Единый классификатор документной информации Архивного фонда Российской Федерации

Статья: Справочно-поисковые средства к архивным документам: Единый классификатор документной информации Архивного фонда Российской Федерации (Алексеева Е.В.) («Делопроизводство», 2009, n 1)

классификатор архив индексирование россия Информационный потенциал государственных и муниципальных архивов РФ чрезвычайно велик. Особенность использования ретроспективной документной информации заключается в том, что помимо введения в научный оборот новых комплексов источников исследователи имеют возможность обращаться к уже известным фондам, выявляя ранее неизвестные факты, и на их основе подтверждать, опровергать, выстраивать концепции российской и мировой истории. Однако информационный потенциал архивов может быть реализован только при соблюдении ряда условий: организации хранения документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в архиве Документ Архивного фонда Российской Федерации — архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению.

Архивный документ — материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, позволяющей его идентифицировать, подлежит хранению в силу значимости указанных носителей и информации для граждан, общества и государства.

(Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // Собрание законодательства РФ. — 2004. — N 43. — Ст. 4169)., их учета, комплектования и использования. В этом комплексе взаимосвязанных научно-методических направлений деятельности архивов особое место занимает создание справочно-поисковых средств (научно-справочного аппарата) к архивным документам. Именно справочно-поисковые средства архива представляют видимую верхушку айсберга, по которой исследователи в первую очередь судят об архивной деятельности. Набор традиционных информационно-поисковых средств архива невелик, это: описи дел, документов; путеводители; каталоги, указатели и обзоры. Опись дел, документов — архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения/единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации и учета; состоит из описательных статей единиц хранения/единиц учета, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.

Путеводитель — архивный справочник, содержащий сведения об архивных фондах архива (архивов) в систематизированном виде и предназначенный для ознакомления пользователя с их составом и содержанием; состоит из описательных статей на уровне архивного фонда и справочного аппарата.

Указатели — архивные справочники, представляющие собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо иному признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их архивных шифров; подразделяются на внутрифондовые, межфондовые, межархивные, а также на тематические, предметные (общие и специальные), хронологические.

Обзоры — архивные справочники, включающие систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные их источниковедческим анализом; подразделяются на обзоры фондов и тематические обзоры.

Каталоги — межфондовые архивные справочники, в которых сведения о содержании архивных фондов, единиц хранения/единиц учета, архивных документов (или их частей) архива, сгруппированных по предметам, темам, отраслям, расположенным в соответствии с определенной схемой классификации документной информации // Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук / Министерство культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Федеральное архивное агентство, ВНИИДАД. — М., 2007. — С. 99 — 102. Но объединенные в единую, взаимосвязанную систему, они позволяют проводить многоаспектный информационный поиск, интенсивность (т.е. частота обращения к конкретным комплексам документов) и эффективность (т.е. результативность для конкретного исследования) которого напрямую зависят от постоянного совершенствования справочно-информационных средств к архивным документам. Именно в этом ракурсе следует оценивать огромную работу, проведенную сектором государственного учета и НСА отдела архивоведения ВНИИДАД совместно со специалистами федеральных и региональных архивов, а также Мосархива (Главного архивного управления г. Москвы) по созданию Единого классификатора документной информации Архивного фонда Российской Федерации (ЕКДИ АФ РФ. М., 2007). Данный Классификатор открывает новые возможности для развития архивных каталогов, являющихся основным справочно-поисковым средством, предназначенным для тематического поиска на внутрии межфондовом уровнях.

Система каталогов в отечественных архивах начала складываться в начале 60-х годов XX в. За этот период государственные архивы накопили значительный опыт по созданию и ведению различных видов каталогов Виды каталогов: систематический, предметный, тематический.

