Введение. 
Подготовка документов для сдачи в архив

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию Кирсанов М. В. Современное делопроизводство: Учебное пособие/ М.: ИНФА-М; Сибирское соглашение, 2002. — С. 208. Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки. «Подготовка документов к архивному хранению» — во все времена не только в данное время является актуальной. В любом учреждение необходимо точно понимать общие принципы формирования и хранения дел. В каждой организации создаётся архив. Правильное формирование центрального хранения, комплектования, учёта, и использования законченных делопроизводством документов, имеющих постоянный или длительный срок хранения является неотъемлемой частью успешного существования организации (предприятия).

Архивные данные не редко позволяют произвести сравнительный анализ, выявить тенденции того или иного явления, подтвердить исторические факты, которые непосредственно могут быть востребованы в любой момент.

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов — создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.

Большой удельный вес в общем комплексе делопроизводственных процессов имеют операции по хранению документов. Это связано с тем, что документы предприятий участвующих в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению. Значение и ценность образующихся в деятельности организаций документов различны. Некоторые документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение ограниченного времени, другие, отражая научно-технические достижения, государственное устройство и общественную жизнь страны, имеют историческое значение и как памятники истории и культуры должны быть сохранены максимально долго, в идеале — бессрочно, а точнее — постоянно.

Вместе с появлением электронных технологий, появляется возможность хранения документов на электронных носителях (флешкарта, дискета, магнитная лента, CD-ROM, или другой электронный носитель) безбумажный документооборот, имеет возможность сэкономить значительные площади, занимаемые ранее под архивохранилища. Автоматизированные технологии позволяют существенно ускорить делопроизводственные операции по подготовке дел к архивному хранению.

С переходом делопроизводства на компьютеризированные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной форме Кузнецова, Т. В. Делопроизводство: Учебник для вузов /Т.В. Кузнецова, Л. В. Санкина, Т. А. Быкова. — М.: ЮНИТИ, 2003. — С.318.

Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

Документы организации, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению.

Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает:

• — Экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;
• — Описи дел;
• — Оформление дел;
• — Описание документов постоянного и долговременного хранения;
• — Обеспечение их сохранности;
• — Передачу дел в архив учреждения, то есть в ведомственный архив (Ведомственным называется архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей в систему государственной архивной службы, или являющейся структурным подразделением организации). Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение.

Цель данной работы, поэтапное рассмотрение подготовки и передачи документов в архивное хранение.

Задача, грамотная подготовка дел — для успешного хранения и последующего использования документов.