Теоретические основы первичного учета и организация документооборота
Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет и в которых отражается первичная учетная информация. Первичные документы бухгалтерского учета имеют унифицированные формы. В том случае, когда по какому-либо факту хозяйственной деятельности… Читать ещё >
Теоретические основы первичного учета и организация документооборота (реферат, курсовая, диплом, контрольная)
Формы, классификация и виды первичных документов
Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет и в которых отражается первичная учетная информация. Первичные документы бухгалтерского учета имеют унифицированные формы. В том случае, когда по какому-либо факту хозяйственной деятельности не предусмотрены унифицированные формы первичной документации, то организация имеет право сама разработать такой документ.(10) Эта процедура должна быть оформлена в соответствующем организационно-распорядительным документе.
К первичным учетным документам относятся: приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты, акты-приема передачи основных средств, накладные, требования, счета, акты выполненных работ и услуг, товарные чеки, платежные поручения, акты выбытия, акты на списание материалов, счета-фактуры и многие другие. Для более точного понимания содержания назначения документов их классифицируют по ряду признаков:
- 1. По назначению (см. табл.1);
- 2. По способу составления (см. табл.2);
- 3. По объему содержания (см. табл.3);
- 4. По месту составления (см. табл.4);
- 5. По количеству позиций (см. табл.5).
- 1 Маркетинг
Таблица 1 — Документы по назначению.
1. распорядительные. | содержащие распоряжение, приказ на совершение хозяйственной операции, но они еще не подтверждают факта свершения операции, поэтому сами по себе не служат основанием для отражения операции в бухгалтерском учете. После совершения операции большинство распорядительных документов становится оправдательными. |
2. оправдательные (исполнительные). | удостоверяющие факт совершения хозяйственной операции, то есть оформляющие уже произведенные операции. Документы такого типа представляют собой первичную форму бухгалтерского отражения хозяйственной операции и являются основанием для учетных записей. |
3. бухгалтерского оформления. | составляемые бухгалтерией на основании распорядительных и оправдательных документов; самостоятельного значения не имеют. |
4. комбинированные. | выполняющие одновременно функции, свойственные нескольким видам приведенных выше документов; их применение упрощает, облегчает и делает более наглядной учетную документацию. |
Таблица 2 — Документы по способу составления.
1. разовые. | применяемые для оформления одной или нескольких хозяйственных операций при совершении. Сразу же после составления они могут быть использованы для бухгалтерских записей. |
2. накопительные. | применяемые для оформления однородных хозяйственных операций по мере их совершения. Их применение, в отличие от разовых, сокращает время на оформление документации и ее количество. Их отражают в учете только после внесения в них последней операции и суммирования всех записей. |
Таблица 3 — Документы по объему содержания.
1. первичные. | оформляемые непосредственно при совершении хозяйственной операции. |
2. сводные. | составляемые на основе первичных документов; они служат для объединения данных первичных документов и для группировки этих данных с целью получения дополнительных сведений об учитываемых операциях. |
Таблица 4 — Документы по месту составления.
1. внутренние. | составленные на самом предприятии. |
2. внешние. | поступающие от других предприятий, организаций, физических лиц. |
Таблица 5 — Документы по способу заполнения.
1. типовые. | применяемые во всех отраслях народного хозяйства без каких-либо изменений и дополнений. |
2. специализированные. | применяемые в отдельных отраслях народного хозяйства, разработанные индивидуально для конкретного предприятия. |
Первичные документы должны создаваться своевременно, соответствуя следующим требованиям:
- — проверяемость по форме, арифметически, по существу. Проверенные и обработанные документы должны иметь отметку, исключающую возможность повторного их использования;
- — наличие обязательных реквизитов, отсутствие которых лишает их юридической силы.(14)
Первичные документы на электронном носителе имеют силу первичных документов, оформленных на бумажном носителе. Они должны быть составлены в момент совершения операции или события либо непосредственно после их окончания. Формы и требования к первичным документам, применяемым для оформления операций или событий, утверждаются уполномоченным.(47) Первичный документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:
- -наименование документа;
- -дату составления;
- -наименование экономического субъекта, составившего документ;
- -содержание факта хозяйственной жизни;
- -величина натурального или денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
- -наименование должностей, фамилии, инициалы и подписи лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее оформления.
А также в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.
Если предприятие нарушает данные требования законодательства по оформлению первичных документов, его руководство может быть привлечено к административной ответственности. (48) Сама информация, содержащаяся в таких документах, признается недостоверной.
Понятие «реквизиты» подразумевает совокупность обязательных сведений о документах. (11).
В финансово-бухгалтерских службах регистрируют выданные доверенности, платежные поручения, приходные и расходные кассовые ордера, поступающие грузы и т. д.
Номера документам присваивают в порядке возрастания цифр, начиная обычно с начала календарного года. Документам, к которым приходится часто обращаться (договоры, гарантийные письма и др.), присваивают регистрационный индекс, включающий в себя обозначение года, структурного подразделения, к которому относится документ, при необходимости — число и месяц его составления.