Разновидности каталогов: именной, географический, каталог по истории государственных учреждений, каталог по истории административно-территориального деления // Создание современных архивных справочников на основе дифференцированного подхода. Методическое пособие / Росархив, ВНИИДАД. — М., 2003. — С. 109. Однако «массовая» каталогизация, проводившаяся в 70 — 80-е гг. XX в. в отечественных архивах привела к тому, что в традиционном виде каталоги содержат миллионы карточек, но эффективность их использования низкая. Это объясняется рядом факторов: во-первых, традиционной формой поиска в каталоге информации; во-вторых, их «непубличным» характером, т. е. обслуживают запросы исследователей только сотрудники архива. Все это привело в 90-е гг. XX в. к приостановке каталогизации документной информации. Выходом из сложившейся ситуации может стать повсеместный переход архивов к ведению каталогов в автоматизированной форме на базе новой ЕКДИ АФ РФ.

Кроме того, смена государственного, политического, экономического и идеологического векторов развития страны в начале 90-х годов прошлого столетия непосредственно сказалась и на таком далеком от «бурной» повседневности направлении архивной деятельности, как ведение каталогов. В первую очередь это было связано с тем, что основным в системе каталогов государственных архивов был систематический, а он строился по схемам единой классификации документной информации (СЕК. М. 1978; М., 1983), которые имели ярко выраженную социально-экономическую и историко-революционную направленность.

При разработке ЕКДИ АФ РФ были учтены системные изменения, произошедшие практически во всех сферах жизни Российской Федерации: новое политическое и государственное устройство, изменение форм собственности и многое другое, что нашло отражение в документах, информация о которых должна найти отражение в каталогах. Важно отметить, что ЕКДИ АФ РФ на новом методическом уровне развивает подходы к каталогизации, заложенные в СЕК (М., 1978; М., 1983).

Разработчики Единого классификатора документной информации Архивного фонда Российской Федерации отмечают ряд его существенных отличий от предыдущих классификационных схем, применявшихся при создании систематических каталогов в архивах СССР:

• — «ЕКДИ АФ РФ устраняет разрыв в классификации документной информации по истории нашей страны до октября 1917 г. и после этой даты, охватывает все исторические периоды;
• — схема ЕКДИ АФ РФ дополнена новой информацией, осуществлена ее деидеологизация;
• — ЕКДИ АФ РФ разработан как универсальный информационно-поисковой язык иерархического типа, специально предназначенный для классификационного анализа архивной документной информации, содержащейся в документах АФ РФ, независимо от носителя информации, времени создания документов и места их постоянного хранения;
• — ЕКДИ АФ РФ устанавливает и закрепляет единый для всех государственных и муниципальных архивов РФ систематизированный перечень наименований и индексов объектов классификации, что создает основу для формирования единого архивного информационного пространства нашей страны;
• — ЕКДИ АФ РФ разработан на основе научной классификации событий, явлений и фактов государственной и общественной жизни;
• — в классификаторе заложена возможность отражения новых отраслей деятельности и человеческих знаний без ломки существующей системы понятий» Единый классификатор документной информации Архивного фонда Российской Федерации / Росархив, ВНИИДАД; сост. В. Г. Ларина, Н. М. Андреева, М. С. Астахова и др. — М., 2007. — С. 5 — 7.

Структура построения СЕК и ЕКДИ АФ РФ схожи. Так, СЕК состояла из Главной таблицы, Основной таблицы, Таблиц общих определений и Таблиц специальных определений, относящихся только к определенным подотделам, а также справочно-ссылочного аппарата, алфавитно-предметного указателя, указателей изменения индексов Схемы единой классификации, методических указаний по применению Схемы единой классификации.

ЕКДИ АФ РФ состоит из классификационных таблиц (Главной, Основной, 5 таблиц определителей), справочно-ссылочного аппарата, алфавитно-предметного указателя, списка сокращенных слов, таблицы соответствия индексов понятий ЕКДИ индексам Схем классификации документной информации советского и досоветского периодов, методических указаний по применению ЕКДИ АФ РФ.

В отечественных архивах в 70 — 80-е годы XX в. широкое применение нашла Схема единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР (советский период. М., 1978). Проведем сравнительный анализ информационного наполнения классификационных схем СЕК (М., 1978) и ЕКДИ АФ РФ (М., 2007).

