультуры от 25 августа 2010 г. № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». — Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс». — вводит в действие новый перечень типовых архивных документов со сроками хранения;

Постановление Минтруда России от 26 марта 2002 г. № 23 «Об утверждении Норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти» Постановление Минтруда России от 26 марта 2002 г. № 23 «Об утверждении Норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти». — Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс». — устанавливает нормы времени на выполнение типовых делопроизводственных процедур;

Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002. — Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».. — устанавливает правила работы, передачи на хранение и архивного хранения архивных документов, порядок проведения экспертизы ценности документов;

Приказ Росархива от 19 января 1995 г. № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия» Приказ Росархива от 19 января 1995 г. № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия». — Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс». — устанавливает типовую форму положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения;

Постановление Минтруда России от 25 ноября 1994 г. № 72 «Об утверждении межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по документационному обеспечению управления» Постановление Минтруда России от 25 ноября 1994 г. № 72 «Об утверждении межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по документационному обеспечению управления». — Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс». — содержит формулы для расчета трудоемкости работ, для расчета численности персонала делопроизводственной службы, учитывая нормы времени на выполнение типовых делопроизводственных операций;

Приказ Росархива от 18 августа 1992 г. № 176 «О Примерном положении об архиве государственного учреждения, организации, предприятия» Приказ Росархива от 18 августа 1992 г. № 176 «О Примерном положении об архиве государственного учреждения, организации, предприятия». — Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс». — устанавливает типовое положение об архиве организации;

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. Приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33 — устанавливает состав управленчиских документов, правила их оформления, организации работы с ними, содержит требования к службе документационного обеспечения управления организации.

ГОСТы ГОСТ Р 6.30−2003 ГОСТ Р 6. 30−2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов — является основным документом в ДОУ и может быть рекомендован в качестве настольной книги секретаря и делопроизводителя. Документ разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России, принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст. Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011−93 «Общероссийский классификатор управленческой документации». Данный стандарт устанавливает: состав реквизитов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Качественно и наглядно представлены схемы расположения реквизитов документов, образцы бланков документов.

ГОСТ Р 51 141−98 ГОСТ Р 51 141−98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения — является одним из системообразующих нормативно-методических документов отрасли. Настоящий стандарт является важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отрасли. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации.

ГОСТ Р 50 922−2006. Защита информации. Основные термины и определения ГОСТ Р 50 922−2006. Защита информации. Основные термины и определения. — Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс». — содержит термины и определения относящиеся к видам защиты информации, к способам защиты информации, к замыслу защиты информации, к объекту защиты информации, к угрозам безопасности информации, к технике защиты информации, к способам оценки соответствия требованиям по защите информации, к эффективности защиты информации.

ГОСТ 6.10.4−84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения ГОСТ 6. 10. 4−84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. — Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс». — устанавливает требования к реквизитам документов на машинном носителе и машинограммам, создаваемым средствами вычислительной техник, подлинникам, дубликатам, копиям документа на машинном носителе и машинограммам, порядок внесения изменений в документ на машинном носителе и машинограмму.

ГОСТ 6.10.5−87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца ГОСТ 6. 10. 5−87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца. — Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс». — устанавливает основные требования к построению унифицированных форм на основе формуляра-образца, требования к разработке унифицированных форм документов, требования к изготовлению бланков;

ГОСТ 17 914–72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования ГОСТ 17 914–72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования. — Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс». — устанавливает требования к оформлению обложек дел, их обязательные реквизиты;

ГОСТ Р 34.10−2001. Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи ГОСТ Р 34. 10−2001. Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи. — Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс». — приводит формулы и обозначения, применяемые при формировании и проверке электронной цифровой подписи.

Резюмируя представленный обзор основных нормативно-методических документов по делопроизводству и работе с документами в РФ, необходимо отметить, что технология в работе с документацией в нашей стране является хорошо продуманной системой, организованной на рациональных и обоснованных принципах. Квалифицированный секретарь или делопроизводитель, владеющий этой технологией и имеющий соответствующие знания о нормативных требованиях, окажется более полезен своей организации, нежели тот, который каждый раз «изобретает колесо» на свой страх и риск. Кроме того, получив информацию о существующих нормах работы с документами, секретарь или делопроизводитель станет эффективно работающим звеном системы документационного обеспечения управления своей организации.

Таким образом, на сегодняшний день служба делопроизводства выполняет ряд важных функций, обеспечивающих нормальную циркуляцию документированной информации в организации. Наименование структурного подразделения, ответственного за делопроизводство зависит от размера организации, ее организационно-правовой формы. В настоящее время существует обширная нормативно-методическая база, регламентирующая деятельность службы делопроизводства.