Различные подходы к решению проблемы разработки подсистемы управления исполнения договоров

Современные технологии призваны упростить и оптимизировать многие процессы в деятельности коммерческих и государственных структур. Благодаря внедрению ИТ-решений делопроизводство становится более структурированным и эффективным. Кроме того, повышается степень контроля и учета. Внедрение СЭД позволяет систематизировать как бумажную, так и электронную документацию. С помощью данной системы упрощается учет и контроль исполнения документов, а также обмен таковыми между территориально-распределенными филиалами компании.

1. Особенности платформы OPTIMA-WorkFlow.

OPTIMA-WorkFlow — это комплексное решение, которое интегрируется с различными электронными системами, созданными для автоматизации бизнес-процессов и оптимизации деятельности на предприятии. Электронный документооборот ускоряет обработку документации, увеличивая эффективность.

Внедрение системы электронного документооборота на базе OPTIMA-WorkFlow позволяет отказаться от бумажного ведения дел, что существенно оптимизирует деятельность компаний и государственных учреждений. Благодаря четкой организации системы, структурированию и классификации документов, электронный архив OPTIMA-WorkFlow становится оптимальным решением для компаний разного масштаба.

Функциональность СЭД на базе OPTIMA-WorkFlow.

Программы, созданные на базе платформы OPTIMA-WorkFlow, позволяют:

• · автоматизировать процессы по обработке и согласованию документов
• · управлять и контролировать их оборот
• · хранить и накапливать электронные архивы;
• · контролировать исполнительскую дисциплину;
• · автоматизировать сложные бизнес-процессы организации;
• · составлять максимально полные отчеты и проводить мониторинг эффективности делопроизводства;
• · архивные решения позволяют качественно контролировать выдачу и хранение документации;
• · обмен документами в многоуровневой компании с территориально-распределенными подразделениями с помощью специализированного программного обеспечения Web-клиента становится оптимальным решением.

Типовые решения на платформе OPTIMA-WorkFlow представляют собой преднастроенные процессы, регистрационные карточки документов и отчеты, дополнительные компоненты платформы, а также инструкции для пользователей и эксплуатационного персонала.

Типовое решение «МФЦ» на базе платформы OPTIMA-WorkFlow, позволяет автоматизировать работу многофункциональных центров предоставления муниципальных и государственных услуг.

Типовое решение «Делопроизводство» создано для:

• · автоматизации классического делопроизводства;
• · упрощения работы с бумажными документами и преобразования таковых в электронные, что существенно повышает эффективность документооборота.

Преимущества сотрудничества с Optima software.

Компания Optima software предлагает вашему вниманию как типовые решения, готовые к использованию, так и разработку программного обеспечения на базе OPTIMA-WorkFlow на заказ.

Богатый опыт специалистов компании позволяет решать задачи любой сложности. Но и при установке «коробочных» вариантов Optima software предоставляет полный комплекс услуг по настройке системы, созданию доступа пользователям в зависимости от их полномочий и подготовку пользователей.

Optima software сотрудничает с ведущими компаниями России, такими как Лукойл-Информ, DHL, Газпром, Сбербанк и др. Очевидно, что автоматизация документооборота на платформе OPTIMA-WorkFlow Ї функциональное решение для компаний различного масштаба и сфер деятельности. Оптимизация процессов обработки и учета документации позволяет в целом повысить эффективность бизнес-процессов любой организации.

2. Система «Е1 Евфрат».

Система «Е1 Евфрат» — мощный инструмент автоматизации бизнес-процессов и оптимизации документооборота для компаний всех типов и размеров. Система эффективно решает задачи как в рамках небольшой структуры, например канцелярии, отдела, департамента или локальной организации в целом, так и в рамках территориальнораспределенной организации со сложной схемой информационных потоков. При этом «Е1 Евфрат» полностью настраивается в соответствии с требованиями регламентов, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и применяемыми организацией. Система занимает лидирующие позиции в классах DMS-, BPM-, и ECM-систем.

