Разработка рекомендаций по совершенствованию организации и методики проверки расчетов с подотчетными лицами по прочим операциям

При аудите расчетов с подотчетными лицами в ОДО Людмилица" внешние аудиторы проводили проверку по следующим направлениям: проверка порядка выдачи денежных средств в подотчет, проверка порядка оплаты расходов по командировкам, проверка отчетности подотчетных лиц.

Проверка порядка выдачи денежных средств в подотчет.

На аудируемом предприятии отсутствует список подотчетных лиц. Выдача подотчетных сумм производится любому сотруднику организации.

Проверка порядка оплаты расходов по командировкам.

Денежные средства выдаются подотчетному лицу на командировочные расходы только после приказа руководителя организации.

При проверке установлено, что в апреле месяце 2014 года зам.директора. Васильева С. А. командирован в город Витебск на одни сути для участия в семенаре.

Дт 71 Кт 50- выданы денежные средства на командировочные расходы в сумме 500 000 рублей.

При возвращении из командировки Васильев С. А. предоставлены оправдательные документы, на основании которых бухгалтером даны следующие проводки:

Дт 26 Кт 71- отражена стоимость проездных билетов (без НДС) — 70 000 рублей;

Дт 18 Кт 71- отражен НДС по проездным билетам — 14 000 рублей;

Дт 26 Кт 71- отражается стоимость проживания в гостинице (без НДС) (относится на соответствующие расходы) — 280 000 рублей;

Дт 18 Кт 71- отражен НДС по оплате за проживание в гостинице ;

56 000 рублей;

Дт 26 Кт 71 — 60 000 рублей суточные;

Дт 50 Кт 71 — внесена в кассу не использованная сумма полученного аванса, полученного в подотчет — 20 000 рублей.

На данном этапе проверки аудитор не выявил нарушений.

Проверка отчетности подотчетных лиц.

К документам, используемым при учете расчетов с подотчетными лицами, относят: приходный кассовый ордер; расходный кассовый ордер; командировочное удостоверение; платежную ведомость; авансовые отчеты; прочие документы (счета, квитанции, проездные билеты, акты закупки товарно-материальных ценностей и т. п.).

Подотчетное лицо должно отчитаться по выданным подотчетным суммам в трехдневный срок, предоставив авансовый отчет. К авансовому отчету для подтверждения всех произведенных расходов прилагаются оправдательные документыбилеты на проезд, квитанция гостиницы, билет на проезд в автобусе, троллейбусе, денежный и товарный чеки.

На данном этапе проверки аудитором выявлены следующие нарушения: — отсутствует расшифровка подписи подотчетного лица;

В ходе проверки организации были выявлены уволившиеся работники, с которыми не произведен окончательный расчет по подотчетным суммам.

Организации следовало удержать сумму невозвращенных авансов из заработной платы работников при их увольнении, и возместить сумму перерасхода.

Таблица 3.4 Реестр уволившихся работников, с которыми не произведен окончательный расчет по подотчетным суммам.

Таблица 3.5 График документооборота.

На основании проведенного контроля законности, своевременности и точности отражения в учете и отчетности установлены следующие существенные ошибки:

• 1. Не утвержден список лиц, имеющих право получать денежные средства в подотчет.
• 2. Отсутствует порядок выдачи в организации наличных денежных средств в подотчет, установленный приказом руководителя организации.
• 3. Отсутствует график документооборота по учету расчетов с подотчетными лицами.
• 2. Разработать положение закрепляющее порядок выдачи в организации наличных денежных средств в подотчет.

В данном положении необходимо отразить на какие цели могут выдаваться денежные средства в подотчет, каким образом в бухгалтерском учете должны отражаться эти операции, кто ответственен за их проведение и другие аспекты учета расчетов с подотчетными лицами.

3. Разработать приложения к учетной политике организации; утвердить список лиц имеющих право получать денежные средства в подотчет. Список лиц должен быть утвержден руководителем и может иметь следующую форму:

Таблица 3.6 Список лиц имеющих право получать денежные средства в подотчет.