Организация и совершенствование бухгалтерского учета подотчетных сумм и расчетов с персоналом по прочим операциям

Хотя в бухгалтерском учете эти операции отражаются достаточно просто, однако постоянно меняющаяся законодательная база предъявляет довольно жесткие требования, касающиеся порядка оформления и методов ведения первичных учетных регистров, способов группировки и отражения в бухгалтерском и налоговом учете операций с подотчетными суммами, а также правильности начисления всех налогов по этим операциям.

Даже незначительные, на первый взгляд, нарушения, допущенные при проведении операций по расчетам с подотчетными лицами, могут привести к занижению налоговой базы практически по всем основным видам налогов, таким как налог на прибыль, налог на добавленную стоимость, налог на доходы физических лиц, единый социальный налог. Поэтому на предприятии необходимо наладить строгий контроль за порядком выдачи подотчетных средств, правильностью списания, а также своевременностью возвратов в кассу неизрасходованных денежных авансов.

Особенно этот контроль должен быть тщательным на этапе соприкосновения бухгалтерского и налогового учетов. Ведь не все расходы организации, понесенные в процессе финансово-хозяйственной деятельности, возможно списать на себестоимость продукции, многие из них нормируются законодательством РФ, как, например, командировочные, представительские, затраты на использование для служебных поездок личных автомобилей и т. д.

Зная это, фискальные и другие контролирующие органы уделяют этому разделу учета повышенное внимание. Кроме того, правильность, точность списания, своевременность разнесения подотчетных сумм и отсутствие неотрегулированностей в этом вопросе способствует установлению хороших доверительных отношений между сотрудниками различных подразделений предприятия, что является немаловажным фактором в деятельности организации.

Учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется практически в каждой организации. Данный вид расчетов возникает при необходимости осуществления командировочных и представительских расходов, а также в процессе приобретения и оприходования материальных ценностей или оплате работ (услуг) сторонних организаций подотчетными лицами. 14].

Подотчетное лицо — это работник организации, имеющий право согласно внутренним организационно-распорядительным документам получать целевые авансы.

Целевой аванс (или подотчетная сумма) представляет собой денежные средства, выданные организацией под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы. Целевой аванс может быть выдан подотчетному лицу двумя способами:

• -наличными денежными средствами из кассы организации или непосредственно из банка;
• -путем списания денежных средств со специального карточного счета, открытого банком для организации расчетов по банковской пластиковой карте, оформленной на имя подотчетного лица.

Согласно Положению об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденному Центральным банком Российской Федерации 24 декабря 2004 г. № 266-П (далее — Положение № 266-П), банковские карты являются видом платежных карт (как инструмента безналичных расчетов) и предназначены для совершения физическими лицами, в том числе уполномоченными юридическими лицами (далее — держатели), операций с денежными средствами, находящимися у банка-эмитента, в соответствии с законодательством РФ и договором с эмитентом.

К банковским пластиковым картам, в частности, относятся:

• -расчетная (дебетовая) карта — предназначена для совершения операций ее держателем в пределах установленной банком суммы денежных средств (расходного лимита), расчеты по которым осуществляются за счет денежных средств клиента, находящихся на его банковском счете (для получения такой карты организация заранее перечисляет денежные средства на специальный карточный счет в банке (СКС), а ее использование позволяет распоряжаться денежными средствами, уже находящимися на СКС);
• -кредитная карта — предназначена для совершения ее держателем операций, расчеты по которым осуществляются за счет денежных средств, предоставленных банком-эмитентом организации в пределах установленного лимита в соответствии с условиями кредитного договора (оформляется в результате предоставления организации банковского кредита, который переводится на соответствующий СКС).

И расчетные, и кредитные банковские карты организации связаны с каким-либо одним ее СКС, на котором может находиться любая сумма, но это не значит, что сотрудник организации, на чье имя оформлена корпоративная карта, может расходовать эту сумму безлимитно.

Как правило, держатель корпоративной карты может распоряжаться денежными средствами, находящимися на СКС, согласно условиям заключенного с банком договора в пределах расходного лимита, установленного эмитентом, для оплаты товаров и услуг и (или) получения наличных денежных средств.

