Условия и исходные данные, необходимые для эффективного подбора персонала

Работа любой организации неизбежно связана с необходимостью комплектования штата. При этом одной из центральных задач является отбор кадров. Отбор новых работников не только призван обеспечить режим нормального функционирования, но и закладывает фундамент будущего успеха организации.

Эффективный отбор начинается с точной характеристики работы, т. е. с анализа работы конкретной должности. Далее составляется должностная инструкция, на основании которой формулируются требования к кандидатам. Одним из важных этапов является рекламирование работы, т. е. привлечение кандидата. Собеседование является одним из самых важных элементов процесса отбора персонала.

Основой правильного подбора кадров является наличие объективной информации о работнике и формальных требований к вакантной должности с тем, чтобы обоснованно произвести их соединение. Подбор и оценка работников составляют важный раздел системы работы с персоналом и должны производиться на научной основе.

Способы подбора персонала:

• 1) Исходя из конкретных особенностей предприятия и его подразделений подбираются работники, которые могут решать стоящие задачи. Чаще этот подбор ведется на основе качественных методов, поскольку производится руководителем или специалистом кадровой службы, как правило, из его личных оценок объема работ по конкретной профессии, в условиях отсутствия полной информации о деловых качествах и профессиональной компетентности работника. Недостаток данного способа заключается в ограничении всестороннего развития личности способного работника, который должен приспосабливаться под конкретное рабочее место (должность).
• 2) Подбор персонала осуществляется исходя из профессиональной подготовки, производственного опыта и качеств работника. Состав функциональных обязанностей и трудоемкость работы определяются на основе организационных документов или опыта руководителя под конкретного работника. Недостатком этого способа является возможность занятия вакантных рабочих мест по мере заполнения штатного расписания предприятия менее способными рабочими и служащими из-за того, что они поступили на работу раньше. Когда появляется высококвалифицированный работник, то вакантное место может быть замято другим человеком, имеющим более низкие квалификацию, производственный опыт или творческие способности.
• 3) путем совмещения первого и второго способов, когда для высококвалифицированных рабочих и служащих подбираются рабочие места с изменением существующего распределения функций, а для остальных должностей подбор кадров ведется исходя из нормативных требований рабочих мест. Этот способ является более гибким, так как позволяет учесть конкретные особенности работы предприятия, квалификацию персонала и создать условия для всестороннего развития людей.

Подбор персонала представляет собой процесс отбора подходящих кандидатур на вакантные рабочие места исходя из имеющегося резерва кадров на бирже труда и на предприятии.

Подбор персонала включает следующие элементы:

• · расчет потребности в кадрах рабочих и служащих;
• · модели рабочих мест;
• · профессиональный подбор кадров;
• · формирование резерва кадров.

Исходными данными для подбора персонала являются:

• · модели рабочих мест;
• · философия организации;
• · правила внутреннего распорядка;
• · организационная структура производства;
• · штатное расписание организации;
• · положение о подразделениях;
• · трудовой договор сотрудника;
• · должностные инструкции;
• · положение об оплате труда;
• · положение о служебной и коммерческой тайне.

Методы набора персонала могут быть активными и пассивными.

Активные методы — к ним обычно прибегают в случае, когда на рынке труда спрос на рабочую силу, особенно квалифицированную, превышает ее предложение. Прежде всего — это вербовка персонала, т. е. иначе говоря, налаживание организацией контактов с теми, кто представляет для нее интерес в качестве потенциальных сотрудников. Ее обычно проводят непосредственно в учебных заведениях, и это является преимуществом. Вербуют сотрудников у конкурентов, через государственные центры занятости и через частные посреднические фирмы. Сравнительно дешевле обходится привлечение сотрудников с помощью личных связей работающего персонала. Путем проведения презентаций и участия в ярмарках вакансий, праздниках, фестивалях и формируя свой имидж, организация может также осуществить набор (вербовку) кадров.

Презентации позволяют привлечь случайных прохожих или живущих неподалеку лиц, и кто ищет дополнительные заработки.

Ярмарка вакансий в основном предназначена для людей, желающих поменять работу.

Праздники и фестивали привлекают квалифицированных специалистов, интересующихся именно данной организацией.

Вышеперечисленные методы привлечения кадров в основном применимы к работникам массовых специальностей, имеющих средний и низкий уровень квалификации. Для привлечения высококвалифицированных специалистов, с узкой специальностью следует использовать иные способы привлечения.

