Общие требования к решению задачи разработки подсистемы управления исполнения договоров и критерии оценки результативности решения

Подсистема управления исполнением договоров, которая будет разработана для ОАО «Главкосмос», должна отвечать всем требованиям, предъявляемым к ней со стороны нормативно-правой базы и федеральных органов исполнительной власти, оправдывать ожидания своих пользователей по функциональному наполнению и технологическим возможностям. Только в этом случае она сможет обеспечить эффективную работу с документами, автоматизировать процессы управления ими.

ОАО «Главкосмос» формулирует свои требования к подсистеме управления исполнением договоров. Тем не менее, ГОСТ Р ИСО 15 489−1-2007 «Управление договорами Общие требования», часть процессов — регистрация документа в системе, классификация доступа и защиты, установление порядка и сроков хранения и др. — идентифицирует как процессы управления договорами. Такие процессы будут общими практически для любой компании. Требования к подсистеме включают в себя также:

• · регистрацию, учет и контроль исполнения входящих, исходящих, внутренних договоров, документов, обращений граждан, организационно-распорядительных договоров;
• · возможность перевода бумажных документов в электронный вид, потоковое сканирование, распознавание документов;
• · жесткость бизнес-процессов и, в то же время, возможность строить их «на лету» и в произвольной форме;
• · обмен документами между территориально распределенными подразделениями;
• · рубрикацию, категоризацию и классификацию документов;
• · поиск по реквизитам и полнотекстовый поиск по содержанию документов с учетом морфологии языка;
• · учет и обработку документов, находящихся на архивном хранении;
• · формирование отчетности;
• · управление правами доступа;
• · применение электронно-цифровой подписи.

В части организации рабочих процессов компании формулируют свои требования в следующем виде:

• · создание проектов документов;
• · согласование проектов документов;
• · утверждение документов;
• · создание резолюций, поручений;
• · контроль исполнительской дисциплины;
• · контроль версий документов;
• · протоколирование действий;
• · обсуждение документов;
• · делегирование полномочий по исполнению документов и т. д.

Кроме всех этих требований ожидают от нее соответствия концепции развития ИТ в компании в целом. Что, в свою очередь, предполагает масштабируемость, возможность создания территориально-распределенных подсистем, а также — расширения функциональных задач. Важное ожидаемое свойство подсистемы — ее открытость, т. е. возможность внесения изменений, в том числе силами собственных специалистов.

Необходима предприятиям и возможность к интеграции с корпоративной информационной системой, в т. ч. электронной почтой, со стандартными офисными приложениями, корпоративным порталом компании.

Одно из главных требований компании — обеспечение информационной безопасности и защита документов и содержащейся в них информации.

Каждый бизнес-процесс по мере прохождения этапов создает требования, адресованные определенным пользователям. Так, например, бизнес-процесс поручение сначала сформирует задачу выполнить поручение для исполнителя, а после того, как исполнитель зафиксирует выполнение этой задачи, — задачу проверить исполнение для инициатора бизнес-процесса.

Обработка входящих документов на ОАО «Главкосмос».

Документы, поступающие на предприятие, проходят:

• 1. Первичную обработку.
• 2. Предварительное рассмотрение.
• 3. Регистрацию.
• 4. Рассмотрение руководством.
• 5. Передачу на исполнение.
• 6. Контроль исполнения.
• 7. Подшивку документа в дело.

Принимает к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу. Заведующий канцелярией проверяет правильность доставки, правильность адреса, целостность. Уничтожает упаковку и проставляет дату получения. Заведующий канцелярией передает документы на предварительное рассмотрение референту генерального директора. Он распределяет документы:

• — генеральному директору;
• — директорам по принадлежности;
• — в структурные подразделения, как не требующие резолюции руководителя.

Рисунок Бизнес-Процесс обработки входящих документов Регистрацию исходящих документов осуществляет структурное подразделение, являющееся их исполнителем. Данные об исходящем документе заносятся в «журнал регистрации исходящих документов». Отправка осуществляется через АХО. Заведующий канцелярией принимает документы для отправки под роспись в «журнале регистрации исходящих документов» соответствующего подразделения. Заведующий канцелярией сортирует документы, упаковывает и адресует. Сдает на почту не позднее следующего дня.

