Методика проведения ревизии дебиторской и кредиторской задолженности

Наиболее типичными ошибками, возникающими при внутреннем контроле за дебиторской и кредиторской задолженностью являются следующие:

• 1. отсутствуют акты сверок с налоговыми органами. Согласно, п. 74 Положения, отражаемые в бухгалтерской отчетности суммы по расчетам с банками, бюджетом должны быть согласованы с соответствующими организациями и тождественны. Оставление на бухгалтерском балансе неурегулированных сумм по этим расчетам не допускается;
• 2. отсутствуют акты сверок с поставщиками и покупателями;
• 3. имеются расхождения между данными, отраженными в бухгалтерском балансе по строке «Дебиторская задолженность» и по строке «Кредиторская задолженность» с данными счетов бухгалтерского учета.

В соответствии с п. 40 Положения в бухгалтерской отчетности не допускается зачет между статьями активов и пассивов, статьями прибылей и убытков, кроме случаев, когда такой зачет предусмотрен правилами, установленными нормативными актами;

4) списание расходов по дебиторской задолженности, выраженной в иностранной валюте, по курсу иностранной валюты, отличному от курса иностранной валюты на дату списания расхода.

Возможность объективной оценки результатов деятельности организации с помощью системы показателей ее финансовой независимости и устойчивости, ликвидности, обеспеченности собственным капиталом, рентабельности, оборачиваемости активов полностью зависит от полноты отчетной информации, позволяющей ее пользователям глубоко проанализировать и объективно оценить имущественное и финансовое положение организации.

Формирование кредитной политики базируется на тщательном финансовом анализе дебитора и кредитора, который проводится по данным внешней финансовой отчетности.

При проверке внутренней системы контроля дебиторской задолженности необходимо выяснить:

• 1. Соблюдается ли в организации порядок отгрузки продукции покупателям на условиях последующей оплаты только при наличии необходимых санкций;
• 2. Обсуждаются ли кандидатуры покупателей до выдачи им разрешения на отгрузку продукции на условиях последующей оплаты;
• 3. Учитываются ли мнения банка, гарантии третьей стороны;
• 4. Своевременно ли направляется дебиторам, нарушающим сроки оплаты, извещение о возникновении задолженности;
• 5. Установлен ли на предприятии лимит дебиторской задолженности;
• 6. Есть ли у персонала оперативная информация о текущей дебиторской задолженности;
• 7. Ставится ли на пакете документов на реализацию продукции отметка о проверке дебиторской задолженности покупателя.

Ревизор проверяет, погашаются ли сразу после подписания платежного поручения сопроводительные оправдательные документы (штамп «Оплачено», дата и № платежного поручения).

Кроме того, необходимо проверить, проводится ли анализ финансового состояния заказчика.

Необходимо изучить действующий в организации порядок разделения обязанностей согласно функциям:

• 1. Отгрузка по заказам;
• 2. Выписка счетов;
• 3. Предоставление разрешения на отгрузку;
• 4. Ведение синтетического учета;
• 5. Ведение аналитического учета дебиторской задолженности.
• 6. Ревизор проверяет порядок сверки расчетов в организации.
• 7. Проверка реальности и законности расчетов с дебиторами и кредиторами.

Ревизор проверяет законность и реальность задолженности по расчетам с поставщиками, покупателями, дебиторами и кредиторами, а также по внутриведомственным и внутрихозяйственным расчетам.

Проверяются также своевременность регистрации счетов, счетов-фактур поставщиков и передачи их в отделы для акцепта, а также отслеживание этих документов специалистами отделов для соблюдения поставщиками договорных обязательств по ассортименту, количеству, комплектности и срокам отгрузки продукции, правильности цен, наценок, скидок. В ходе этой процедуры ревизор проверяет, правильно ли отражены в учете операции и реальна ли задолженность, своевременно ли составлены акты приемки, полностью ли оприходованы товарно-материальные ценности, не допускается ли по расчетам с поставщиками запрещенное взаимное перекрытие (сальдирование) в балансе сумм товаров в пути, задолженности поставщикам по счетам и по неотфактуренным поставкам.

Необходимо выяснить следующее:

• 1. Какие меры принимаются по снижению дебиторской задолженности;
• 2. Производится ли взаимная сверка сумм задолженности с дебиторами и кредиторами;
• 3. Имеются ли подтверждения о размере долгов;
• 4. Нет ли фактов необоснованного списания задолженностей на результаты деятельности;
• 5. Не относятся ли на счет расчетов с дебиторами по претензиям недостачи, хищения, брак и порча товаров с последующим отнесением этих сумм на убытки под видом списания безнадежной дебиторской задолженности и несостоятельности ответчиков.

Одним из важных моментов является проверка правильности и своевременности расчетов с финансовыми органами по налогам, сборам, отчислениям от прибыли и др. платежам, а также своевременность внесения в бюджет просроченной задолженности.

Инвентаризация расчетов с покупателями. Такая инвентаризация проводится в соответствии с приказом Минфина России от 13 июня 1995 г.№ 49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств». Принципы инвентаризации расчетов аналогичны инвентаризации имущества. Основным при такой инвентаризации является факт подтверждения (согласование) задолженности с дебиторами (кредиторами) по результатам сверки задолженности (встречные проверки).

Методика ревизии (коммерческое кредитование):

• 1. Проанализировать организационно-нормативные документы, регламентирующие предоставление коммерческих кредитов заказчикам (покупателям).
• 2. Установить уровень фактического исполнения предписанных регламентов, а именно: наличие соответствующих санкций (виз) на документах; наличие материалов, свидетельствующих об анализе финансового состояния (платежеспособности) и деловой порядочности заказчиков; соответствие сумм и сроков предоставленных кредитов установленным группам риска заказчиков или нормативам кредитоспособности и т. д.

Методика ревизии (инкассационная политика):

• 1. Выяснить применяемые процедуры работы с дебиторами.
• 2. Проанализировать организационно-нормативные документы, регламентирующие порядок погашения дебиторской задолженности покупателей.

Пронаблюдать за исполнением утвержденных процедур соответствующими работниками (начальник финансового отдела, начальник расчетного бюро финансового отдела, начальник договорно-правового бюро отдела сбыта и др.)".

Ревизором составляется акт ревизии — внутренний документ, в котором отмечаются все выявленные, даже незначительные, недостатки. Акт должен быть передан вышестоящему и другим органам.