Перечень операций, которые можно совершать с использованием банковских пластиковых карт, установлен п. 2.5 Положения № 266-П. В этот перечень включены:

получение наличных денежных средств в российских рублях для осуществления на территории РФ в соответствии с порядком, установленным Банком России, расчетов, связанных с хозяйственной деятельностью, в том числе с оплатой командировочных и представительских расходов;

оплата расходов в российских рублях, связанных с хозяйственной деятельностью, в том числе с оплатой командировочных и представительских расходов, на территории РФ;

иные операции в российских рублях на территории РФ, в отношении которых законодательством РФ, в том числе нормативными актами Банка России, не установлен запрет (ограничение) на их совершение;

получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории РФ для оплаты командировочных и представительских расходов;

оплата командировочных и представительских расходов в иностранной валюте за пределами территории РФ;

иные операции в иностранной валюте с соблюдением требований валютного законодательства РФ.

Таким образом, ввиду законодательно установленного использования банковских пластиковых карт при осуществлении операций, связанных с хозяйственной деятельностью организации, оплатой командировочных и представительских расходов, имеются все основания считать списание денежных средств со специального карточного счета, открытого банком для расчетов по этим картам, оформленным на подотчетных лиц, вторым способом выдачи целевого аванса.

Расчеты с подотчетными лицами могут быть связаны:

• -с приобретением запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров и других материальных ценностей;
• -оплатой ремонта оргтехники, транспортных средств, арендных обязательств, других работ и услуг сторонних организаций;
• -расходами на командировки по территории Российской Федерации и за границу;
• -представительскими расходами.

Порядок ведения кассовых операций осуществляется согласно Положению Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» .

Порядок ведения кассовых операций), организации имеют право выдавать наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы, на операции по закупке товаров мелкооптовыми партиями, а также на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. В пункте 11 Порядка ведения кассовых операций также указано, что:

• -лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним;
• -выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу;
• -передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Следует учитывать, что срок отчета по целевым авансам на административно-хозяйственные и операционные расходы законодательством не установлен. Этот срок утверждается руководителем организации в приказе или другом организационно-распорядительном документе.

Если указания о сроке, на который выданы подотчетные суммы, в приказе отсутствуют, выдача таких сумм, отчет подотчетного лица о расходовании денежных средств или возврат их в кассу должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня, что дополнительно усложнит как работу бухгалтерии организации, так и самого подотчетного лица.

Кроме того, если у работника, получившего целевой аванс, возникла необходимость передачи подотчетных денег другому сотруднику, бухгалтерия должна оформить возврат суммы от первого работника и выдать эту же сумму второму, который и составит отчет.

При организации расчетов с подотчетными лицами необходимо помнить, что в соответствии со ст. 242 и п. 2 ст. 243 ТК РФ полная материальная ответственность наступает на основании разового документа на получение ценностей, т. е. работник, получивший целевой аванс на оплату административно-хозяйственных и операционных расходов под отчет, несет полную материальную ответственность, состоящую в его обязанности возмещать причиненный ущерб в полном размере.

Для установления причины возникновения ущерба обязательным является истребование от работника объяснения в письменной форме (ст. 247 ТК РФ). ТК РФ устанавливает следующий порядок взыскания ущерба:

по распоряжению руководителя, если сумма ущерба не превышает среднемесячный заработок работника, — не позднее одного месяца со дня установления размера ущерба;

по решению суда, если сумма ущерба превышает размер среднемесячного заработка работника.

Согласно положениям ст. 240 ТК РФ работодатель имеет право отказаться от взыскания ущерба с работника. Для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного целевого аванса работодатели могут производить удержания из заработной платы работника (ст. 137 ТК РФ).

Решение об удержании невозвращенной суммы работодатель вправе принять не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Указанное решение должно быть оформлено соответствующим организационно-распорядительным документом.

Если такой документ отсутствует, удержания из заработной платы могут быть произведены только в судебном порядке. Судебный порядок может применяться и если работник отказывается добровольно удовлетворить требования администрации.

В случаях возбуждения уголовных дел о хищении и недостачах руководитель организации обязан предъявить иск о возмещении виновными причиненного ущерба. Присужденные суммы взыскиваются с виновных лиц на основании исполнительных листов, выдаваемых согласно приговору или решению суда.

Следует также напомнить, что в силу ст. 138 ТК РФ общий размер удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20% заработной платы, причитающейся работнику.

Согласно п.п. «г» п. 11 Положения о главных бухгалтерах, утвержденного Постановлением Совета Министров СССР от 24 января 1980 г. № 59, контроль за взысканием в установленные сроки дебиторской и погашением кредиторской задолженности возложен на главного бухгалтера.

Для обобщения информации о расчетах с персоналом организации, кроме расчетов по оплате труда, расчетов с подотчетными лицами и депонентами, предназначен счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». К счету могут быть открыты следующие субсчета: «Расчеты по предоставленным займам», «Расчеты по возмещению материального ущерба», «Расчеты за товары, проданные в кредит» и др.