Процесс обработки исходящих документов представлен на рисунке:

Рисунок Бизнес-Процесс обработки исходящих документов Движение внутренних документов на предприятии На предприятии издаются организационнораспорядительные (внутренние) документы: положения, инструкции, правила, приказы (см. приложение 5), распоряжения (см. приложение 6), протоколы, акты, письма, факсы, телеграммы, справки, докладные записки.

В приказах и распоряжениях выделяют две части: вводную и распорядительную. В распорядительной части прописывается конкретное задание с указанием исполнителя, сроков исполнения; в последнем пункте указывается наименование должности исполнителя, ФИО, телефон.

Защита информационных систем направлена на обеспечение сохранности рабочих данных, бесперебойного функционирования компьютеров, программного обеспечения и операционной системы.

Все меры по обеспечению защиты тесно взаимосвязаны, поэтому при отсутствии какого-либо решения нельзя говорить о полном обеспечении безопасности. Схемы защиты могут быть едиными для всех пользователей, разграничивающими права доступа к информации и использовать методы засекречивания информации.

Как правило, такие решения могут сочетать в себе несколько функций для обеспечения оптимальной безопасности при коллективной работе с базами данных, корпоративными порталами, системами электронного документооборота.

Защита информационных систем подразумевает четкое разграничение информации на защищаемую и не представляющую особой ценности. К первому типу относятся все данные, связанные с деятельностью компании. Например, коммерческая и финансовая документация, служебная и деловая переписка, сведения о сделках и движении средств. Такие данные дублируются, имеют специальный гриф или электронный шифр.

Широко применяется способ разграничения полномочий и регулирования доступа к подразделам корпоративной информации в зависимости от должностных полномочий сотрудников. Такая градация позволяет четко контролировать потоки данных внутри организации и исключить получение информации людьми, не причастными к выполнению связанных с ней задач.

Установка специального дополнительного ПО обеспечивает контроль функционирования IT-инфраструктуры, исключая возникновение программных и системных ошибок, препятствуя проникновению извне.

Для разрабатываемой системы необходимо определить критерии: технические, качественные и экономические.

Технические критерии:

• — интерфейс программы должен быть «дружественным», главный критерий — простота в работе и удобство при вводе данных.
• — названия: информация в названии должна ясно и недвусмысленно идентифицировать назначение отчета или формы;
• — инструкции: должны быть ясными, понятными и краткими, использоваться знакомая пользователям терминология.
• — внешний вид окон и форм: должен быть простым и удобным в использовании.
• — вывод сообщения об ошибках: при недопустимом заполнении форм или документов должно выдаваться сообщение с подсказкой.
• — невозможность изменения пользователем формул и алгоритмов, по которым происходят вычисления в программном пакете.

Помощь пользователю — Help должна быть ориентирована в первую очередь на работников службы бухгалтерии и юридического отдела. При использовании Help пользователь должен получить четкие описания и последовательность действий.

Критерии качества:

• § подсистема должна удовлетворять критериям качества:
• § контроль доступа;
• § регистрация доступа;
• § управляемость;
• § объем ввода-вывода;
• § изучаемость;
• § интенсивность ввода-вывода;
• § коммуникативность;
• § согласованность;
• § простота;
• § компактность;
• § способность к самоописанию;
• § модульность;
• § общность;
• § расширяемость;
• § машинонезависимость;
• § независимость от системного ПО и др.

Экономические критерии:

Проектируемая система должна улучшить экономическую ситуацию.

• § Годовой экономический эффект,
• § Годовая экономия,
• § Расчетный коэффициент эффективности капитальных вложений,
• § Срок окупаемости капитальных вложений,
• § Критерии оценки потока платежей.

Баланс снабжения предприятия материальными ресурсами составляется в натуральном и стоимостном выражении. И в нем с одной стороны устанавливается потребность в материальных ресурсах, а с другой — источники покрытия этой потребности.

На предприятии в качестве методов решения задач материально-технического обеспечения предлагается:

• · ориентация на международные и государственные стандарты, как в области информационных технологий, так и в области методологии управления современными промышленными предприятиями;
• · применение передовых зарубежных разработок прикладных программных средств класса ERP;
• · творческое использование накопленного опыта управления предприятием на основе существующей нормативной документации и экспертных знаний сотрудников предприятия;
• · поочередная разработка и ввод в эксплуатацию составных частей системы с учетом особенностей бизнес-процессов предприятия.