К пассивным методам набора персонала прибегают, когда предложение рабочей силы на рынке труда превышает спрос. Одной из разновидностей пассивных методов привлечения персонала является размещение объявлений о вакантных должностях, о уровне, требованиях к кандидатам, условиях оплаты труда и сведений во внешних и внутренних средствах массовой информации.

Телевидение позволяет обеспечить более широкую аудиторию, однако стоимость рекламы чрезвычайно высока, адресность незначительна.

Реклама по радио обходится многократно дешевле и аудитория также широка, но слушают его, как правило, только во время работы. За счет применения данного способа размещения рекламы в основном можно привлечь лиц, желающих поменять работу.

При отборе организации применяют различные методы — от аналитических до медико-психологических:

• · Анализ и оценка заявительных документов:
• · Анализ заявления;
• · Анализ автобиографии;
• · Анализ свидетельства;
• · Проверка рекомендаций;
• · Анализ фотографии;
• · Анализ и проверка анкет;
• · Анализ трудовых испытаний.
• · Тестирование:
• · Тест производительности;
• · Тест на интеллект;
• · Личностный тест.
• · Собеседование:
• · Анализ выразительности;
• · Анализ рабочего поведения;
• · Анализ социального поведения.
• · Групповая дискуссия (оценочный центр):
• · Анализ выразительности поведения;
• · Анализ рабочего поведения;
• · Анализ социального поведения.
• · Графологическая экспертиза:
• · Анализ личностного портрета;
• · Анализ рабочего портрета;
• · Анализ рабочих мест.
• · Центр оценки:
• · Работа в лабораторных условиях;
• · Анализ отношений в условиях стресса;
• · Оценка со стороны опытных менеджеров-руководителей.

От качества отобранных кадров зависит эффективность работы организации и использование всех ее остальных ресурсов, поэтому ошибки в подборе кадров могут дорого обойтись организации. Если подбор хороших кадров является удачным вложением финансовых средств, то отбор и обучение работников, не подходящих для выполнения порученной им работы, будет пустой тратой денег.

Важнейшей предпосылкой, определяющей эффективность работы по поиску и отбору кадров, является тесная связь этого направления деятельности с действующей в организации системой управления. Эта связь может основываться на следующих моментах:

• 1. доведение до лиц, отвечающих за поиск и отбор кадров, целей, стоящих перед организацией (подразделением);
• 2. разработка оптимальной организационной структуры управления (исключения дублирования функций и расплывчатости требований к кандидатам);
• 3. наличие кадрового планирования, являющегося связующим звеном между целями организации и организационной структурой управления. Кадровое планирование — это фундамент политики в отношении персонала, обеспечивающий систематический подход к поиску и отбору кадров.

Для оценки эффективности процесса поиска и отбора новых работников может быть использован ряд количественных показателей, характеризующих работу персонала, приступившего к работе в организации:

• 1) уровень текучести кадров, особенно среди новых работников;
• 2) доля работников, не прошедших испытательный срок, от общего числа принятых на работу;
• 3) финансовые затраты на обеспечение процесса поиска и отбора кадров;
• 4) уровень нарушений трудовой дисциплины среди новых работников (прогулы, не согласованные с руководством опоздания, отсутствие на рабочем месте и т. п.);
• 5) уровень брака и ошибок, допускаемых новыми работниками;
• 6) частота поломок оборудования;
• 7) эффективность использования необходимых материалов, комплектующих;
• 8) уровень производственного травматизма среди новых работников;
• 9) количество жалоб со стороны клиентов, потребителей, поставщиков по вине новых работников.

Дополнительная информация о качестве используемой в организации системы отбора кадров может быть получена из трех источников: от самих кандидатов, от работников организации и от увольняющихся. С этой целью могут использоваться интервью, опросы, оценка эффективности работы.

При поиске и отборе кадров ни одна организация не застрахована от разного рода ошибок. Особенно велики расходы организации, связанные с ошибками при приеме на работу работников, не отвечающих минимальным требованиям организации. Не следует забывать и о том, что прием на работу лиц, значительно превышающих требования к должности, обладающих чрезмерным уровнем знаний или профессиональной подготовки для выполнения конкретной работы, также чреват потерями для организации. Такие работники склонны быстро охладевать к своей работе и увольняться.