Совершенствование учета затрат с подотчетными лицами

Бухгалтерская программа, которая является самой распространенной в ведении бухгалтерского учета на ЭВМ — 1С: Бухгалтерия. Можно изменить и откорректировать на лад своего предприятия и своей отрасли.

Возможности 1С:

• 1) Ведение аналитического и синтетического учета;
• 2) Ведение количественного и многовалютного учета;
• 3) Заполнение и выведение на печать первичных документов;
• 4) Получение автоматически бухгалтерских итогов;
• 5) Получение бухгалтерской отчетности на печать.

В 1С: Бухгалтерия можно реализовать и собственную схему автоматизации бухгалтерского учета, которая будет существенно отличаться от предложенной в типовой конфигурации. На предприятии ООО «Строймол» бухгалтерский учет автоматизирован. Рекомендуем данному предприятию в дальнейшем использовать эту программу, так как она позволяет эффективно автоматизировать учет практически любого участка работы бухгалтерии. Для ввода в информационную базу авансового отчета в типовой конфигурации предназначен документ «Авансовый отчет». Документ формирует бухгалтерские проводки и имеет печатную форму установленного образца. При вводе нового документа, прежде всего, следует установить тип авансового отчета «рублевый» или «валютный». В зависимости от этого суммы выдаваемых средств и суммы расходов указываются в рублях или иностранной валюте. При этом дополнительно запрашивается валюта, в которой выдавался аванс. Если представляется авансовый отчет о расходовании полученных денежных средств, то в реквизите «Наименование аванса» указывается, на какие цели был выдан аванс. Если расчеты с сотрудником по предыдущему авансовому отчету полностью завершены, то указывается сумма задолженности или перерасхода по предыдущему авансовому отчету. Ее можно ввести вручную или с помощью кнопки «Показать». Во втором случае в документе будет оказано состояние расчетов с сотрудником по данным бухгалтерского учета (сальдо на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами»). Заполненную форму можно сохранить и провести (кнопка «ОК»). При проведении документа по каждой строке табличной части будут сформированы проводки по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (субсчет 71.1. или 71.11) и дебету счета, на которого списываются затраты данного наименования. Если аванс использован на приобретение материально-производственных запасов (МПЗ) — основных средств, нематериальных активов, материалов или на оплату услуг, то в качестве корреспондирующего счета следует указать счет расчета с контрагентами (например, один из субсчетов счета 60). В реквизите «Сумма» следует указать сумму, выплаченную поставщику. Реквизит «В том числе НДС» заполнять не следует. Операции отражающие поступление ценностей, рекомендуется оформлять предусмотренный для этого документами конфигурации: Поступление материалов", «Услуг сторонних организаций» и т. д. Тем не менее, если в табличной части документа указать счет учета МПЗ или счет затрат, то при проведении будет сформирована проводка отражающая поступление ценностей или получения услуг. Данная возможность используется в случае, когда поставщик не предоставляет счет-фактуру, а НДС можно принять к зачету по расчетной ставке, например, покупка ГСМ за наличный расчет, оплата проживания в гостинице и т. п. Сумму НДС следует указать в реквизите «В том числе НДС». (Данный реквизит предусмотрен именно для таких случаев). При проведении документ сформирует проводки без НДС. Для списания с подотчетного лица оставшейся задолженности и отнесения ее на счет 19 «НДС по приобретенным ценностям» используется документ «Счет-фактура полученный».

На основании проведенного контроля законности, своевременности и точности отражения в учете и отчетности установлены следующие существенные ошибки:

• — не утвержден список лиц, имеющих право получать денежные средства в подотчет.
• — отсутствует порядок выдачи в организации наличных денежных средств в подотчет, установленный приказом руководителя организации.
• — отсутствует график документооборота по учету расчетов с подотчетными лицами.
• — корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами не соответствует требованиям плана счетов и инструкции по его применению.

В целях совершенствования учета и контроля расчетных операций целесообразно:

Разработать приложения к учетной политике организации; утвердить список лиц имеющих право получать денежные средства в подотчет. Список лиц должен быть утвержден руководителем.

Для улучшения функционирования расчетной дисциплины необходимо применять следующие мероприятия:

• — контролировать порядок выдачи подотчетных сумм;
• — постоянно контролировать состояние расчетов по просроченной задолженности;
• — проводить регулярно инвентаризации расчетов с подотчетными лицами. В данной работе были освещены вопросы учета расчетов с подотчетными лицами. Учет расчетов с подотчетными лицами заключается в соблюдении действующего законодательства, правильности документального оформления и отражения в учете всех видов расчетов с подотчетными лицами.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на основе первичных документов, отражающих совершение хозяйственных операций: авансовый отчет (форма №АО -1), журнал регистрации авансовых отчетов, приказ о направлении работника в командировку (форма № Т — 9), командировочное удостоверение (форма Т — 10), служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма №Т10 а), список лиц которым разрешено получение наличных денег из кассы, приказы об утверждении смет представительских расходов, сметы представительских расходов, главная книга, журнал ордер № 7.

Совершаемые на предприятиях нарушения в операциях расчетов с подотчетными лицами позволяют сделать вывод, что они допускаются в результате низкого уровня системы внутреннего контроля за использованием денежных средств на предприятии и неверным ведением бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

Основными ошибками, допускаемыми организациями являются несоблюдение порядка выдачи денег под отчет; отсутствие инвентаризаций расчетов с подотчетными лицами; приложение к авансовым отчетам не имеющих всех обязательных реквизитов первичных документов; расчет с другими юридическим лицами выданными под отчет наличными деньгами в размерах, превышающих установеленные лимиты.

Для повышения эффективности бухгалтерского учета и недопущения в дальнейшем ошибок, приводящих к неверному расчету налогов необходимо строгое соблюдение на предприятии требований, предъявляемых к бухгалтерскому учету: достоверность учетных данных, оперативность учета, полнота и простота учета, экономичность учета.