Внедрив систему «Е1 Евфрат», вы сможете в полной мере воспользоваться всеми преимуществами данного решения:

• 1. Комплексная автоматизация всего цикла документооборота и бизнес-процессов
• 2. Интуитивно понятный и удобный интерфейс
• 3. Работа с различными СУБД (MS SQL, Oracle; скоро — MySQL)
• 4. Простота внедрения и модификации без программирования
• 5. Удобный графический редактор маршрутов движения документов
• 6. Создание форм документов любой сложности в графическом редакторе без программирования
• 7. Высокая скорость работы
• 8. Управление правами доступа на уровне документов и их разделов
• 9. Клиент для мобильных устройств
• 10. Гибкая система передачи прав и назначения заместителей
• 11. Полная интеграция с MS Office и возможность интеграциис 1С: Бухгалтерией
• 12. Возможность работы удаленных офисов по протоколу https
• 13. Регистрация документов из различных источников (в том числе из электронной почты)

Система «Е1 Евфрат» обеспечивает весь жизненный цикл электронных документов в рамках ключевых бизнес-процессов организации:

Ввод и регистрация документов Бумажные и электронные документы могут быть автоматически импортированы в систему. Механизм «понимания» документов (поиск в электронном документе реквизитов и данных) и технология Drag&Recog (распознавание реквизитов с отсканированного документа) обеспечивают максимальную автоматизацию ввода и регистрации документов в системе.

Работа с электронными документами Применяемая схема документооборота обеспечивает хранение документов всех типов в единой базе и предоставляет такие возможности, как пакетный ввод бумажных документов, автоимпорт и поддержка версионности документов, полнотекстовый поиск, создание аналитических отчетов и многое другое.

Контроль исполнения Взаимодействие сотрудников в ходе бизнес-процессов поддерживается системой согласований и поручений, гарантированно повышающей исполнительскую дисциплину. Важный документ не потеряется в ходе согласований. Всегда есть возможность отследить, на какой стадии работы он находится. Время согласования документов сокращается в разы.

Оптимизация движения документов (технология Workflow).

Реальные бизнес-процессы компании поддерживаются за счет использования концепций WorkFlow и BPM. В визуальном редакторе можно создавать жесткие и гибкие маршруты любой сложности, где блоки схемы и связи представлены в наглядной графической форме. Автоматически выполняются наиболее стандартизированные операции: регистрация документов, присоединение файлов, запуск документов по типовым маршрутам, создание связей между документами, формирование типовых документов и подготовка ответов на запросы по шаблонам.

Рассылка документов Автоматическая рассылка документов по адресам электронной почты позволяет избавиться от рутинных процессов, на которые тратится значительная часть рабочего времени. Вы можете настроить уведомления на все возможные случаи для разных типов пользователей.

Хранение документов Система позволяет создать единый электронный архив документов практически неограниченного объема и эффективно управлять им. Поддержка версионности позволяет вести всю историю изменений документа, не упустив ни малейшей детали. Благодаря средствам оперативного поиска вы сможете найти нужный документ за секунды, а система автоматического резервного копирования позволит надежно сохранять базу документов.

Внутренняя почта Система позволяет осуществлять внутреннюю переписку между сотрудниками с использованием встроенного почтового клиента, обладающего всеми функциями стандартных почтовиков. Таким образом, пользователи могут обмениваться всеми типами информации в рамках единой системы.

Настройка Е1 под требования именно вашей организации.

Удобные визуальные инструменты для быстрого описания и изменения бизнесс-процессов Дизайнер форм.

Редактор маршрутов Генератор отчетов.

ЛУЧШИЙ Р*.

*для адаптации бизнеса к стремительно меняющимся условиям Высокая производительность E1 обеспечивает комфортную одновременную работу до 1200 пользователей.

Архитектура системы E1.

Система построена на платформе нового поколения Сognitive Nexus, обеспечивающей роботизированную трансформацию потоков разнородных документов в СУБД, и предоставляющей расширенные возможности управления доступом и информационной безопасностью. Платформа обеспечивает роботизированное построение базы данных на основе созданных с использованием встроенного в систему графического редактора маршрутов и форм документов. Благодаря применению данной платформы база данных более не является ограничением для развития и масштабирования системы, при этом организация получает возможность в любой момент изменить тип используемой базы данных.

Платформа является одной из наиболее перспективных инновационных разработок компании Cognitive Technologies и не имеет аналогов на российском рынке. На базе Cognitive Nexus могут быть реализованы системы управления документами любого масштаба и сложности. Cognitive Nexus позволяет решать целый пласт задач, связанных с созданием учетных систем любого назначения, начиная от традиционных CRMи Helpdesk-систем и заканчивая специфическими системами сбора информации и требований. Еще одной важной отличительной особенностью Cognitive Nexus является кроссплатформенность, что позволяет использовать ее в решениях для любых организаций вне зависимости от применяемых ими СУБД.

