Организация работ. 
Организация работ по сертификации систем качеств

Заявка на официальном бланке или письмо — обращение в произвольной форме направляется организацией — заявителем в орган по сертификации.

Орган по сертификации регистрирует заявку (письмо — обращение) и извещает организацию о принятии заказа.

Орган по сертификации проводит анализ заявки для того, чтобы убедиться, что он может предоставить услугу по сертификации, исходя из:

• — заявленной области сертификации и соответственно области аккредитации органа;
• — имеющихся у органа по сертификации ресурсов на выполнение заявки;
• — месторасположения заявителя и любых других требований заявителя (например, сроки, принцип оплаты работы, рабочий язык и т. п.).

Отказ в сертификации системы качества не должен носить дискриминационный характер и может быть обусловлен только объективными причинами.

При положительном решении о принятии заказа орган по сертификации регистрирует заявку (письмо — обращение) и извещает об этом организацию. При отрицательном решении орган по сертификации передает заявку в Технический центр Регистра и уведомляет об этом заявителя.

Орган по сертификации официально извещает заявителя о принятии (отказе в принятии) заказа.

Заявитель после получения извещения о принятии заказа от органа по сертификации оплачивает органу по сертификации регистрационный взнос.

При положительном решении между органом по сертификации и заявителем заключается договор на проведение сертификации системы качества.

Возможно оформление договора в два этапа: 1-й этап — предварительная оценка системы качества; 2-й этап — проверка и оценка системы качества в организации. В договоре определяют цель, объем и сроки проводимых работ, ответственность сторон, а также порядок оплаты работ по проверке и оценке системы качества.

В договоре предусматривается предварительное поступление на счет органа по сертификации всей (или поэтапной) суммы оплаты до начала работ.

Примечание. Работы органа по сертификации оплачиваются в полном объеме независимо от результатов проверки и оценки.

После оплаты работ по договору заявителю направляется комплект материалов, необходимых для проведения предварительной оценки системы качества (производства).

Комплект материалов для проведения предварительной оценки системы качества (производства) включает:

• — бланк заявки на проведение сертификации системы качества (производства) в случае получения органом по сертификации письма — обращения;
• — Перечень исходных данных для предварительной оценки системы качества (производства).

Комплект документов, представляемых заявителем для предварительной оценки системы качества (производства), включает:

• — заявку на проведение сертификации системы качества (производства) (1 экз.);
• — исходные данные для предварительной оценки системы качества (производства) в соответствии с Перечнем (Приложение Д).

Орган по сертификации вправе затребовать от проверяемой организации любые документы системы качества (другие дополнительные сведения), необходимые для правильного понимания деятельности в области обеспечения качества.

Один из экземпляров каждого документа, присланного в двух экземплярах, остается в органе по сертификации в качестве контрольного. Вторые экземпляры документов возвращаются заявителю с замечаниями органа.

После представления заявителем исходных документов распоряжением руководителя органа по сертификации назначается председатель комиссии, который формирует и представляет на утверждение комиссию экспертов.

Требование к составу комиссии — по 5.1.3 ГОСТ Р 40.002.

Распределение обязанностей между членами комиссии проводит председатель комиссии при согласовании с заинтересованными членами комиссии (экспертами, техническими экспертами).

Заявителю должны быть сообщены фамилии назначенных членов комиссии, и он должен быть уведомлен о том, что может представить возражения против назначения конкретных экспертов по сертификации или технических экспертов.