Перечисленные названия отделов Главных таблиц классификаторов позволяют отметить несколько существенных отличий ЕКДИ АФ РФ от СЕК:

• — Более чем в 6 раз увеличилось количество отделов.
• — Часть отделов в ЕКДИ АФ РФ ранее в СЕК были подразделами, другая часть появилась впервые.
• — На уровень разделов в Главной таблице вынесена информация о событиях, явлениях общественной, социальной жизни общества, ранее не находившей достойного отражения в СЕК как «маловажная». Например, разд. 23 — 28. Ряд названий претерпели деидеологизацию, например отдел N 32.

Таким образом, составители нового Классификатора априори предполагают, какая информация будет содержаться в документах источников комплектования государственных, муниципальных архивов, а также других архивохранилищ страны, которым в соответствии с действующим законодательством предоставлено право постоянного хранения документов Архивного фонда РФ. Наполнение Главной таблицы во многом определено составом и содержанием деятельности государства и общества от периода средневековья до XXI в.

Таким образом, при сопоставлении двух основных таблиц очевидно, что при сохранении 4-уровневого деления их наполнение существенно отличается. Так, основная схема ЕКДИ АФ РФ содержит многократно большее количество разделов. Информационное наполнение схемы деидеологизировано. Расширены возможности архивов по дополнению предложенных понятий, что позволит при проведении каталогизации максимально учитывать состав и содержание документов конкретных фондообразователей.

Таким образом, в СЕК и ЕКДИ АФ РФ назначение и типы таблиц одинаковы. Различие наиболее существенно в понятиях таблицы «групп населения». Все остальные таблицы существенно дополнены новыми понятиями.

Главная таблица.

Основная таблица.

Таблица определений.

К обоим классификационным справочникам составлены алфавитно-предметные указатели, которые представляют собой систематизированный в алфавитном порядке перечень имеющихся в таблицах понятий с их индексами. Они дают возможность выявить предметные, горизонтальные связи понятий, размещенных в разных подразделениях Схемы и Классификатора. Отличие алфавитно-предметного указателя к ЕКДИ состоит в его многократно превышающем объеме соответствующего указателя к СЕК. Для Схемы и Классификатора характерно деление понятий, тесно связанных между собой по содержанию. Связь между близкими понятиями СЕК и ЕКДИ устанавливаются в первую очередь структурой их главных и общих таблиц: последовательность и соподчиненность отделов, подотделов, разделов и подразделов и конкретных индексов. Кроме того, в справочниках использована система отсылок, полных и частичных, для установления предметных связей, расчлененных в таблицах Полная ссылка — это указание от возможного расположения понятия к его фактическому месту в Классификаторе. Например: «28.04.00.00. Музеи. Музейное дело. См. также — 25.02.00.00. Научные учреждения» (ЕКДИ АФ РФ.М., 2007. — С. 360).

Частичная, дополняющая отсылка — свидетельствует о тесной взаимосвязи двух или более родственных понятий, разделенных в Классификаторе // Единый классификатор документной информации Архивного фонда Российской Федерации / Росархив, ВНИИДАД. М., 2007. — С. 29 — 30.

Важным элементом ведения любого каталога является индексирование отобранной для него документной информации. Индексирование — это процесс выбора или составления индексов по схеме и проставление на каталожной карточке. Индекс — это условное обозначение, элемент языка, цифр, букв и условных знаков. Одно условное обозначение или их совокупность присваиваются соответствующим классификационным делениям схемы классификации документной информации и проставляются на каталожных карточках.

Система индексирования необходима для закрепления места и отражения взаимосвязей делений схемы. Сопоставим систему индексирования СЕК и ЕКДИ. Общим требованием является мнемоничность, т. е. легкость для запоминания.

В Схемах применяются простые, составные и комбинированные индексы. Простые индексы — отдельная запись, характеризующая одно понятие или один признак и т. д.

Составные индексы включают в себя несколько простых индексов разных таблиц (основной и таблиц определений).

