Исследование учёта расчётов с поставщиками и подрядчиками

Первичный учёт расчётов с поставщиками и подрядчиками

Основными документами по расчетным взаимоотношениям с поставщиками являются договор (приложение А, Б) и товарно-транспортная накладная, которая служит основанием для оформления соответствующих банковских платежных документов на перечисление задолженности: платежных требований, аккредитивов, платежных поручений, расчетных чеков.

Товарно-транспортную накладную (приложение В) выписывает поставщик в четырех экземплярах на отпускаемые (отгружаемые) товарно-материальные ценности и заполняет ее в соответствии с постановлением Минфина РБ от 18.12.2008 № 192 «Об утверждении типовых форм первичных учетных документов ТТН-1 «Товарно-транспортная накладная» и ТН-2 «Товарная накладная» и Инструкции по заполнению типовых форм первичных учетных документов ТТН-1 «Товарно-транспортная накладная» и ТН-2 «Товарная накладная».

За ненадлежащее оформление товарно-транспортных накладных налагаются штрафные санкции как на поставщика, так и на покупателя.

Товарно-транспортные накладные поставщиков тщательно проверяют с точки зрения правильности заполнения всех реквизитов, применяемых цен, таксировки и после проверки соответствия количества поступивших грузов количеству, указанному в накладных, их принимают к записям в бухгалтерском учете. В случае несоответствия полученного груза с данными, указанными в товарно-транспортных накладных, составляют коммерческий акт и предъявляют претензию поставщику, которая числится на субсчете 76−12 «Расчеты по претензиям», а по мере удовлетворения претензии списываются со счета в корреспонденции со счетами учета денежных средств или со счетами учета имущества в случае поставки недостающих ценностей.

Заключение

и исполнение договоров поставки сопровождается подготовкой большого количества документов, содержащих сведения о конкретной сделке. Обслуживание продвижения товаров, закупленных по договору, выполняют различные организации и предприятия: производственные, транспортные, посреднические, оптовой и розничной торговли. Каждый документ оформляет определенную часть коммерческой операции. Существующие правила определяют момент подготовки, указывают кто и в какие сроки готовит документ, для чего и для кого он предназначен. Эти обстоятельства предопределяют содержание документа, его реквизиты и возможность использования во многих случаях типовых форм.

Документация, оформляющая исполнение договора, подразделяется на следующие группы:

• * документы по подготовке товара к отгрузке: документ готовности груза к отправке, заявки на потребность в транспортных средствах, необходимых для отгрузки, извещение об отгрузке товара и др.;
• * коммерческие документы, отражающие стоимостную, качественную и количественную характеристики товара: счет, счет-фактура, счет-спецификация, проформа-счет, спецификация, техническая документация, упаковочный лист, сертификат, свидетельства, удостоверяющие качество, безопасность, экологичность;
• * документы по платежно-банковским операциям: извещения об оплате по используемой форме оплаты, банковские гарантии, долговые обязательства и т. д.;
• * транспортные и транспортно экспедиционные документы: железнодорожная накладная, дорожная ведомость при железнодорожных перевозках; товарно-транспортная накладная при автоперевозках; морская накладная, штурманская расписка, доковая расписка при водных перевозках; авиагрузовая накладная при авиаперевозках. Выполняемые экспедиторские операции предполагают использование таких документов, как отгрузочное поручение, с указанием перечня операций, поручаемых экспедитору, счет экспедитора, экспедиторское свидетельство о получении груза, складская расписка экспедитора, складская квитанция, ордер на выдачу груза, ордер на обработку грузов;
• * страховые документы: страховой полис, страховой сертификат, страховое объявление, счет страховщика и другие — отражают взаимоотношения между страховщиком и страхователем;
• * таможенные документы: таможенная декларация, экспортные и импортные лицензии, декларация валютного контроля, заявка на выдачу валютной лицензии, валютная лицензия, налоговая декларация, грузовая декларация, ветеринарные, санитарные, фитосанитарные, карантинные свидетельства.

К группе товарных документов относятся документы, содержащие данные о количественной и стоимостной индивидуализации партий отгруженного товара. Товарные документы выписываются продавцом и изготовителем товара. В эту группу входят: счет, спецификации, упаковочный лист, извещение об отгрузке.

Основным товарным документом является счет (фактура, накладная). Счет-фактура выписывается продавцом на имя покупателя при фактической отгрузке товара (услуги) и является требованием продавца к покупателю оплатить указанную в счете сумму. Таким образом, счет-фактура оформляет поставку и отражает количество и цену поставляемого товара (услуги).

Реквизитами счета-фактуры являются:

• * наименование продавца и покупателя, их адреса;
• * номер и дата счета;
• * данные, характеризующие товар (его наименование, количество мест; вес; развернутый ассортимент поставляемого товара с указанием количества, цены, суммы по каждой позиции и по счету в целом; количество, цена и стоимость тары). Счет-фактура выписывается обычно в нескольких экземплярах по обстоятельствам (экземпляр продавцу, покупателю, транспортным организациям, страховым, таможенным органам).

В случае предоплаты и оплаты после приемки товара может выписываться вначале предварительный счет, а затем после завершения операций по доставке товара покупателю на его имя будет выписан обычный счет, либо к предварительно выписанному досылается дополнительный счет.

Спецификация является обязательным товарным документом. Она в обязательном порядке прилагается к договору. В ней в развернутом виде по ассортименту указываются количество, цена, сумма, сроки доставки. В соответствии с ней должна осуществляться отгрузка. Кроме того, отгруженная партия товаров может сопровождаться отгрузочной спецификацией, в которой перечисляются виды, сорта, количество, ассортимент отгруженной партии, например на отгруженный контейнер товара.

Упаковочный лист является транспортным документом, в котором перечисляются все виды, сорта, ассортимент товаров, упакованных в одно тарное место (ящик, кипу).

При заключении договора стороны определяют вид документа, которым будет удостоверяться качество. Могут использоваться: сертификаты качества, выданные соответствующими органами; качественное удостоверение; ГОСТы, техническая документация, паспорта, описания товара, инструкции по монтажу и сборке.

Сертификат качества (качественное удостоверение) удостоверяет соответствие товара ГОСТам, нормативно-техническим документам. Любая партия товара должна сопровождаться таким документом или ссылкой на ГОСТ. Этот документ содержит: органолептические, физико-химические показатели, срок реализации, дату выработки, соответствие упаковки, маркировки, сортность продукции. Его выдает производитель товара, могут выдать специальные органы по просьбе заявителя.

Сертификат соответствия отражает только безопасность товара: отсутствие солей тяжелых металлов, пестицидов, радионуклидов. Выдается национальной системой по сертификации Республики Беларусь, Государственным комитетом по стандартизации, метрологии и сертификации и Торгово-промышленной палатой.

Сертификат качества (качественное удостоверение) должен быть при отгрузке каждой партии товара, а сертификат соответствия только в том случае, если отгружаемый товар включен в список, приложенный к Постановлению Республики Беларусь о сертификации.

ОАО «Лань-Несвиж» заключает со своим контрагентом два разных договора. По одному из договоров она может выступать продавцом, а по другому — покупателем. Возникшие задолженности можно погасить удобным способом — взаимозачетом. Стороны, проводящие зачет взаимных требований, должны правильно составлять документы по данной операции. Взаимозачет оформляется актом, который с этого момента считается первичным расчетным документом. Акт подписывается представителями сторон и заверяется печатями организаций. Кроме руководителя он должен быть подписан главным бухгалтером.