Система «Е1Евфрат» обеспечивает весь жизненный цикл электронных документов в рамках ключевых бизнес-процессов организации.

Использование системы электронного документооборота позволяет:

• 1. в значительной степени снизить время согласования документов;
• 2. повысить скорость и эффективность исполнения поручений;
• 3. навсегда устранить проблему потерянных документов;
• 4. снизить затраты на ведение архива;
• 5. упростить процесс поиска документов.
• 3. ECM-система DIRECTUM

ECM-система DIRECTUM позволяет строить инфраструктуру электронного взаимодействия, закрывающую различные задачи бизнеса на разных уровнях: от делопроизводителей до топ-менеджмента.

Каждый элемент системы органично дополняет другие, поэтому они могут внедряться как вместе, создавая целостную инфраструктуру, так и по отдельности.

В составе DIRECTUM выделяются три основных слоя:

• · платформа, построенная на обязательных компонентах системы,
• · модули системы и технические решения,
• · бизнес-решения — не только система, но консалтинг и продуманное внедрение.

Бизнес-решения Бизнес-слой системы DIRECTUM покрывает прикладные задачи компаний различных сфер и отраслей экономической деятельности.

Слой формируют бизнес-решения. Их внедрение предполагает не только приобретение программного обеспечения, но также консалтинг, оптимизацию бизнес-процессов, внедрение системы, разработку методик и обучение сотрудников компании-заказчика.

Каждое бизнес-решение заточено под конкретную бизнес-задачу и нацелено на достижение измеримого положительного результата, что позволяет добиваться максимального эффекта, не распыляясь на «все и сразу».

Подробнее о стратегии бизнес-решений.

• 1. Управление сервисом
• 2. Управление проектами
• 3. Управление претензиями и исками
• 4. Кадровые процессы
• 5. Классическое делопроизводство
• 6. Межкорпоративный финансово-учетный документооборот
• 7. Обращения граждан
• 8. Проектный документооборот
• 9. Согласование счетов на оплату
• 10. Управление взаимодействием с клиентами
• 11. Управление договорами
• 12. Управление совещаниями и заседаниями
• 13. Управление тендерами
• 14. Финансовый архив
• 15. Электронный архив документов дня для банков
• 16. ИПО «ГАРАНТ»
• 17. Управление жилищным фондом
• 18. СетьПроект: Управление проектами
• 19. Документооборот контрольно-счетного органа
• 20. Управление качеством

Бизнес-решения предлагают дополнительные удобство и простоту работы в ECM-системе.

DIRECTUM готов к работе в облаке (IaaS); для тестирования системы развернут демо-стенд системы в SaaS-облаке. Решения по интеграции DIRECTUM с BPM-системами, позволяют реализовать полный цикл процессного управления.

Подробней о BPM в DIRECTUM.

Решения для планшетов iPad и Surface дают возможность работы в режиме 24/7.

Модули системы Модули и технические решения — основа для построения бизнес-решений.

Модуль — самостоятельная часть системы, объединяющая набор связанных функций, позволяет организовать работу компании в части базовых потребностей бизнеса.

• 1. Управление электронными документами
• 2. Управление деловыми процессами
• 3. Канцелярия
• 4. Управление договорами
• 5. Управление совещаниями и заседаниями
• 6. Управление взаимодействием с клиентами
• 7. Обращения граждан и организаций
• 8. Управление показателями эффективности
• 9. Интеграция с системами обмена

Технические решения — программные продукты, позволяющие реализовать в инфраструктуре ECM-системы решение отдельных частей или узких блоков прикладных задач.

Платформа и компоненты Платформа обеспечивает масштабируемость, гибкую настройку и легкое развитие системы силами ваших специалистов. В состав платформы входят серверные решения, наборы служб и сервисов и компоненты.

IS-Builder не только представляет собой платформу (среду выполнения), но является удобным предметно-ориентированным инструментом разработки. Программисты могут легко освоить IS-Builder для последующего развития ECM-системы вашего предприятия.

За счет платформы и компонент обеспечиваются такие преимущества DIRECTUM, как масштабируемость, возможность гибкой настройки, доступ через веб, интеграция с другими корпоративными системами, обеспечение территориально распределенной работы.