Комбинированный индекс содержит несколько простых или составных индексов, объединенных знаком отношения (двоеточием). Значение комбинированного индекса объединяется в одно, а располагаются они по смыслу.

Преемственность в составлении двух схем заметна даже в названиях разделов, отнесенных к исключениям при составлении комбинированных индексов.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (далее — Правила 2007 г.), продолжая сложившуюся в отечественной теории и методике архивоведения традицию, традиционно относят каталог (и) к категории обязательных для ведения в архиве (с. 95). При этом Правила фиксируют следующее положение: «Состав системы каталогов архива определяется составом и содержанием архивных документов, интенсивностью их использования, степенью разработанности архивных фондов, наличием и качеством других типов архивных справочников. Основными в системе каталогов архива являются систематический и именной» (с. 102).

Таким образом, следует сделать вывод о том, что процесс ведения каталогов в архивах должен продолжаться и базой для данной работы должен стать новый Единый классификатор документной информации Архивного фонда Российской Федерации (М., 2007). Обратим внимание на ряд функций, которые составители относят к основным, исходя из положения, что ЕКДИ АФ РФ — это современный методический инструмент для:

• — «Объединения архивных ресурсов АФ РФ в единое информационное пространство и предметной идентификации национальных архивных ресурсов в глобальной информационной сети.
• — Унификации описания и индексирования тематической структуры АФ РФ.
• — Организации, структурирования и регулирования постоянно растущего объема архивной информации.
• — Обеспечения совместимости, тесного взаимодействия и взаимоувязанного функционирования всех элементов архивной информационной среды.
• — Повышения эффективности поиска и использования архивной документной информации.
• — Возможности внесения изменений и/или новых понятий без нарушения принятой структуры классификации» (ЕКДИ АФ РФ. М., 2007. — С. 16 — 17).

В связи с этими функциями нового Классификатора возникает ряд существенных методических и практических проблем. Во-первых, каким образом на практике будет осуществляться ведение систематического каталога в тех архивах, где они уже традиционно велись? Несмотря на тщательно составленную к ЕКДИ Таблицу соответствия индексов понятий Единого классификатора документной информации Архивного фонда РФ индексам понятий схем классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР (советский и досоветский периоды, с. 564 — 654). Она, в первую очередь, предназначена для сопоставления понятий в ЕКДИ АФ РФ и СЕК-78, СЕК-83 для выявления их наличия или отсутствия. Означает ли введение ЕКДИ, что вся информация, которая до этого момента была внесена в систематический каталог на базе СЕК-78, должна быть переиндексирована по ЕКДИ и дальнейшее его пополнение документной информацией будет уже вестись по новому Классификатору? К сожалению, это невозможно практически исходя из кадровых возможностей архивов. Хотя такой подход чисто теоретически позволил бы в полной мере реализовать основные функции ЕКДИ АФ РФ (при условии ведения на основе автоматизированных архивных технологий).

Остается второй путь развития систематического каталога: там, где он уже давно существует, — провести условную границу, и с этого момента проводить каталогизацию всех фондов вне зависимости от их хронологии по ЕКДИ (на базе ААТ). В тех архивах, где систематический каталог не велся, ситуация намного проще — применение ЕКДИ АФ РФ на базе новых технологий (хотя в XXI в. называть электронный каталог новой технологией — нонсенс).

И еще на одну важную особенность нового Классификатора следует обратить внимание: его информационный потенциал должен быть использован как инструмент при определении источников комплектования государственных и особенно муниципальных архивов. Этот метод не нов в отечественном архивоведении, однако его потенциал в последние десятилетия не использовался, в том числе и по причине несоответствия СЕК-78 новым реалиям в стране.

И, наконец, необходимость создавать на единой научно-методической основе комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов станет условием для применения универсальной классификационной схемы, которая должна использоваться (или как минимум учитываться) при разработке классификационных схем для других архивных справочников.

Е.В. Алексеева К. и. н., доц. ИАИ РГГУ Подписано в печать.

02.02.2009.