Номенклатура дел, порядок ее ведения

Номенклатура дел — это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Для упорядочения количества издаваемых и получаемых документов на ИП Лузин ведется номенклатуру дел. Каждый полученный документ, пройдя обработку, подшивается в папку-дело. Все папки, находящиеся в бухгалтерии, образуют номенклатуру дел. Список дел оформляется следующим образом:

• — индекс дела (номера на папке) может состоять из присвоенного подразделению номера и внутреннего номера;
• — наименование дела (заголовок);
• — количество дел в папке (заполняется при формировании папки);
• — срок хранения;
• — примечание (может указываться, на основании какого из перечней устанавливается срок хранения документов).

Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации.

При составлении номенклатуры дел руководствуются уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел .

В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности организации.

Единая форма бланка для номенклатуры дел установлена архивной службой Российской Федерации, а также в основных правилах работы ведомственных архивов и является обязательной для всех учреждений, организаций и предприятий независимо от ведомственной подчиненности и форм собственности.

При оформлении используется титульный лист, если это министерство, ведомство, или общий бланк организации.

Утвержденная номенклатура дел организации действует в течение 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации номенклатура дел подлежит досрочному пересоставлению и переутверждению. При отсутствии таких изменений после незначительной корректировки и перепечатки номенклатуру на следующий год вводят в действие автоматически. Первый экземпляр номенклатуры дел, утвержденный руководителем организации, полностью заполненный по итогам прошедшего года и подписанный руководителем службы ДОУ, является документом постоянного срока хранения организации.

Итоговые сведения о количестве дел, картотек, файлов и других единиц хранения сообщаются в архив своей организации и в государственный (муниципальный) архив, если он принимает документы данной организации на хранение.

На предприятии номенклатура дел имеет вид: (пример).

• 01−02 Приказы директора предприятия по основной деятельности.
• 01−03 Приказы директора предприятия по кадрам (о приеме, перемещении, увольнении, премировании кадров, длительных и зарубежных командировках).
• 01−04 Приказы директора предприятия по личному составу (отпуска, взыскания, командировки).
• 01−05 Должностные инструкции работников

Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т. п.).