• · Архитектура системы DIRECTUM позволяет создавать масштабируемые, надежные и безопасные корпоративные решения для управления документами, бизнес-процессами, совещаниями, договорами и взаимодействием с клиентами.
• · Интеграция системы DIRECTUM с ERP-системами, корпоративными порталами и другими составными частями ИТ-инфраструктуры организации по различным направлениям обеспечивается открытой архитектурой и развитыми интеграционными механизмами платформы DIRECTUM на базе набора средств интеграции DIRECTUM Integration Toolset.
• · Работа с DIRECTUM через Интернет и в Интранет реализована в DIRECTUM по нескольким направлениям. Сервер веб-доступа обеспечивает работу пользователей с документами и задачами DIRECTUM через интерфейс браузера, а Портальные компоненты DIRECTUM для SharePoint предлагают специализированный интерфейс работы с данными системы DIRECTUM через корпоративный портал.
• · Обмен документами между сторонними организациями возможен благодаря специальным механизмам DIRECTUM, позволяющим передавать и контролировать доставку официальной корреспонденции в электронном виде на основе отраслевого формата обмена электронными документами. Обмен электронными документами между организациями-партнерами, даже в случае отсутствия системы электронного документооборота у любой из сторон, возможен с помощью бесплатной программы DIRECTUM OverDoc на основе специально разработанного формата структурированного электронного документа.
• · Инструменты администрирования DIRECTUM позволяют управлять всеми задачами администрирования — от регистрации пользователей до создания политик миграции документов между файловыми хранилищами.
• · Технические требования к серверам, рабочим станциям и системному программному обеспечению отличаются гибкостью и позволяют эффективно использовать оборудование для работы DIRECTUM.
• 4. УМКА.

Пользователями подсистемы электронного документооборота УМКА являются органы федеральной и региональной власти, государственные унитарные предприятия, коммерческие компании, среди которых как холдинги с большой филиальной структурой, так и небольшие организации.

Автоматизация управления документами с помощью подсистемы УМКА приводит к росту продуктивности работы сотрудников, облегчению доступа к информации для принятия управленческих решений, улучшению исполнительской дисциплины, и, следовательно, к общему повышению качества управления.

Какие управленческие задачи помогает решать УМКА.

• · организовать эффективную работу с контрактами;
• · сделать внутрикорпоративный документооборот максимально безбумажным;
• · автоматизировать документооборот органов власти федерального или регионального уровня;
• · обеспечить качественный контроль исполнения поручений руководителей;
• · повысить эффективность работы с заявками;
• · реализовать проектный документооборот и возможность коллективной работы;
• · наладить управление документами в рамках системы менеджмента качества.

Какие результаты дает внедрение УМКА.

В органах власти:

• · повышение качества оказания государственных услуг;
• · улучшение исполнительской дисциплины, повышение управляемости;
• · повышение прозрачности и открытости деятельности;
• · снижение расходов на обеспечение работы органов власти;
• · создание основы для комплексной информационной системы типа «электронного правительства» (межведомственный документооборот, ЭАРы, архивы, порталы госуслуг).

Для коммерческих компаний:

• · повышение управляемости;
• · оперативное реагирование на изменения;
• · увеличение конкурентоспособности компании на рынке.

Срок окупаемости системы составляет от полугода до 2 лет.

Какие преимущества определяют лидерство УМКА.

Преимущества определяются широкими возможностями платформы IBM Lotus, высокотехнологичной архитектурой и богатым опытом внедрения. Можно выделить следующие преимущества решения по сравнению с конкурентами:

• · быстрое внедрение и быстрая автоматизация процессов обработки документов;
• · легкое освоение пользователями основ работы с системой благодаря тому, что интерфейс удобен и интуитивно понятен;
• · возможность полноценной работы пользователей с системой как через клиента Lotus, так и через web;
• · широкие возможности для адаптации системы под нужды организации, в том числе силами специалистов заказчика;
• · возможность построения действительно единого информационного пространства в организациях, имеющих территориально распределенную структуру;
• · большой потенциал для роста масштабов подсистемы — по числу пользователей, площадок, типов обрабатываемых документов;
• · снижение трафика при работе в распределенной среде за счет реализации принципа «документ доставляется только туда, где он нужен для работы»;
• · обеспечение надежности и отказоустойчивости системы 24 часа 7 дней в неделю;
• · простота сопровождения системы и возможности администрирования СЭД во всех филиалах из единой точки;
• · обеспечение высокой степени безопасности данных;
• · одно из лучших предложений на рынке по соотношению цена/качество;
• · эффективность и преимущества системы подтверждены опытом множества успешных внедрений.